Niezależnie od wielkości przedsiębiorstwa, każdy menadżer potrzebuje precyzyjnej i szybkiej informacji, która obejmuje wszystkie istotne obszary i szczegóły działalności firmy. Informacja ta powinna posiadać kilka podstawowych cech.
Jakie cechy powinna mieć skuteczna informacja?
- terminowość – informacje powinny być dostarczane regularnie, w określonych odstępach czasu (obecnie najczęściej są okresy tygodniowe), w odpowiedniej formie. Czas wyznaczony na ich dostarczenie powinien być adekwatny do potrzeb osoby, która je otrzymuje. Muszą one być dostarczone w takim momencie, aby były potrzebne w procesie podejmowania decyzji,
- szczegółowość – oznacza, że informacje mają efektywnie informować menadżera o sytuacji w jego firmie. Przekazywane dane nie powinny być ubogie, ponieważ nie mają wtedy żadnej wartości oraz nie powinny być zbyt szczegółowe, bo wprowadzają niepotrzebny chaos oraz dezorientację odbiorcy. Stopień szczegółowości powinien być określony przy tworzeniu systemu,
- odpowiednia wartość merytoryczna – w firmie powinny być stosowane miary, wskaźniki tak, aby dawały optymalną informację dla kadry zarządzającej, powtarzalność źródła informacji i wiarygodność danych – ta cecha jest istotna dla systemu ewidencji finansowo-księgowych,
- aktualność – informacje muszą odzwierciedlać aktualną sytuację w firmie. Obecnie odcina się dopływ danych historycznych, główny nacisk położony jest na prezentacji bieżącej sytuacji oraz prognozowanie przyszłości,
- obiektywizm informacji – sprawia, że jakakolwiek próba manipulacji informacją musi być wykluczona,
- porównywalność – umieszczenie tych samych kategorii ekonomicznych, co w budżetach ułatwia ocenę stopnia realizacji zadań, jest fundamentem do poprawnego wyciągania wniosków oraz wyznaczania przyszłych celów.
Obecnie zakłada się, że skuteczne pozyskiwanie wartościowych informacji nie jest możliwe bez wsparcia ze strony rozwiązań informatycznych.
Od 16 lat związany z wdrożeniami systemów informatycznych wspomagających zarządzanie. Specjalizuje się w rozwiązaniach klasy Business Intelligence i Workflow. Entuzjasta wykorzystania sztucznej inteligencji do wspierania procesów biznesowych. Prezes zarządu Archman oraz kanclerz Wyższej Szkoły Ekonomii i informatyki w Krakowie.
