Currently set to Index
Currently set to Follow

Krajowy System e-Faktur (KSeF) a narzędzia Workflow

Kategoria: Blog

Uwaga przedsiębiorstw na elektroniczny obieg dokumentów wzrasta każdego dnia. Krajowy System e-Faktur jest obecnie obiektem dużego zainteresowania, z punktu widzenia prowadzenia działalności gospodarczej i ewidencji faktur. Czy istnieje możliwość wdrożenia elektronicznego obiegu dokumentów i zintegrowania go z KSeF? Czy korzystanie z systemu obiegu dokumentów w perspektywie obowiązku stosowania KSeF ma sens? W jaki sposób można zintegrować już istniejące systemy pracy z Krajowym Systemem e-Faktur? Odpowiedzi na wszystkie pytania znajdują się w poniższym artykule, przygotowanym przez nasz dział sprzedaży.  

Czym jest KSeF? 

Krajowy System e-Faktur będzie umożliwiał wystawianie i udostępnianie faktur tzw. „ustrukturyzowanych”. Za fakturę ustrukturyzowaną uznaje się fakturę o ujednoliconym wzorze, wystawioną przez system KSeF lub dostosowaną do wymogów formalnych, fakturę wystawioną w obecnie używanym przez przedsiębiorstwo systemie. Pomysł ten powstał ze strony Ministerstwa Finansów, którego celem było wprowadzenie jednolitego systemu fakturowania. 

System został wprowadzony od stycznia 2022 roku i funkcjonuje jako jedna z dopuszczalnych form dokumentowania transakcji. W planach Ministerstwa jest, aby w 2023r. Krajowy System e-Faktur stał się rozwiązaniem obligatoryjnym. 

Począwszy od 01.01.2022r. istnieje możliwość wystawiania faktur w formie: 

  • faktur elektronicznych ustrukturyzowanych (faktur elektronicznych, wystawianych z  użyciem Krajowego Systemu e-Faktur)
  • faktur elektronicznych (PDF, XML, faktury z podpisem elektronicznym)
  • faktur papierowych

Faktury ustrukturyzowane będzie można wystawiać z wykorzystaniem bezpłatnych narzędzi, udostępnionych przez Ministerstwo Finansów, oraz przy użyciu systemów komercyjnych (własnych programów księgowych zintegrowanych z tym oprogramowaniem). 

Kto będzie miał możliwość korzystania z KSeF?  

Z systemu KSeF będą mogli korzystać: 

  • przedsiębiorcy zarejestrowani jako czynni podatnicy podatku VAT,
  • przedsiębiorcy zwolnieni z podatku VAT
  • podatnicy zidentyfikowani w Polsce do szczególnej procedury unijnej OSS, posiadający  polski identyfikator podatkowy NIP. 

Jak to działa? 

Ujednolicony system eliminuje potrzebę wysyłania faktury do nabywcy. Użytkownicy KSeF będą mieli możliwość bezpośredniego wysłania faktur do Bazy Faktur, która po nadaniu fakturze danych identyfikujących (unikalnego numeru faktury w systemie KSeF), pozwala nabywcy na logowanie się do tej faktury i jej pobranie. W przypadku wystawiania faktur we własnym systemie finansowo-księgowym, konieczne jest przeprowadzenie integracji z systemem KSeF, na przykład poprzez interfejs API. Obecnie trwają prace nad dostosowaniem systemu NAVIGATOR w tym obszarze i możliwości wystawiania, przesyłania/pobierania e-faktur do/z Krajowego Rejestru e-Faktur, zgodnie z nowymi wytycznymi. Planowany termin uruchomienia funkcjonalności to Kwiecień tego roku.  

Wpływ KSeF na systemy Workflow 

Krajowy System e-Faktur jako system teleinformatyczny wprowadzi wiele nowych rozwiązań i będzie posiadał szereg funkcjonalności umożliwiających lepszą kontrolę nad procesem wystawiania, rejestracji i rozliczania faktur z perspektywy przedsiębiorcy i podatnika. Jednak rozwiązanie KSeF należy traktować jako narzędzie usprawniające zarządzanie dokumentami zakupowymi i kosztowymi. Wykorzystanie tego narzędzia i zintegrowanie go z systemem klasy ECM/Workflow, Elektronicznym Obiegiem Dokumentów, czy DMS wpłynie korzystnie na zarządzanie dokumentacją w organizacji, w całościowym ujęciu. 

Zalety z korzystania z KSeF 

Połączenie systemu NAVIGATOR i KSeF otworzy nowe możliwości dla naszych klientów, a dzięki ustandaryzowanej formie faktury, będziemy w stanie przygotować formularz zgodny z wymogami KSeF. Dzięki temu wystawianie, wysyłka i pobieranie faktur może odbywać się bezpośrednio w systemie NAVIGATOR bez konieczności logowania do KSeF, jeśli użytkownik przeprowadził wcześniejszą integrację systemów. Rozszerzeniu ulegnie również ilość danych na fakturze w KSeF, które w prosty sposób będzie można uwzględnić na formularzu faktury korzystając z systemu NAVIGATOR. 

Implementacja systemu NAVIGATOR dopełni proces obiegu faktury, ponieważ pozwala on na stworzenie dedykowanego obiegu uwzględniającego pętle decyzyjne i różne ścieżki obiegu w zależności od właściwości dokumentu np. kwoty, jak również miejsca w strukturze organizacyjnej. System jest wyposażony w zestaw kreatorów: procesów, formularzy, wydruków, które sprawiają, że można w nim zaprojektować i obsłużyć praktycznie każdy typ dokumentu oraz zarządzać procesami biznesowymi w organizacji. 

Platforma NAVIGATOR pozwala także na kompleksową obsługę procesów biznesowych, bazujących na różnego rodzaju dokumentach i fakturach. W ramach zarządzania procesami biznesowymi możemy przejść również kompletny proces zakupowy i powiązać różne typy dokumentów w ramach jednego postępowania zakupowego, w tym m.in.: 

  • Zapotrzebowania 
  • Oferty dostawców 
  • Zamówienia (proformy) 
  • Umowy zakupowe 
  • Faktury zakupu 
  • Faktury zakupu materiałów 

Dodatkowo dokumenty mogą być powiązane z kontrahentem oraz historią jego obsługi, rejestrowaną i prowadzoną na przykład przez handlowców w aplikacji CRM. 

Inną możliwością, którą oferuje NAVIGATOR jest to, że do procesu opiniowania i akceptacji dokumentów możemy zastosować e-podpis, który coraz częściej jest wykorzystywany przez przedsiębiorstwa. 

Podsumowanie 

Wprowadzenie KSeF należy traktować jako jedno z dodatkowych narzędzi w architekturze korporacyjnej systemów informatycznych, które z założenia ma usprawnić proces wystawiania, rejestracji i rozliczania dokumentów zakupowych i kosztowych. W połączeniu z systemem NAVIGATOR, obydwa systemy usprawnią procesy wystawiania i przechowywania faktur w przedsiębiorstwie. 

Specjalista ds. marketingu oraz student Zarządzania i Nowych Technologii.
Zainteresowany wdrażaniem rozwiązań technologicznych w przedsiębiorstwach i zarządzaniu. Pasjonat kubańskich cygar, dobrej muzyki i gry na gitarze.

Porozmawiajmy







    Menu