Na czym polega digitalizacja dokumentów?

Digitalizacja dokumentów – co to znaczy?

Digitalizacja dokumentów – definicja:

Digitalizacja – inaczej nazywana cyfryzacją – to nic innego, jak wprowadzanie papierowej wersji dokumentów do systemu komputerowego po to, by przechowywać je jako pliki w pamięci komputerów. Posiada wiele zalet, tych powszechnie znanych i tych mniej oczywistych – które w niniejszym artykule postaram się przedstawić.

Po co digitalizować dokumenty w firmie??

Digitalizacja dokumentacji a oszczędności

Tradycyjne sposoby przechowywania dokumentów powodują wiele kosztów i utrudnień.

Po pierwsze – konieczność posiadania fizycznej wersji każdego dokumentu wymusza organizację bezpiecznego miejsca na jego przechowywanie w biurze lub poza nim, a to oznacza dodatkowe koszty najmu powierzchni, jak i jej przystosowania do przetrzymywania dokumentów.

Po drugie – segregowanie, powielanie czy dodawanie nowych dokumentów wymaga zaangażowania pracowników (czyli kolejnych kosztów w postaci roboczogodzin) oraz dużej dokładności z ich strony. Co więcej, ewentualne pomyłki są relatywnie trudne do zniwelowania i mogą być niezwykle kosztowne. Wspomnianych tu problemów praktycznych nie odnotujemy jednak w przypadku cyfrowych systemów do zarządzania dokumentami. Wniosek? Tytułowa digitalizacja daje nie tylko wymierną redukcję kosztów, ale przede wszystkim podnosi efektywność pracy.

Krok w stronę automatyzacji pracy

Kolejną korzyścią wynikającą z posiadania zdigitalizowanych dokumentów jest możliwość automatyzacji zadań wykonywanych dotąd przez pracowników biurowych.  Dlaczego?  Ponieważ w ich zastępstwie możemy do obsługi cyfryzacji dokumentacji znajdujących się już w systemie informatycznym firmy, zaangażować programy komputerowe wzmocnione sztuczną inteligencją – zwłaszcza, że algorytmy są świetne w zastępowaniu człowieka w wykonywaniu powtarzalnych i  oczywistych czynności.

Co więcej, algorytmy są niezwykle dokładne, więc nie popełniają błędów wynikających z  nieuwagi czy zmęczenia (przeoczenie istotnej informacji, zwykła pomyłka – mogą zdarzyć się każdemu z nas, ale nie komputerowi!). Mamy tu zatem nieograniczoną możliwość skalowania i automatyzacji procesów opartych o przetwarzanie dokumentów.

Ekspresowa zamiana tradycyjnych dokumentów na elektroniczne

Skanowanie dokumentów

Przeanalizujmy sytuację, w której do firmy wpływa tradycyjną metodą, czyli w formie papierowej, nowy dokument, np.: faktura.  Przede wszystkim, żeby go zdigitalizować potrzebujemy skanera, czyli urządzenia, za pomocą którego papierowa wersja dokumentu zostanie zmapowana na wersję cyfrową i zapisana za pomocą dołączonego oprogramowania w pamięci komputera. (Warto wiedzieć, że znakomita część tych urządzeń umożliwia zeskanowanie równocześnie wielu arkuszy papieru – treści umowy czy regulaminu – wówczas trafiają one do jednego pliku).

Wówczas, już w momencie wgrania zeskanowanego dokumentu do systemu, możliwe jest jego dalsze przetwarzanie, a dostęp do jego treści umożliwia jej przeszukiwanie, kategoryzację, zautomatyzowanie, wprowadzanie do obiegu czy też pomoc algorytmów w ekstrakcji informacji.

Pandemia przyspiesza cyfrową transformację

Zbliżający się już szczęśliwie do końca rok 2020, niejako wymusił na zdecydowanej większości organizacji przestawienie się na tryb pracy zdalnej. Nietrudno sobie wyobrazić, jakie problemy spowodowało to w firmach, które wcześniej nie zadbały o digitalizację – jakakolwiek potrzeba dostępu do dokumentów oznaczała dla nich konieczność fizycznego pojawienia się pracowników w miejscu pracy. Natomiast dzięki posiadaniu danych w formie cyfrowej – przestawienie się na zdalny dostęp do dokumentów – jest niezwykle proste, a wręcz natywne. Z zachowaniem należytych zasad bezpieczeństwa przy pracy – pozwala pracownikom na wykonywanie ich zadań z dowolnego miejsca na ziemi.

Jak zorganizować digitalizację dokumentów w swojej firmie?

Po pierwsze zadbaj o rzetelnego partnera technologicznego, który wesprze Cię w wyborze odpowiedniej infrastruktury do procesu skanowania. Kolejny krok to wybór systemu do obiegu dokumentów, który pomaga pracownikom w korzystaniu z przechowywanych już w formie cyfrowej dokumentów. A ostatnia prosta to wdrożenie usług, które pozwolą zautomatyzować procesy związane z dokumentami.

Podsumowanie: Digitalizacja dokumentów w firmie to duży krok dla rozwoju

Digitalizacja dokumentacji jest jednym z kluczowych procesów, dzięki którym przedsiębiorstwo może w pełni korzystać ze zdobyczy technologicznych XXI wieku, ułatwiając pracownikom wykonywanie obowiązków, a przy tym redukując koszty oraz zmniejszając zużycie ograniczonych przecież zasobów dostępnych na ziemi. Powinna być więc naturalnym krokiem dla każdej świadomej i dążącej do rozwoju organizacji.