Currently set to Index
Currently set to Follow

System NAVIGATOR w OPOLTRANS Sp. z o.o.

Kategoria: Case study
System NAVIGATOR w OPOLTRANS Sp. z o.o.

W grudniu 2020 roku do grona naszych klientów dołączyła firma OPOLTRANS, o czym poinformowaliśmy wówczas na naszej stronie internetowej.  Już wtedy wiedzieliśmy, że zapowiada się owocna współpraca.

OPOLTRANS to polska sieć hurtowni motoryzacyjnych, dostarczająca szeroką gamę produktów niezbędnych do utrzymania i eksploatacji transportu. Początki firmy sięgają 1990 roku. “Jesteśmy zawsze tam, gdzie Ty” to hasło firmy, czego dowodem są magazyny w całej Polsce, które gwarantują szybką obsługę na najwyższym poziomie. Wiąże się to też z misją firmy, którą jest bycie partnerem dla klienta, który rozumie jego potrzeby i szybko dostosowuje się pod dynamicznie zmieniający się rynek.

Stan przed wdrożeniem i zapotrzebowanie

Prowadzenie dużej firmy wymaga organizacji i przejrzystości, a także dobrej struktury i planowania.

Przed wdrożeniem NAVIGATORA firma posiadała już spisane procedury w postaci instrukcji i regulaminów, które były wsparte uporządkowaną korespondencją mailową, utrzymującą standard firmy. Mimo to firma miała też mocno ograniczone rozwiązanie kancelaryjne i kilka systemów, napisanych przez dział IT.

Przez lata to się sprawdzało, ale przyszedł moment, w którym, naturalnie, kolejnym krokiem w rozwoju była całkowita cyfryzacja.

W związku z rozwojem, wzrosło zapotrzebowanie na system, który usprawniłby i ułatwił komunikację, a także zebrał wszystkie procedury w jednym miejscu, jednocześnie automatyzując powtarzalne czynności, oszczędzając tym samym czas pracowników.

Niejednokrotnie pojawiały się również sytuacje, w których wymagane było podejmowanie szybkich decyzji przez kompetentne osoby mające dostęp do odpowiednich danych, dlatego też firma potrzebowała systemu, który umożliwiłby zainteresowanym i odpowiednio umocowanym osobom bezpośredni, szybki, bezpieczny i łatwy dostęp do informacji od razu w systemie w dowolnym momencie, bez konieczności angażowania osób trzecich.

Podsumowując, firma potrzebowała systemu, który zgromadziłby wszystkie procedury w jednym miejscu.

Kryterium wyboru i NAVIGATOR

Firma dowiedziała się o systemie NAVIGATOR podczas jednego z licznych webinarów prowadzonych przez naszego partnera BPC (link do wydarzeń). Po przeanalizowaniu dostępnych materiałów i informacji, Pani Małgorzata Segiet skontaktowała się z działem handlowym, który przeprowadził serię prezentacji systemu oraz udzielił dodatkowych konsultacji na jego temat. Pani Małgorzata  podkreśla, że mogła dobrze zapoznać się z systemem jeszcze przed wdrożeniem.

NAVIGATOR spełnił wymagania firmy OPOLTRANS, takie jak:

przejrzystość systemu łatwość obsługi i rozbudowy digitalizacja dokumentów bezpieczeństwo dokumentów dzięki zbudowaniu odpowiedniej struktury uprawnień skrócenie czasu obsługi jednego dokumentu o 80% produkt polskiego producenta

Pani Małgorzata podkreśla, że większość wymagań były standardem w systemie NAVIGATOR.

