Jak długo przechowywać dokumenty firmowe? Archiwizacja dokumentów w firmie w praktyce

Gdzie przechowywać dokumenty w firmie?

Odpowiednie przechowywanie dokumentów jest ważne nie tylko z punktu widzenia organizacyjnego, ale także prawnego, jako że jest to obowiązek każdego przedsiębiorcy, zwłaszcza w odniesieniu do dokumentów księgowych. Niektóre firmy decydują się na korzystanie z zewnętrznego archiwum, jednak znaczna większość firm preferuje trzymanie swojej dokumentacji we własnej siedzibie z uwagi na łatwy dostęp oraz wygodę. W tym celu jednak trzeba zapewnić odpowiednie warunki, aby nasze dane były bezpieczne i uporządkowane. Szczególnie ważne przy wyborze miejsca jest zwrócenie uwagi, aby pomieszczenie było dobrze zabezpieczone przed pożarem lub innymi wypadkami, a dostęp do niego miały tylko upoważnione do tego osoby.

Jak długo przechowywać dokumenty z działalności gospodarczej? Okresy przechowywania dokumentów w archiwum

Większość dokumentów firmowych, tj. księgi podatkowe i dokumenty wynikające z prowadzenia działalności gospodarczej, podatnicy są obowiązani przechowywać do upływu terminu przedawnienia podatkowego, który wynosi 5 lat, od roku którego dotyczy rozliczenie. Ten sam okres odnosi się do dokumentów z ZUS-u, nie licząc tych złożonych przed 2012 rokiem, które należy trzymać przez 10 lat. Nieco inaczej wygląda to jednak w przypadku dokumentacji pracowniczej. Zależy to bowiem od daty podpisania bądź rozwiązania umowy. Jeśli dana osoba została zatrudniona od 1 stycznia 2019 roku, jej akta należy przechowywać przez 10 lat. W przypadku zatrudnienia przed tą datą, czas gromadzenia dokumentów będzie wynosił aż 50 lat. Istnieje możliwość skrócenia tego czasu za pomocą odpowiedniego wniosku, pod warunkiem, że umowa nie została podpisana przed 1999 rokiem.

Przechowywanie dokumentów po likwidacji firmy – czy jest konieczne?

Co mamy jednak zrobić z dokumentami w przypadku zakończenia działalności? Niestety, zamknięcie firmy nie zwalnia przedsiębiorcy z obowiązku przechowywania dokumentacji, zwłaszcza jeśli zatrudniał on innych pracowników, ponieważ wtedy wchodzą w grę również wrażliwe dane osobowe. Okres przechowywania dokumentów pozostaje bez zmian, a zgodnie z przepisami jest on zobowiązany wskazać odpowiedni podmiot, jak np. archiwum, które będzie przechowywało jego dokumentację.

W jaki sposób przechowywać dokumenty w firmie? Czyli zasady archiwizacji dokumentów w przedsiębiorstwie

Ważne jest nie tylko miejsce, ale także sposób przechowywania dokumentów. Jedną z rzeczy, o których należy pamiętać jest zapewnienie dobrego dostępu do danej dokumentacji. Chodzi tu zarówno o dostęp dla pracowników, jak i wizyt organów uprawnionych do kontroli. Istotna jest również odpowiednia organizacja dokumentów. Należy zachować podział na okresy rozliczeniowe, a także uporządkować zgodnie ze sposobem prowadzenia ksiąg rachunkowych. Ponadto, dokumenty powinno się układać wedle okresów sprawozdawczych, a niektóre warto także podpisywać oraz organizować w odpowiedniej kolejności, co znacznie ułatwi pracę przy szukaniu konkretnego dokumentu.

Co robić z dokumentami po upływie czasu przechowywania?

No dobrze, minęło te 5, 10 lub 50 lat archiwizacji niektórych dokumentów, i co dalej? Nie możemy ich trzymać w nieskończoność, ponieważ jest to nie tylko niepraktyczne, ale z prawnego punktu widzenia, również nielegalne, i może się wiązać z niemałymi karami. Co więc zrobić z takimi dokumentami i jak się ich pozbyć?

Po upłynięciu wymaganego czasu przechowywania dokumentów, akta z danego roku można spokojnie zutylizować. Należy jednak pamiętać o tym, żeby to zrobić w odpowiedni sposób. Przede wszystkim, istotne jest zniszczenie ich tak, aby uniemożliwić ponowne odtworzenie poufnych danych. Można w tym celu skorzystać z usług profesjonalnej firmy zajmującej się niszczeniem dokumentów lub zrobić to samemu, najlepiej za pomocą niszczarki do papieru. Oczywiście danych zawartych na innych nośnikach też musimy się pozbyć. Ważne jest także sporządzenie protokołu z przebiegu likwidacji, w którym oprócz dokumentów należy wymienić również dane osoby odpowiedzialnej za ich likwidację.

Sposoby na przechowywanie dokumentów w firmie

Kiedy mamy już odpowiednio przystosowane i zabezpieczone pomieszczenie do przechowywania akt, oraz wiemy w jaki sposób je trzymać, warto też zadbać o praktyczne metody organizowania poszczególnych dokumentów, tak aby zachować porządek oraz były one łatwe do znalezienia.

Zaczynając od pojedynczych kartek, najlepiej ubrać je w specjalne koszulki na dokumenty, aby zapobiec ewentualnemu zniszczeniu. Większą ilość można włożyć w teczki bądź segregatory – najlepiej podpisane – by od razu było widać co się w nich znajduje, co oszczędza dużo czasu. Co więcej, same segregatory, jeśli mamy ich bardzo dużo, warto umieścić w kartony archiwizacyjne, skupiając w jednym miejscu wszystkie dokumenty tej samej kategorii. Natomiast stare dokumenty, które nie są używane zbyt często lub w ogóle, można rozlokować do pudeł archiwizacyjnych i trzymać gdzieś z tyłu, by nie zajmowały miejsca tym bardziej potrzebnym, ale wciąż były dobrze zabezpieczone.

Digitalizacja dokumentów – przechowywanie dokumentów w formie elektronicznej

Poza dokumentami, które trzeba posiadać w wersji papierowej, dużą część dokumentacji można przechowywać wyłącznie formie elektronicznej (dotyczy to tych dokumentów, które oryginalnie powstały w takiej formie). Jest to bardzo wygodne, ponieważ znajdują się one wtedy wszystkie w jednym miejscu, więc zarówno dostęp jak i wyszukiwanie poszczególnych danych jest dużo łatwiejsze. Może się to jednak wiązać z dużym ryzykiem, jako że digitalne dane, choć odporne na czynniki zewnętrzne, są bardziej narażone na zagubienie, rozpowszechnienie niepowołanym osobom, lub nawet utratę. Dlatego najlepiej jest użyć w tym celu profesjonalnego systemu do archiwizacji dokumentów – nie tylko zabezpiecza on nasze dane przed różnymi zagrożeniami, ale przede wszystkim usprawnia pracę, pozwalając na szybką wymianę pomiędzy pracownikami i kontrahentami oraz pozwala zaoszczędzić czas i miejsce.

Podsumowanie

Niezależnie od tego, czy decydujemy się przechowywać nasze dokumenty wyłącznie w formie papierowe, czy w wersji elektronicznej, kluczowe jest odpowiednie zabezpieczenie oraz uporządkowanie danych. Jest to istotne nie tylko od strony prawnej, ale także pod kątem funkcjonowania całej firmy. Wpływa to w dużym stopniu na organizację oraz ułatwia sprawne zarządzanie, dlatego tak ważne jest by szczególnie o to zadbać o ten obszar.