M.M. Druk Serwis Sp. z o.o. to pierwsza firma w Polsce oferująca wyspecjalizowane usługi w zakresie kompleksowego zarządzania procesami projektowania, produkcji oraz dostaw materiałów poligraficznych i reklamowych. Firma działa na rynku od 1999 roku.
Firma jest również właścicielem Instytutu Transferu Technologii Poligraficznych, ukierunkowanego na stwarzanie klientom możliwości pozyskania unikalnych rozwiązań technologicznych, stanowiących przewagę konkurencyjną na rynku poligraficznym.
Potrzeba zmian
Decyzję o wdrożeniu systemu NAVIGATOR firma M.M. Druk Serwis podjęła na początku 2011 roku. Również w tym samym czasie firma postanowiła zmienić dotychczas funkcjonujący system finansowo – księgowy na CDN Opt!ma. Potrzeba wprowadzenia zmian spowodowana była niedostateczną szczegółowością informacji zarządczych w dotychczasowym systemie i ich niedostosowaniem do faktycznych potrzeb kierownictwa firmy.
„Przedstawiona przez Archman propozycja wdrożenia Hurtowni Danych dedykowanej do systemu CDN Opt!ma doskonale wpisała się w planowane w firmie zmiany. Przedstawione możliwości systemu NAVIGATOR, łatwość dostępu do danych, zakres tematyczny raportów miał nam dać możliwość faktycznego mierzenia efektów naszej pracy bez konieczności żmudnego zbierania danych, a następnie w oparciu o nie budowania raportów i zestawień. Zdecydowaliśmy się również na wdrożenia modułu Wymiana Informacji, który miał nam ułatwić zarządzanie zasobami firmy i uporządkować przechowywanie i dostęp do różnego rodzaju”– mówi Tomasz Marczewski – Prezes Zarządu M.M. Druk Serwis Sp. z o.o..
Hurtownia Danych w wersji dedykowanej do systemu CDN Opt!ma dostarcza dane w rozbiciu na kluczowe obszary tematyczne: transakcje, wyniki, wynagrodzenia, rozrachunki, dekrety, rachunek zysków i strat. Obejmuje więc dane, które mogą być wykorzystane zarówno przez zarząd firmy, kierownika działu, czy księgowość. Każdy z użytkowników może otrzymać dostęp do takiego zakresu danych jaki jest wymagany na jego stanowisku pracy. Przyjazne dla użytkownika projektowanie raportów, tworzenie własnych wzorców raportów, współdzielenie i ich udostępnianie, a także możliwość pracy z poziomu przeglądarki internetowej lub MS Excel sprawiają, że Hurtownia Danych w NAVIGATOR jest narzędziem relatywnie łatwym w obsłudze i nie wymaga wiedzy analitycznej po stronie użytkownika. W firmach o wielkości zbliżonej do MM Druk Serwis jest to o tyle istotne, że zwykle nie posiadają one rozbudowanego zaplecza informatycznego.
Wdrożenie
„Wdrożenie systemu NAVIGATOR rozpoczęliśmy równolegle z wdrożeniem systemu finansowo – księgowego. Chciałem, aby ewidencja danych w systemie księgowym, spełniała moje duże zapotrzebowanie na informacje, szczególnie że wcześniej nie miałem ich w takim zakresie jakbym oczekiwał” – stwierdza Tomasz Marczewski.
W pierwszym etapie projektu określone zostały cele jakie chce osiągnąć firma wdrażając Hurtownię Danych oraz oczekiwania w zakresie raportowanych danych. Ich realizacja wymagała rozbudowy ewidencji księgowej o dodatkowe słowniki tzw. atrybuty jak np. dział, projekt, urządzenie, klient czy pracownik. Wykorzystanie atrybutów w ewidencji pozwala na analizę danych w układzie, który standardowo nie jest dostępny w systemie klasy CDN Opt!ma. Połączenie takiego sposobu ewidencji kosztów i przychodów z systemem NAVIGATOR, w którym znajdują się informacje np. na temat struktury organizacyjnej umożliwia analizę np. marży na kliencie generowanej przez poszczególne działy lub analizę kosztów samochodu, na które mogą się składać koszty leasingu, ubezpieczenia, paliwa i serwisu.
„Moje pierwsze wrażenia z pracy z systemem były jak najbardziej pozytywne, później jednak początkowy entuzjazm nieco opadł. Spadek ten był związany z tym, że im bardziej poznawałem narzędzie NAVIGATOR i możliwości jakie daje jego wykorzystanie, tym bardziej zdawałem sobie sprawę ile jeszcze pracy przed nami – szczególnie w zakresie uporządkowania procedur, opisywania faktur czy obiegu dokumentów. System bezlitośnie wskazywał każde nasze potknięcie na tym obszarze. Była to dla mnie nowość, gdyż wcześniej nigdy nie zagłębiałem się w szczegóły rozliczeń finansowych dotyczących np. wyliczenia marży na poszczególnych klientach generowanej przez handlowca. Oczywiście zanim wdrożyliśmy NAVIGATORA takie informacje też były dostępne, ale ich pozyskanie zajmowało zdecydowanie więcej czasu i ludzkiej pracy niż ma to miejsce w chwili obecnej. Końcowy efekt wdrożenia NAVIGATORA jest pozytywny – dane dostępne w Hurtowni Danych są wiarygodnym źródłem informacji. Ich wiarygodność zależy jednak od jakości danych jakie znajdują się w systemach źródłowych – w naszym przypadku w module finansowo – księgowym, handlowym i kadrowo – płacowym” – wskazuje Tomasz Marczewski.
Czy warto?
„Można się zastanowić czy z punktu widzenia firmy naszej wielkości warto jest wydawać niemałe przecież pieniądze na narzędzie klasy business intelligence. Z perspektywy niespełna roku z pełnym przekonaniem mogę stwierdzić, że tak. Wszystko zależy jednak do tego w jaki sposób wykorzystamy możliwości jakie ono daje, a zrobienie tego we właściwy sposób może przełożyć się na wymierne oszczędności” – podsumowuje Tomasz Marczewski.
Od 15 lat związany z wdrożeniami systemów informatycznych wspomagających zarządzanie. Specjalizuje się w rozwiązaniach klasy Business Intelligence i Workflow. Entuzjasta wykorzystania sztucznej inteligencji do wspierania procesów biznesowych. Prezes zarządu Archman oraz kanclerz Wyższej Szkoły Ekonomii i informatyki w Krakowie.
