Currently set to Index
Currently set to Follow

Organizacja pracy zdalnej w firmie. Jakie narzędzia wdrożyć?

Kategoria: Aktualności, Blog
organizacja pracy zdalnej w firmie

 W dobie pandemii koronawirusa, wiele firm stanęło przed wyzwaniem przeorganizowania swojej dotychczasowej działalności z pracy stacjonarnej na całkowicie zdalną.  Spora część z nich nie była jednak w stanie przejść na tryb online, czego efektem stało się częściowe zawieszenie działalności, a nawet zamknięcie firmy.  Warto zastanowić się nad tym, co spowodowało trudności w reorganizacji pracy: niechęć pracowników do zmian?, niskie kompetencje lidera w zakresie podejmowania decyzji i dopasowania się do nowych warunków zarządzania zespołem? czy brak odpowiednich narzędzi do wykonywania pracy w trybie home office? Cóż, wiele wskazuje na to, że to dostęp do odpowiednich narzędzi ma znaczenie decydujące.

Zastosowanie systemu NAVIGATOR do organizacji pracy zdalnej

Przyjrzyjmy się zatem na przykładzie firmy Archman, jak Team Liderzy działu produkcji przygotowali swój zespół do pracy home office, a w konsekwencji, jak cała firma poradziła sobie z wdrożeniem pracy zdalnej.

Jak zorganizować pracę zdalną w przedsiębiorstwie?

W kilkudziesięcioosobowym zespole Archmana, już przed pandemią część osób pracowała stacjonarnie, a część wykonywała pracę zdalnie. Jednak gdy ogłoszono lockdown musieliśmy, tak jak większość podobnych firm, zorganizować przejście w tryb home office cały zespół.
Czy było to dla nas problem?
Raczej nie. Dotychczas przecież na co dzień do organizacji pracy korzystaliśmy z NAVIGATORA i jego funkcjonalności, natomiast do bieżącej komunikacji z pracownikami, poza wykorzystaniem czatu i komentarzy do zadań, wprowadziliśmy narzędzie MS Teams. Wdrożenie pracy zdalnej nie było więc trudne, pracownicy szybko dostosowali się do nowej sytuacji – musieliśmy jednak dobrze przygotować plan realizacji i monitorowania zadań, ponieważ mieliśmy świadomość „rozpraszaczy” domowych i obawialiśmy się tego, czy wszystkie zadania uda się prowadzić tak, jak w przypadku pracy stacjonarnej.

Podział zadań

Nasz zespół pracuje w metodyce SCRUM, co oznacza, że realizacja zadań odbywa się w dwutygodniowych sprintach. Na spotkaniu planującym sprint, cały zespół przygotowuje zadania do realizacji, wykorzystując moduł NAVIGATORA: projekty i zadania. Jest to tzw. PULA ZADAŃ, która służy nie tylko do podziału, ale i monitorowania realizacji zadań. Wspólnie z kolegami z zespołu ustalamy wówczas, od czego należy zacząć pracę, każdy też dobiera sobie zadanie z puli. Ich realizacja jest bieżąco aktualizowana w karcie czasu pracy pracownika , bo przez okres 2 tygodni ma on obowiązek uzupełniać kartę; jeżeli udało mu się zrealizować wszystkie bieżące zadania, może wybrać nowe zadania z puli.

Monitorowanie postępów prac

Każde z zadań pracownika ma swój proces i odpowiedni status – za pomocą raportu w NAVIGATORZE, na bieżąco można monitorować postępy pracy, a to oznacza, że widzimy, które zadania są wykonywane, które są w procesie testowania, a także te, które czekają na realizację. Codziennie o godzinie 10:00 nasz zespół spotyka się online na MS Teams, przedstawia kartę czasu pracy i informuje o etapie przydzielonego zadania. Na koniec sprintu mamy podsumowanie dwóch tygodni pracy czyli prezentację wykonanych zadań. Członkowie zespołu udostępniają sobie wzajemnie swój pulpit, przedstawiają swoje zadania i sposób, w jaki zostały wykonane.
Bardzo ważna jest tu wówczas informacja zwrotna (w metodyce SCRUM proces ten nazywa się Retrospektywą) czyli to, jak pracownikowi realizowało się dane zadanie, co mu przeszkadzało, jaki wpływ na niego miała praca pozostałych członków zespołu.

