Z dumą mamy przyjemność poinformować, że KGHM Polska Miedź S.A. dokonał wdrożenia systemu NAVIGATOR. Jest to nasze największe do tej pory wdrożenie, które swojego początku sięga stycznia 2019 roku. KGHM od ponad 60 lat buduje pozycję lidera w produkcji miedzi i srebra. Bezpieczeństwo, współdziałanie, odpowiedzialność, zorientowanie na wyniki i odwaga – to wartości, którymi kieruje się KGHM. Obecnie jest to nie tylko jedna z największych polskich spółek skarbu państwa, aktywna na największej polskiej giełdzie WIG20, lecz również czołowy producent miedzi i srebra rafinowanego na skalę światową.
Sytuacja przed wdrożeniem NAVIGATORA w KGHM
Dla przeciętnego zadania Departament Badań i Rozwoju generował ok. 30 różnych dokumentów. Każdy z nich wymagał ręcznego przygotowania, wydrukowania i podpisania. Dodatkowo każde zadanie trzeba było ręcznie wstawić do planu (plik Excel), a następnie w tym samym pliku Excel okresowo pokazywać stan realizacji. Proces ten był nie tylko bardzo czasochłonny, ale także narażony na liczne błędy. Ponadto, wymagał bardzo dobrej znajomości Regulaminu Badań i Rozwoju, co uniemożliwiało powierzenie tych zadań mniej doświadczonym pracownikom. Zebranie podpisanych i zaakceptowanych dokumentów w formie papierowej i przesyłanie z wykorzystaniem poczty wewnętrznej stanowiło kolejny czynnik obciążający czasowo realizacje zadań.
Cele projektu
- Odejście od formy papierowej
- Elektroniczny obieg
- Elektroniczne podpisy
- Automatyzacja procesów
Do projektu przygotowywaliśmy się dosyć długo, bo ok. 1,5 roku. Solidne przygotowanie do projektu zaprocentowało jego sprawnym wdrożeniem – mówi Piotr Spaliński, Główny Inżynier Departamentu Badań i Rozwoju. – W tym czasie osobiście uczestniczyłem w wielu konferencjach dedykowanych elektronicznemu obiegowi dokumentów. Dzięki temu miałem dobry przegląd tego, jakie rozwiązania są na rynku i co oferują. Zarówno zakres, jak i oczekiwania stawiane dla rozwiązania zostały bardzo precyzyjnie określone. Już od samego początku pracownicy Archmana byli otwarci na wszelkie sugestie i uwagi. Co prawda zajęło nam chwilę, zanim się siebie nawzajem „nauczyliśmy” (przede wszystkim oni nas), ale start pracy był płynny.
Wdrożenie NAVIGATORA w KGHM
Wdrożenie NAVIGATORA zostało podzielone na 4 etapy i prowadzone było w duchu Agile. W pierwszym etapie powstał prototyp, który w kolejnych etapach był rozbudowywany oraz wprowadzane były korekty. Każdy z etapów kończył się testami działającego systemu. Spotkania projektowe odbywały się w małych zespołach w Lubinie i w Krakowie, natomiast testy i odbiory prowadzone były zdalnie. Na koniec każdego etapu system był prezentowany poszczególnym grupom interesariuszy, którzy wnosili uwagi. Całe wdrożenie trwało 1,5 roku, czyli tyle, ile planowano. Zostało wykonane w zaakceptowanym budżecie oraz dostarczono wszystkie przedmioty dostaw zadeklarowane w zadaniu, a także wykonano dodatkowe zmiany celem osiągnięcia wymagań i oczekiwanej jakości rozwiązanie.
Efekty wdrożenia NAVIGATORA w KGHM
- Wdrożenie usługi teleinformatycznej „Udostępnianie systemu EOIF”
- Zdigitalizowanie 25 procesów workflow
- Zautomatyzowanie generowanie 30 dokumentów Word realizowanych w procesie Badań i Rozwoju
- Wdrożenie obsługi wewnętrznego oraz kwalifikowanego podpisu elektronicznego
- Zintegrowanie system z AD
- Zautomatyzowanie sprawozdawczości, raportowanie portfela w oparciu o hurtownię danych rozwiązania
Największym wyzwaniem, było zrozumienie naszych procedur, które nie są łatwe, ale dzięki wspólnej pracy analitycznej udało nam się uzyskać efekt synergii – zarówno usprawnić procesy, przy jednoczesnym zachowaniu wymogów formalnych. Na sukces złożyła się w równej mierze ścisła współpraca zespołu, jak i sztandarowy produkt IT oferowany przez Archmana – wysokiej jakości platforma NAVIGATOR, która odznacza się wysoką jakością produktu i stabilnością rozwiązania.
Piotr Spaliński
Główny Inżynier w firmie KGHM Polska Miedź S.A.
Specjalista ds. marketingu, codziennie rozwijająca swoją wiedzę z zakresu marketingu oraz nowych technologii. Absolwentka kierunku Produkcji Filmowej i Telewizyjnej na Uniwersytecie w Bradford. W wolnych chwilach lubi oglądać filmy, robić zdjęcia oraz uczyć się grać na pianinie.
