Modelowanie procesów biznesowych w firmie

Projektowanie i modelowanie procesów biznesowych we współczesnych organizacjach staje się powszechnym zjawiskiem, które pozwala usprawnić pracę w wielu obszarach działalności przedsiębiorstwa. Każdego dnia w organizacji podejmuje się decyzje mogące mieć znaczenie w przyszłości. Analiza i modelowanie procesów biznesowych daje możliwość podniesienia efektywności całej firmy, poprzez planowanie, kontrolowanie i usprawnianie wdrożonych procesów. Klasyczne, wizualne modelowanie procesów biznesowych odbywa się obecnie za pomocą notacji BPMN (Business Process Model and Notation) w standardzie 2.0

Co to jest modelowanie procesów biznesowych?

Modelowanie procesów biznesowych to czynności podejmowane wewnątrz organizacji, mające na celu zaprojektowanie i wdrożenie procesów np. procesu zakupowego, uwzględniając wszystkie poszczególne etapy składania i realizacji zamówienia lub procesu gospodarowania zasobami firmy. Model procesu pozwala w graficzny sposób przedstawić wszystkie kroki każdego procesu, dopasować go do potrzeb organizacji, dostrzec ewentualne nieprawidłowości i kroki możliwe do usprawnienia.

Jakie są cele modelowania procesów biznesowych?

Modelowanie biznesowe ma na celu znalezienie najbardziej optymalnego rozwiązania dla konkretnych operacji przeprowadzanych w przedsiębiorstwie. Szczegółowe zaplanowanie działań na poszczególnych etapach procesu, pozwoli jasno określić na co należy zwrócić szczególną uwagę podczas realizacji projektu oraz zniwelować występujące błędy, w chwili planowania. Mapowanie procesów biznesowych przebiega w jasny sposób dla wszystkich uczestników biorących udział w procesie, tak aby przeprowadzana w przedsiębiorstwie operacja, przynosiła jak najwięcej korzyści, przy jednoczesnym ograniczeniu przestojów i wszelkich trudności.

Sposoby modelowania procesów biznesowych?

Modelowanie procesów biznesowych w większości przypadków opiera się na graficznym przedstawieniu wszystkich poszczególnych kroków w procesie. Modelowanie procesów biznesowych na przykładzie systemu NAVIGATOR, pozwala w łatwy i szybki sposób zaprojektować np. proces obiegu faktury sprzedażowej, z uwzględnieniem wszystkich decyzyjnych osób lub stworzyć model procesu, pozwalający na sprawną realizację zamówień kontrahentów czy ścieżki zakupowej z wyszczególnieniem limitów cenowych i osób odpowiedzialnych za dany krok w procesie.

Jakie są zastosowania modelowania biznesowego?

Każdy pracownik, który zastanawia się jak opisać procesy biznesowe w firmie może spróbować przedstawić dowolny proces w formie graficznej, co dodatkowo ułatwia współpracownikom lepsze zrozumienie omawianego wspólnie procesu. Istnieje wiele zastosowań modelowania biznesowego, jednak warto mieć na uwadze obszary, w których modelowanie i optymalizacja procesów biznesowych ma szczególne znaczenie.

Główne zasady modelowania procesów biznesowych

Modelowanie i analiza procesów biznesowych, tak jak wszystkie procesy również ma swoje zasady, których przestrzeganie prowadzi do sprawnej i efektywnej realizacji ustalonych celów. Przede wszystkim należy pamiętać, że modelowanie procesów to czynność wymagająca logicznego myślenia, umiejętności planowania i koordynowania działaniami oraz minimalnej znajomości zarówno systemu, w którym projektuje się proces, jak również branży i charakteru prowadzonej działalności. Modelowanie procesów biznesowych w projektach powinno być z założenia sprowadzone do jak najprostszej postaci, tak aby każdy pracownik biorący udział w projekcie mógł po krótkim wprowadzeniu rozeznać się w omawianym procesie. Warto pamiętać, że maksymalne uproszczenie procesów biznesowych nie powinno odbywać się kosztem jakości zaprojektowanego procesu. Modelowanie procesu biznesowego służy tworzeniu i wdrażaniu usprawnień dotychczasowego działania, jak również umożliwia jasne określenie poszczególnych kroków w procesie. Diagram przepływu procesu nie powinien być zatem zbyt skomplikowany, jednocześnie nie może być pozbawiony najważniejszych elementów. Istotne jest, aby w momencie projektowania procesu biznesowego wziąć pod uwagę realne możliwości wdrożenia danego rozwiązania, ponieważ ryzyko związane ze stworzeniem niemożliwego do zrealizowania procesu w danym momencie jest znaczne.

Zalety modelowania procesów biznesowych

Do najważniejszych zalet modelowania procesów biznesowych można zaliczyć szybkość pracy z modelem (dodawanie, modyfikowanie i usuwanie kroków procesu na bieżąco według potrzeby), możliwość natychmiastowego weryfikowania rezultatów poprzez przeprowadzanie symulacji oraz możliwość zmiany struktury modelu w dowolnym momencie w razie niepowodzenia bieżącego procesu. Dużą zaletą modelowania procesów biznesowych jest silna zależność mapowanego procesu z rzeczywistymi działaniami wewnątrz firmy, co przekłada się na zwiększenie szansy powodzenia procesu w praktyce.

Modelowanie procesów biznesowych z pewnością stanowi doskonałe źródło usprawnień i weryfikacji dotychczas przeprowadzanych procesów. Możliwość zaprojektowania i bieżącej modyfikacji mapowanych procesów sprawia, że obecne w przedsiębiorstwie procesy mogą zostać usprawnione, a nowe pomysły pracowników zwizualizowane i przedstawione kierownictwu.