Zarządzanie pracownikami może się wydawać łatwe, jeżeli firma na trzech czy czterech pracowników. Jednak wraz ze wzrostem przedsiębiorstwa problemy będą narastać. Właściciel czy przełożony będzie musiał poświęcać coraz więcej czasu na kontrolowanie, co robi pracownik. Zwłaszcza w obecnych czasach, gdy wielu pracowników wybiera pracę zdalną lub hybrydową. W końcu organizacja dojrzeje do decyzji – potrzeba wdrożyć w organizacji indywidualną kartę czasu pracy pracownika. Najlepiej w jakimś systemie informatycznym. Tylko jaki system wybrać?
Czym jest karta pracownika?
Zastanówmy się na początek, co oferuje organizacji wdrożenie karty pracy pracownika. Po pierwsze, ustandaryzowany dokument, na którym pracownik może rozliczać się ze swoich zadań. Nieważne, czy pracownik wykonuje pracę fizyczną czy umysłową; czy pracuje w trybie zadaniowym czy godzinowym, poprawnie zbudowana karta ewidencji czasu pracy pozwala na rejestrowanie zdarzeń związanych z pracą.
Po drugie, pewność. Jeżeli karta pracy pracownika będzie prowadzona w systemie informatycznym nie będzie problemu z dostępnością do danych. Pracownik może nie pojawiać się w firmie przez miesiąc, a przełożony na dostęp do aktualnej karty pracy.
W końcu raporty i zestawienia. W systemie informatycznym bez dodatkowych nakładów pracy możemy z indywidualnej karty czasu pracy pracownika stworzyć miesięczną czy kwartalną ewidencję pracy, a także listę obecności indywidualnych w dziale, pionie czy całej firmie.
Co powinna zawierać indywidualna karta czasu pracy?
Odpowiedź na to pytanie nie jest jednoznaczna, zależy od charakteru pracy, sposobu zatrudnienia czy trybu pracy. Dlatego wybierając system informatyczny należy zwrócić uwagę na elastyczność rozwiązania. Pozwoli to dostosowanie systemu do wymagań oraz zapewni że w przyszłości, gdy wymagania się zmienią, będzie można nadal używać tego samego systemu.
Podstawową informacją, zawartą na karcie pracy pracownika są godziny pracy. Pracownik po rozpoczęciu pracy wprowadza godzinę rozpoczęcia, a po zakończeniu – godzinę zakończenia. Pozostałe informacje, które mogą się znaleźć na karcie pracy zależą od charakteru pracy. Jeżeli możemy podzielić pracę pracownika na osobne zadania to pozwólmy wprowadzać każde zadanie oddzielnie. Dzięki temu dostaniemy bardziej szczegółową informację o pracy pracownika. Jest to szczególnie istotne, jeżeli praca jest w jakiś sposób limitowana, np. praca w szkodliwych warunkach. System informatyczny pozwala nam ewidencjonować nie tylko ogólny czas pracy pracownika, ale również te specyficzne parametry.
Dodatkowe informacje na karcie pracy
Poza typowymi danymi dotyczącymi zadań warto rozważyć wprowadzenie na karcie pracy informacji dodatkowych, takich jak przerwy w pracy, wyjścia służbowe i prywatne oraz inne zdarzenia. Warto pamiętać, że nie należy przesadzać z kontrolą. Pracownik ma prawo do przerw więc nie ma potrzeby zmuszać go, do wpisywania każdych 5 minut przerwy. Jeżeli jednak w polityce firmy jest na przykład przerwa obiadowa to jak najbardziej warto to uwzględnić na karcie pracy.
Ogólna zasada jest prosta, ewidencjonujemy potrzebne informacje nie obciążając dodatkowo pracownika nadmiarem pracy przy wypełnianiu karty pracy.
Jak ułatwić korzystanie z kart godzin pracy?