Wdrożenie i procesy

Wdrożenie rozpoczęliśmy od dokładnej analizy przedwdrożeniowej, gdzie zespół przydzielony do projektu, wraz z osobami odpowiedzialnymi z firmy OPOLTRANS, dokładnie przeanalizował wszystkie procesy w firmie. Następnie rozpoczęto budowę procesów, w tym:

  • obsługa kancelarii
  • rejestr umów
  • obsługa zapotrzebowań
  • obsługa faktur kosztowych i magazynowych

Opracowaliśmy także strukturę firmową, kalendarze, kartoteki/słowniki, nieobecności, aktualności i powiadomienia.

To jednak nie koniec – w trakcie wdrożenia pewne procesy rozwinęły się, zmieniły, pojawiły się nowe pomysły, dlatego czeka nas jeszcze bardziej owocna współpraca, której celem jest ciągły rozwój systemu i dostosowanie go do potrzeb klienta. To właśnie łączy nas z firmą OPOLTRANS.

Korzyści

Wdrożenie systemu NAVIGATOR miało na celu przede wszystkim uporządkowanie procesów w firmie OPOLTRANS, co zakończyło się sukcesem. Pełna wiedza na temat załatwianej sprawy oraz szybki przegląd sytuacji znacznie ułatwiły i usprawniły prowadzenie firmy na szczeblu kierowniczym. Niemniej korzyści dostrzegają również sami użytkownicy systemu, którzy mają teraz łatwy i przejrzysty dostęp do informacji.

Pomijając fakt, że to dopiero początek automatyzacji, użytkownicy już teraz mogą z niej korzystać w takich sytuacjach, jak np. gdy system informuje ich o zdublowanej fakturze i nie pozwala na jej ponowne przetworzenie lub gdy sprawdzają stan dokumentów magazynowych bezpośrednio poprzez wysłanie zapytania do zintegrowanego systemu ERP.

Depapieryzacja również była ważnym czynnikiem przy wyborze systemu. Mimo plusów środowiskowych wiąże się ona również z oszczędnością czasu i budżetu.

Wdrożenie takiego systemu było szczególnie ważne, biorąc pod uwagę rozproszoną strukturę wielooddziałowej firmy. Ważne było, aby dokumenty trafiały od razu do systemu centralnego z pełną autoryzacją użytkownika, bez konieczności wysyłania go dodatkowo transportem/pocztą elektroniczną/innym systemem.

Poprosiliśmy Panią Małgorzatę o komentarz:

System jest po prostu łatwy w obsłudze i intuicyjny, idealny dla zwykłych użytkowników nieinformatycznych. Dla użytkowników informatycznych jest prosty w rozbudowie i administracji, spełnia ważne dla nas wymogi zachowania odpowiednich dla użytkowników w strukturze wielooddziałowej autoryzacji do danych – mówi Pani Małgorzata Segiet – kierownik projektu po stronie Opoltrans.

Przy wyborze systemu i analizie rozwiązania przyglądaliśmy się również jak firma Archman podchodzi do rozwoju swojego produktu NAVIGATOR, bo czas i technologia idą do przodu, wiele się zmienia, trzeba po prostu nadążać za dostosowaniem systemu do wymagań rynku. Nie zawiedliśmy się póki co w tym temacie, widzimy że sporo się dzieje, system jest na bieżąco aktualizowany i rozwijany o nowe funkcjonalności. Szczerze polecamy ten bardzo dobry polski produkt jakim jest system Navigator. Małgorzata Segiet, kierownik działu informatyki w OPOLTRANS.

Bardzo cieszymy się ze współpracy z firmą Opoltrans i czekamy na nowe wyzwania, o których niezwłocznie poinformujemy na naszej stronie.

Absolwentka kierunku Tourism and Leisure Management w IMC Fachhochschule Krems. Po ukończeniu studiów postanowiła, że jej powołaniem jest digital marketing. W Archman pełni rolę specjalisty do spraw marketingu, gdzie codziennie pogłębia swoją wiedzę w zakresie SEO i SEM. Mariia interesuje się storytellingiem, a w wolnym czasie najczęściej sięga po powieści Stephena Kinga.

Porozmawiajmy







    Menu