Obieg faktury kosztowej, a zarządzanie budżetem

W tym artykule przybliżona zostanie tematyka oraz funkcjonalność budżetowania. Omówimy również w jaki sposób przeprowadzić wdrożenie systemu obiegu do budżetowania oraz jak przebiega obieg faktury kosztowej a budżetowanie w przedsiębiorstwie.

Budżetowanie w przedsiębiorstwie – najważniejsze informacje

Budżetowanie to proces planowania oraz realizacji wszystkich przepływów zasobów finansowych w firmie. Zarówno przychodzących, wychodzących, jak i wewnętrznych. Polega ono nie tylko na rozpisywaniu i kategoryzowaniu przyszłych transakcji, lecz również na monitorowaniu stopnia wykorzystania budżetu oraz sposobach reakcji na zdarzenia.

Oczywiście nie każda firma potrzebuje rozplanowywać budżet na przyszłość. Jest to jednak wyraźnie wskazane dla średnich i większych przedsiębiorstw, w których poszczególne działy rozliczają się osobno, a narzędzia analityki oraz kontrolingu budżetowego są cennym atutem.

Obecnie przedsiębiorstwa najczęściej pracują z budżetem poprzez wykorzystanie systemów ERP oraz Workflow. Główna różnica między nimi polega na ich przeznaczeniu. Platformy ERP kładą największy nacisk na kontrolę przepływów, podczas gdy Workflow służy do planowania oraz uzgadniania kroków obiegu. Naturalnie znaczna ilość systemów dostępnych na rynku spaja oba narzędzia w jednym rozwiązaniu, dzięki czemu proces budżetowania jest uproszczony.

Do głównych funkcji budżetowania zaliczyć można:

• dostarczanie informacji wspomagających zarządzanie podmiotem;
• harmonizacja działalności;
• wzmocnienie komunikacji;
• motywowanie personelu;
• ocena pracy pracowników, w szczególności szczebla kierowniczego;
• nakierowanie zachowań menedżerskich na cele przedsiębiorstwa;
• łatwiejsze planowanie działań przedsiębiorstwa;
• uzyskanie podstaw do kontroli działalności;
• spełnienie wymogów prawnych;
• ograniczenie ryzyku finansowego

W jaki sposób wdrożyć program do budżetowania w przedsiębiorstwie?

Wybierając system obiegu ułatwiający budżetowanie kluczowe jest wybranie odpowiedniego programu, który spełni nasze wymagania odnośnie dostępnych funkcjonalności. 

Przeglądając dostępne rozwiązania zadaj sobie pytania:

• Czy ten system umożliwia kontrolę założonego budżetu?
• Czy posiada zdolność wykonywanie wielowymiarowych analiz i raportów?
• Czy pozwala na tworzenie budżetów częściowych oraz scenariuszy finansowych?
• Czy program współpracuje z innymi systemami?

Po wybraniu odpowiedniego systemu rozpoczyna się proces wdrożenia. W tym momencie warto skupić się na analizie oraz umiejętnym rozplanowaniu kosztów. Zacznij od zaplanowania miejsca powstawania kosztów. Jaka jest struktura organizowania kosztów w twojej firmie? Jakie są rodzaje kosztów? Optymalnym rozwiązaniem jest utworzenie struktur w formie drzewa, którego gałęzie korespondują do poszczególnych sektorów w przedsiębiorstwie, np. logistyce czy marketingu. Dzięki zbiorowej agregacji danych, przeprowadzanie wielowymiarowych analiz jest dużo łatwiejsze, uzyskujemy również jaśniejszy obraz, co dzieje się w poszczególnych częściach naszej firmy. Gałęzie łatwo jest dodawać na bieżąco, więc przy powstawaniu nowych rodzajów wydatków, bez problemu oddzielimy je od reszty.

Jak natomiast wygląda obieg dokumentów od strony praktycznej?

Rozliczanie budżetu fakturą kosztową

Budżet obejmuje dokumenty finansowe wszelkiego rodzaju. Mogą to być potwierdzenia płatności dla pracowników, wydatki osobowe, obrót magazynowy, czy na przykład faktury kosztowe, na których się skupimy.

Faktura kosztowa jest to dokument który od razy rozliczany jest w kosztach. Faktura ta stanowi realizację budżetu. Dzięki odpowiedniemu programowi do budżetowania możemy w efektywny sposób na bieżąco porównywać plan budżetu z jego wykonaniem. Mogą to być wydatki na wynajem biura, paliwo samochodu służbowego, sprzęt komputerowy, meble, opłaty za internet czy telefon, czy nawet artykuły spożywcze bądź odzież.

Zajmijmy się elektronicznym obiegiem faktury kosztowej. Może ona zostać dodana do systemu przez dowolnego pracownika. Inteligentna platforma posiadająca funkcję OCR jest w stanie odczytać natychmiast wszystkie informacje z dokumentu i przepisać je do formularza. Pozostałe dane czy uwagi nie zawarte w fakturze uzupełniane są przez odpowiedzialnych pracowników. Gdy wszystkie niezbędne informacje zostaną podane, dokument kosztowy może zostać przekazany do działu księgowego, który albo go akceptuje albo przekazuje z powrotem do właściwej osoby wraz z informacją, co należy poprawić. Dopiero w momencie, gdy zaakceptowana faktura zakończy swój obieg, dane finansowe przekazywane zostaną z dokumentu do budżetu.

W systemie można łatwo dzielić koszty w ramach dekretacji na poszczególne elementy takie jak MPK, dział, zadanie, czy projekt. Drzewo budżetowe podzielone może zostać na dowolną ilość gałęzi, do których użytkownicy posiadające odpowiednie uprawnienia mogą przypisywać koszty.

Więcej o obiegu faktury kosztowej w firmie przeczytać możesz w artykule: Jak zorganizować obieg faktury w firmie.

Podsumowanie

Wykorzystywanie systemu informatycznego do budżetowania obecnie nie jest jedynie ułatwieniem życia. Niekorzystanie z owego systemu jest utrudnianiem prac finansowo księgowych, które ogranicza nasze zdolności do planowania wykorzystania budżetu oraz reagowania na niebezpieczne sytuacje. W procesie obiegu faktury kosztowej niezbędne jest wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów, który umożliwia wszystkim pracownikom efektywną pracę przy zminimalizowanej szansie popełnienia błędu, wszystko dzięki wykorzystaniu automatyzacji procesu księgowego.