W tym artykule dowiesz się, czym jest podpis elektroniczny, dlaczego coraz więcej firm go wdraża, czy różni się podpis elektroniczny kwalifikowany i niekwalifikowany oraz jakie są rodzaje podpisów elektronicznych.
Czym jest podpis elektroniczny?
Podpis elektroniczny jest narzędziem gwarantującym autentyczność dokumentów, stanowiącym podstawę do identyfikacji osoby, która podpisała dokument. Niezależnie od rodzaju podpisu, jest on podpisywany przez konkretną osobę, co działa na tej samej zasadzie, co podpis odręczny.
Podpis elektroniczny, jak sama nazwa wskazuje, jest kolejnym etapem rozwoju technologii, która pozwala potwierdzić swoją tożsamość bez konieczności osobistego uwierzytelniania dokumentów. Taki podpis jest traktowany tak samo jak podpis osobisty dzięki algorytmowi matematycznemu, który potrafi zidentyfikować autentyczność informacji zawartych na dokumencie. Dokument podpisany podpisem elektronicznym traci swoją ważność w przypadku modyfikacji danych zawartych w dokumencie. O bezpieczeństwie tego narzędzia świadczy fakt, że podpis elektroniczny jest stosowany w urzędach skarbowych.
Podpis elektroniczny działa w oparciu o rozwiązania oferowane przez certyfikowanych dostawców. Aby podpis został uznany za ważny, musi być złożony przez osobę fizyczną i użyty świadomie przez podpisującego. Podpis elektroniczny musi spełniać wymagania określone w rozporządzeniu, na podstawie którego został złożony. W Unii Europejskiej jest to eIDAS: Electronic IDentification, Authentication and trust Services.
Czym jest podpis elektroniczny?
Podpis elektroniczny, jak sama nazwa wskazuje, jest kolejnym etapem rozwoju technologii, która pozwala potwierdzić swoją tożsamość bez konieczności osobistego uwierzytelniania dokumentów. Taki podpis jest traktowany tak samo jak podpis osobisty dzięki algorytmowi matematycznemu, który potrafi zidentyfikować autentyczność informacji zawartych na dokumencie.
Podstawowe rodzaje podpisu elektronicznego w Polsce – kwalifikowalne i niekwalifikowalne
Istnieją trzy rodzaje podpisów elektronicznych: niekwalifikowany (potocznie zwany zwykłym), zaawansowany i kwalifikowany. Jak wskazują nazwy, podpisy te różnią się poziomem zaawansowania.
Zwykły podpis elektroniczny
Podpis zwykły, zwany także podpisem niekwalifikowanym, choć ma pewną moc prawną, nie jest równoważny z podpisem odręcznym. Taki podpis nie wymaga weryfikacji tożsamości i dlatego jest mniej zaawansowany. Nie musi też być przechowywany na oddzielnym urządzeniu.
Z technicznego punktu widzenia nawet podpis w stopce wiadomości e-mail może być traktowany jako podpis zwykły.
Jak uzyskać zwykły podpis elektroniczny?
Aby zwykły podpis był prawnie ważny, musi być złożony w ramach usługi zaufania. Oznacza to udział strony trzeciej – zwykle autoryzowanej firmy, która gwarantuje autentyczność danych. Nawet tak proste wyjście umożliwia digitalizację wielu procesów za pomocą standardowych procedur.
Proces podpisywania jest bardzo prosty: zwykle wymaga zaledwie kilku kliknięć. Podobnie bardzo prosty jest proces wydawania dokumentów: nie wymaga weryfikacji tożsamości. Zazwyczaj podpis jest udzielany po kliknięciu na link weryfikacyjny lub przesłaniu skanu dokumentu tożsamości.
W związku z powyższym podpis zwykły nie jest równoznaczny z podpisem odręcznym. Nie powoduje on żadnych konsekwencji prawnych, ponieważ może zostać sfałszowany. Ma ograniczoną wartość dowodową.