Ewidencja czasu pracy

NAVIGATOR daje nam też możliwość prowadzenia ewidencji czasu pracy, dzięki modułowi do monitorowania postępów pracy danej osoby (karta czasu pracy).  Jak to wygląda w praktyce? Otóż każdy pracownik ma obowiązek po zakończeniu zadania lub na koniec dnia pracy wpisać, nad czym pracował i ile czasu poświęcił na dane zadanie. Nowa karta czasu pracy tworzy się automatycznie, codziennie rano, podczas pierwszego zalogowania do systemu. Takie rozwiązanie pozwala liderowi zespołu monitorować postępy w realizacji zadań przez pracowników.

E-dokument – nowa umowa dla pracownika

A co z umowami i rozliczaniem pracy?
Wygodnym rozwiązaniem, z którego korzystamy z firmie, jest elektroniczne podpisywanie umów. W sytuacji, gdy z daną osobą, należy podpisać umowę, dział kadr przygotowuje stosowny dokument w NAVIGATORZE/Dokumenty kadrowo-płacowe. Ma on oczywiście zaprojektowany obieg, w którym udział bierze osoba z działu kadr oraz pracownik. W skrócie wygląda to tak: dział kadr umieszcza w systemie podpisaną umowę przez pracodawcę, a pracownik podpisuje ją z wówczas z wykorzystaniem podpisu elektronicznego. Takie rozwiązanie znacznie skraca czas na dopełnienie formalności, a przede wszystkim jest bezpieczne i wygodne dla obu stron.

Podsumowanie

Panująca obecnie sytuacja na świecie wymusiła na wielu organizacjach przejście na zdalny tryb pracy. To, co w wielu przypadkach wydawało się niemożliwe, w obliczu konieczności szybko stało się faktem. Firmy i ich pracownicy zaczęli dostrzegać zalety zdalnej pracy. Możliwość ograniczenia fizycznej przestrzeni biurowej czy poszerzenie rynku pracy w poszukiwaniu specjalistów w zasadzie na całym świecie – to oczywiste korzyści dla pracodawców. Zadowoleni mogą być również pracownicy, którzy po stronie plusów „home office” wymieniają oszczędność czasu, możliwość pracy z dowolnego miejsca na ziemi czy brak tzw. „rozpraszaczy biurowych”.
Mając świadomość niewątpliwych zalet, musimy pamiętać też o zagrożeniach związanych z taką formą pracy. Wyzwaniem staje się przygotowanie narzędzi, które ułatwiają komunikację wewnątrz organizacji, ale też dostarczają możliwość nadzorowania i badania progresu wykonywanych prac. Koniecznością staje się również pełna digitalizacja dokumentów i procesów firmowych np. z obszaru HR.

Jak widać na przykładzie naszego zespołu Archman – korzystając z rozwiązań systemu NAVIGATOR – model pracy zdalnej udało się wdrożyć szybko i sprawnie. Jednak będąc wiernymi scrumowej zasadzie „Inspect&Adapt” staramy się obserwować i słuchać uwag naszych pracowników, a następnie wcielać w życie nowe pomysły i rozwiązania, aby ulepszać i optymalizować naszą pracę zdalną. Takie zwinne podejście – uwzględniające konieczność szybkiej zmiany i dostosowania się do nowych warunków – to jedna z głównych cech NAVIGATORA.

Team Leader Zespołu Produkcji NAVIGATOR, wiceprezes firmy Archman. Absolwent Informatyki i Ekonometrii w Wyższej Szkole Ekonomii i Informatyki. Od ponad 10 lat pracuje w Archmanie jako Full Stack Developer i tworzy oprogramowanie systemów klasy ERP dla różnych branż. Jeden z trenerów w Szkole Programowania WSEI, gdzie prowadzi zajęcia z Programowania w ASP. NET oraz projekty końcowe ze słuchaczami.

Absolwent kierunku Informatyka w Akademii Górniczo Hutniczej. Posiada ponad 12- letnie doświadczenie w pracy jako Back-end Developer oraz Scrum Master. W Archmanie od 2018 roku Lider Działu Produkcji: zespołu rozwijającego system do tworzenia aplikacji typu no-code/low-code. Swoją wiedzą i doświadczeniem dzieli się jako wykładowca Wyższej Szkoły Ekonomii i Informatyki w Krakowie oraz trener Szkoły Programowania WSEI. Jest zwolennikiem zwinnego podejścia w procesie tworzenia oprogramowania; zaszczepia w ludziach myślenie Agile.

Menu