Na czym polega robotyzacja obiegu dokumentów?

Sporo ostatnio mówi się o platformach RPA (Robotic Process Automation). Odnoszę wrażenie, że jedno słowo „robot” sprawiło, że wiele osób zdało sobie wreszcie sprawę z tego, co w informatyce dzieje się już od dawna. Mało tego, narracja która towarzyszy temu nurtowi często jest złowieszcza. Słyszy się, że roboty zabiorą ludziom pracę, a nawet przejmą kontrolę nad całymi procesami. Czy jest się czego bać?

Matką robotyzacji jest automatyzacja, która leży u podstaw niemal wszystkich zmian w procesach. I to od bardzo dawna. Produkcja, logistyka, sprzedaż, marketing, administracja itd. – wszędzie szuka się sposobów na wyeliminowanie pracy człowieka, która nie jest twórcza. Dlaczego? Ponieważ maszyny są szybsze, tańsze i bardziej przewidywalne.

Przykłady automatyzacji obiegu dokumentów przy pomocy robotów

Poniżej przedstawiamy 5 przykładów robotów bazujących na sztucznej inteligencji, które rozwijamy w systemie Business Navigator, sprawiając, że wiele procesów może działać praktycznie bez ingerencji człowieka.

1. Robot do przepisywania danych z dokumentów

   Ten robot uczy się wyszukiwać określone informacje na dokumentach (daty, kwoty, numery rachunków lub nawet tabelki z danymi). Można go wykorzystywać do faktur, umów, ale również wizytówek. Na ogół nie jest lepszy od człowieka, ale jego przewagą jest szybkość.

2. Robot do klasyfikacji dokumentów

   Ten robot uczy się przyporządkowywać dokumenty do określonych koszyków (klasyfikatorów) na podstawie analizy ich treści. Potrafi rozróżnić fakturę, od umowy, czy CV. Co ciekawe potrafi przypisać fakturę do odpowiedniego MPK, numeru konta, czy właściciela nawet lepiej niż niejedna doświadczona osoba w firmie.

3. Robot do szukania podobieństw pomiędzy dokumentami

   Ten robot potrafi powiedzieć, czy na przykład takiego samego lub bardzo podobnego zgłoszenia reklamacyjnego nie ma już w systemie. Albo które dokumenty są podobne na podstawie analizy treści.

4. Robot do akceptacji dokumentów

   Ten robot rekomenduje czy dany dokument powinien być zatwierdzony czy odrzucony. Potrafi brać pod uwagę tyle czynników (kwoty, daty, budżet, umowa, dokumenty powiązane itd.), że nawet czujny operator może być mniej trafny w swoich decyzjach. Nie mówiąc już o problemie braku czasu na tak dokładną analizę przez decydentów.

5. Robot do przekształcania obrazu w tekst (OCR)

   To już stary i znany robot. Ale jest kluczowy w systemach workflow/ECM. Powoduje on, że każdy skan lub zdjęcie dokumentu jesteśmy w stanie przetworzyć do postaci tekstowej lub PDFA (przeszukiwany PDF)

Robotyzacja obiegu dokumentów – kolejne stadium automatyzacji

Powyżej to jedynie przykłady. Pełny wachlarz rozwiązań automatyzacyjnych dostępnych w obiegu dokumentów wykracza poza zakres tego artykułu.
Podsumowując, robotyzacja nie jest modą. Jest kolejnym stadium automatyzacji, gdzie technologia wchodzi w obszary wcześniej zarezerwowane dla człowieka. I nie ma się co smucić. Dzięki temu ludzie mają więcej czasu na bardziej twórcze działania.