Jest to jakikolwiek rodzaj potwierdzenia autentyczności dokumentu. Możesz o tym nie wiedzieć, ale prawdopodobnie używasz go już w swojej firmie.
Zazwyczaj stosuje się go tylko w korespondencji elektronicznej. Nie jest na tyle bezpieczny, aby mógł być wykorzystywany do uwierzytelniania dokumentów o większej wadze.
Zaawansowany podpis elektroniczny
Podpisy zaawansowane są drugim rodzajem podpisów elektronicznych. Podmioty składające podpis zaawansowany nie muszą spełniać wszystkich wymagań, które obowiązują podmioty składające podpis kwalifikowany. Jest to więc podpis bardziej zaawansowany niż zwykły podpis, ale nadal nie jest do końca traktowany jak podpis odręczny. Taki podpis nie jest oparty na certyfikacie przechowywanym na oddzielnym urządzeniu, ale nadal stanowi dobrą alternatywę dla ułatwienia procesów biznesowych, ponieważ w każdym przypadku musi potwierdzać zapisane dane w taki sposób, że każda zmiana powoduje, że dokument staje się nieoficjalny. Oprócz tego, jest przypisany konkretnej osobie.
Podpis kwalifikowany
Podpis kwalifikowany jest podpisem zaawansowanym, który jest składany za pomocą kwalifikowanego urządzenia i ma autoryzowany certyfikat podpisu elektronicznego.
Danych do podpisu nie da się ukraść, ponieważ przechowywane one są na specjalnym urządzeniu. Kwalifikowany podpis należy kupować u certyfikowanych dostawców, co wiąże się z tym, że wszystkie podpisane nim dokumenty mają taką samą moc prawną, jak te, podpisane podpisem własnoręcznym. Co więcej, moc ta rozpowszechnia się na terytorium innych państw Unii Europejskiej.
Dokument, podpisany podpisem kwalifikowanym, weryfikuje się automatycznie w programach odczytujących pliki pdf. W Polsce funkcjonuje jeszcze jeden rodzaj podpisu elektronicznego – elektroniczny podpis odręczny. Jest to podpis własnoręczny utrwalony techniką cyfrową.
Zalety i przykłady zastosowania podpisów elektronicznych
Podpis elektroniczny gwarantuje autentyczność i zabezpiecza transakcje przeprowadzane drogą elektroniczną. Podpis elektroniczny jest istotną częścią strategii digitalizacji, ponieważ zapewnia taki sam poziom bezpieczeństwa jak podpis fizyczny. Zapobiega kradzieży tożsamości, a tym samym oszustwom. Ponadto umożliwia podpisywanie różnych umów i załatwianie spraw bez wychodzenia z domu czy biura.
Jest to ważny element, jeśli firma chce całkowicie zrezygnować z dokumentów papierowych.
Powszechnym przykładem zastosowania podpisu elektronicznego jest podpisywanie umów i wszelkiego rodzaju dokumentów, które normalnie zostałyby podpisane podpisem odręcznym.
Używa się go również do podpisywania tłumaczeń przysięgłych, podpisywania świadectw lub dyplomów.
Podsumowanie
Podpis cyfrowy jest logicznym krokiem w ewolucji bezpieczeństwa cyfrowego. Ma on wiele zalet, dlatego warto rozważyć wdrożenie tego narzędzia w swojej firmie, gdyż w dłuższej perspektywie pozwoli to zaoszczędzić czas i pieniądze. Istnieją trzy rodzaje e-podpisu, a każdy z nich może być stosowany w różnych sytuacjach i we wszystkich rodzajach firm: od tych zarządzanych przez jedną osobę, po duże przedsiębiorstwa.
Absolwentka kierunku Tourism and Leisure Management w IMC Fachhochschule Krems. Po ukończeniu studiów postanowiła, że jej powołaniem jest digital marketing. W Archman pełni rolę specjalisty do spraw marketingu, gdzie codziennie pogłębia swoją wiedzę w zakresie SEO i SEM. Mariia interesuje się storytellingiem, a w wolnym czasie najczęściej sięga po powieści Stephena Kinga.
