Wzrost wewnętrznego zapotrzebowania na informacje sprawił, że opis kosztu wg tradycyjnego podejścia staje się coraz mniej wystarczający. To z kolei wymusiło opracowanie nowego podejścia w ewidencji kosztów, które charakteryzuje się przede wszystkim zastosowywaniem tzw. kont słownikowych.
Co to jest konto słownikowe?
Konto słownikowe, zwane również kartotekowym, to specjalny rodzaj konta, który w odróżnieniu od tradycyjnego charakteryzuje się dużo większą elastycznością. Elastyczność ta wynika z faktu, że konto słownikowe spełnia wewnętrzne potrzeby informacyjne firmy, a nie zewnętrzne. Nie podlega więc żadnym zewnętrznym ograniczeniom.
Konto słownikowe działa na zasadzie słownika. Jego zawartość może i najczęściej ulega zmianom w ciągu roku zgodnie ze zmieniającymi się wymaganiami względem informacji kosztowych. Taki twór mógł powstać głównie dzięki możliwościom, jakie dają dzisiejsze nowoczesne systemy informatyczne.
W zasadzie konto słownikowe (kartotekowe) jest używane wg dwóch głównych schematów.
Pierwszy dotyczy sytuacji, gdy decydujemy się na „podpięcie” kartoteki pod konkretne konto tradycyjne, zwykle analityczne. Przykład przedstawiony jest poniżej.
Konto słownikowe jako rozwinięcie analityki konta tradycyjnego
Powyższy schemat przedstawia przykładowe zastosowanie konta słownikowego służącego rozwinięciu analityki. W tym przypadku podpinamy kartotekę samochodów pod konto rodzajowe dotyczące zużycia paliwa (identyfikacja samochodu następuje po przez jego numer rejestracyjny). Tak szczegółowa ewidencja kosztu gwarantuje nam informację o poziomie zużycia paliwa przez każdy samochód w firmie. Co jednak ważniejsze, konto słownikowe czerpie dane z prowadzonej w przedsiębiorstwie kartoteki środków trwałych, przez co każda zmiana (zakup nowego lub sprzedaż starego auta) w kartotece powoduje zmiany w słowniku. Zmiany w ewidencji w tej sytuacji następującą automatycznie i na bieżąco.
W analogiczny sposób można postąpić z innymi kontami rodzajowymi. Dla przykładu warto podać ewidencję kont rodzajowych:
- materiały (kartoteka kontrahentów – dostawców)
- amortyzacja (kartoteka środków trwałych)
Drugi sposób wykorzystania kont słownikowych jest dużo bardziej popularny, a polega na funkcjonowaniu kont słownikowych jako niezależnych klasyfikatorów opisujących każdy dekretowany koszt. Oznacza to stworzenie nowych wymiarów charakteryzujących w ściśle określony sposób (wg zawartości słownika) każdy ewidencjonowany w firmie koszt (schematy znajdują się na kolejnej stronie).
Konta słownikowe mogą przybierać różnorodny charakter, zależny praktycznie tylko od intencji twórcy. Do najpopularniejszych „słowników” charakteryzujących każdy dekretowany koszt należą:
- proces biznesowy
- projekt
- miejsce powstawania kosztu (dokładna lokalizacja – oddział, dział)
- źródło finansowania
- kwalifikacja podatkowa
Definiowanie dodatkowych segmentów konta, często w oparciu konta słownikowe to domena controllingu. Controlling odpowiada za pozyskiwanie informacji zarządczej dla kierownictwa firmy. Może to osiągnąć już po przez bezpośrednie modyfikacje w ewidencji kosztów i przychodów albo po przez opracowanie narzędzi controllingowych (rachunek kosztów działań – ABC, budżetowanie, analizy wielowymiarowe, etc.), które automatycznie pociągają za sobą zmiany w ewidencji.[/vc_column_text]
Od 16 lat związany z wdrożeniami systemów informatycznych wspomagających zarządzanie. Specjalizuje się w rozwiązaniach klasy Business Intelligence i Workflow. Entuzjasta wykorzystania sztucznej inteligencji do wspierania procesów biznesowych. Prezes zarządu Archman oraz kanclerz Wyższej Szkoły Ekonomii i informatyki w Krakowie.