Oczywiście ręczne wprowadzanie danych nie jest najlepszym pomysłem. Czasami nie ma wyjścia i jest to jedyny możliwy sposób pracy, ale wdrażając karty pracy warto rozważyć również inne innowacje:
- Integrację kart pracy z używanym systemem informatycznym. Jeżeli użytkownik loguje się do komputera i uruchamia system, na którym codziennie pracuje to niech system automatycznie utworzy kartę pracy na dany dzień i wprowadzi automatycznie godzinę rozpoczęcia pracy
- Czasem warto rozważyć wdrożenie czytników czasu pracy, szczególnie gdy praca odbywa się w wyodrębnionym pomieszczeniu, np. hali produkcyjnej czy biurze. Każde przyłożenie specjalnej karty przez pracownika jest odnotowywane na karcie pracy więc pracownik może łatwo wprowadzać początek i koniec pracy, ale też np. przerwy w pracy czy wyjścia prywatne
- Jeżeli wdrożyliśmy w naszej firmie karty ewidencji pracy, a nasza praca ma charakter zadaniowy to czemu nie wdrożyć systemu do zarządzania zadaniami i zintegrować go z kartami pracy? Dzięki temu pracownik rozliczając zadanie będzie automatycznie wypełniał kartę pracy.
Jak prowadzić kartę pracy?
W momencie wdrożenia ewidencji czasu pracy pojawia się tendencja, by zapisywać wszystkie informacje o pracy pracownika. Pracownik przez 5 minut szukał materiałów w archiwum – wpiszmy „5 minut: szukanie materiałów w archiwum”. Przy takim podejściu całość robi się nieczytelna. Pracownik zamiast pracować, poświęca czas na wypełnianie karty pracy. Przełożony gubi się w dziesiątkach wpisów próbując ustalić co rzeczywiście było robione. Oczywiście podejście skrajnie odmienne, typu „8:00-16:00 – pracowałem” również nie wnosi żadnej informacji. Dlatego trzeba rozsądnie opisać zadania, które może wskazać pracownik na karcie pracy.
Skuteczność wdrożenia zależy od systematyczności wypełniania kart. Dlatego trzeba zachęcać pracownika do korzystania z tego narzędzia. A przynajmniej nie zniechęcać go. Im więcej automatyki, elementów które system podpowiada lub wypełnia za użytkownika. Informacje wprowadzane na kartę pracy muszą być rozsądne i znane pracownikowi – to też informacja dla niego, co robił, jakie zadania wykonał i ile mu to zajęło.
Jeżeli używamy kart pracy do rozliczeń osób, które nie są zatrudnione na etacie to warto tak zbudować system, by karta pracy była dla tej osoby równocześnie rozliczeniem wykonanych zadań do faktury czy rachunku.
Elektroniczna karta czasu pracy pracownika
Czy firma i pracownicy zyskują na wprowadzeniu indywidualnych kart pracy? Oczywiście! Na bazie indywidualnych kart można budować cały szereg zestawień i raportów zarówno na potrzeby firmy jak i na potrzeby pracownika. Do najczęściej używanych należą:
- Lista obecności. Nie ma potrzeby tworzenia dodatkowej ewidencji, wszystko mamy na karcie pracy
- Rozliczenie projektu. Jeżeli mamy powiązanie kart pracy z projektami możemy w łatwy sposób pokazać, bazując na katcie czasu pracy, ile pracy włożył zespół w projekt
- Rozliczenie z osobami współpracującymi przez B2B. Wystarczy miesięczną kartę ewidencji czasu pracy potraktować jako załącznik do wystawionej faktury
Można dalej mnożyć różnego typu raporty na potrzeby zarządu, przełożonych lub samych pracowników. Tworzenie kolejnych zależy tylko od inwencji kadry zarządzającej. Nie należy również zapominać o tym, że dane pozyskane z kart czasu pracy pracownika mogą zostać użyte do optymalizacji procesów biznesowych wykorzystywanych w firmie.
Chcesz dowiedzieć się więcej o elektronicznych systemach zarządzania przedsiębiorstwem? Przeczytaj poniższe artykuły:
Absolwent Uniwersytetu Jagiellońskiego na kierunku Informatyka, Wydział Matematyki i Fizyki. W firmie pełni rolę analityka i specjalisty ds. kontroli jakości. Specjalizuje się w modelowaniu procesów biznesowych, projektowaniu systemów informatycznych czy opisie wymagań biznesowych. Posiada prawie 20 letnie doświadczenie jako projektant systemów informatycznych i analityk systemowy, prowadził także duże projekty budowy i wdrożeń systemów informatycznych w obszarze finansowo – księgowym. Jest wykładowcą Wyższej Szkoły Ekonomii i Informatyki w Krakowie, dzieląc się ze studentami wiedzą z obsługi systemów obiegu dokumentów na przykładzie NAVIGATORA.
