Na skutek wdrożenia systemu budżetowania musi nastąpić szereg zmian w wielu obszarach firmy. Główne wymagane zmiany zostały zamieszczone poniżej.
Jakie zmiany wywołuje wdrożenie budżetowania?
Zmiana stylu zarządzania
Budżetowanie (jako narzędzie zarządzania) wymusza zastosowanie większej decentralizacji. Polega to między innymi na delegowaniu uprawnień, co daje kierownikom poczucie odpowiedzialności za wykonywaną pracę i losy firmy.
Budżetowanie wymusza partycypację w dążeniu do realizacji wspólnych celów oraz powoduje zmianę w postawach ludzkich. To uwolnienie potencjału w pracownikach (zwłaszcza w kierownictwie średniego szczebla) powoduje wzrost wydajności w całej firmie.
Bez zmiany stylu zarządzania wydane pieniądze na budżetowanie okażą się zmarnotrawione.
Zmiany w strukturze organizacyjnej
Wdrażanie jakiegokolwiek systemu zarządzania wymaga racjonalnego oparcia w postaci ośrodków odpowiedzialności. Wydzielenie centrów odpowiedzialności wymaga poznania możliwości firmy, organizacji pracy, specyfiki, zasobów kadrowych i sprzętowych. Często wydzielenie ośrodków powoduje zmiany w strukturze organizacyjnej, zwłaszcza jeśli zarząd zdecyduje się na zastosowanie podejścia procesowego.
Zmiany w systemie informacyjnym
Przebudowie ulega również system informacyjny. Związane jest to ze zmianami obiegu informacji (inni odbiory, inne informacje, inny sposób prezentacji, inna częstotliwość jej wymiany, etc.).
Zmiany w systemie finansowo-księgowym
Przeobrażeniom ulega zwłaszcza zakładowy plan kont, w którym dokonuje się modyfikacji strukturalnych (np. rozbudowa zespołu 5 kosztów) jak i technicznych (zwiększenie zastosowania kont analitycznych).
W związku z powyższym zmianom ulegnie też obieg dokumentów. Wynika to z potrzeby ewidencjonowania kosztów i przychodów także wg dodatkowo zdefiniowanych wymiarów (np. proces lub projekt do którego należą, centrum odpowiedzialne za ich wygenerowanie, etc.)
Zmiany w systemie informatycznym
Zmiany w systemie informacyjnym będą jednocześnie determinowały zmiany w systemie informatycznym, który musi odpowiadać ustanowionym standardom przesyłu i obróbki nowych danych.
Zmiany w systemie planowania i kontroli
Proces planowania i kontroli w budżetowaniu znacząco różni się od tradycyjnego podejścia. Do tego najprawdopodobniej będą włączeni nowi pracownicy i co ważniejsze wymagane będzie utworzenie stanowiska dla controllera finansowego.
Sposób monitoringu i raportowania zostanie głównie oparty na realizacji poszczególnych budżetów ośrodków odpowiedzialności (analiza odchyleń, zestaw mierników realizacji).
Zmiany w systemie motywacyjnym pracowników
Brak odpowiedniego premiowania pracowników w powiązaniu z system budżetowania może w naturalny sposób doprowadzić do braku zainteresowania tym systemem. Spadek efektywności budżetowania w takiej sytuacji będzie więcej niż prawdopodobny.
Od 16 lat związany z wdrożeniami systemów informatycznych wspomagających zarządzanie. Specjalizuje się w rozwiązaniach klasy Business Intelligence i Workflow. Entuzjasta wykorzystania sztucznej inteligencji do wspierania procesów biznesowych. Prezes zarządu Archman oraz kanclerz Wyższej Szkoły Ekonomii i informatyki w Krakowie.
