Działy zajmujące się sprawami kadrowymi coraz częściej mierzą się z nie lada wyzwaniem, jakim jest pogodzenie przepisów, które nie zawsze pozwalają wszystkie czynności HR zorganizować zdalnie, z obowiązującymi ograniczeniami w gospodarce. Czy więc dzisiaj do zarządzania pracownikami wystarczy system kadrowo-płacowy czy jednak powinniśmy poszukiwać także innych programów wspomagających pracę działu HR? Zanim odpowiemy na to pytanie, przeanalizujmy sytuację:
Jakiego wsparcia potrzebują dziś działy HR?
Obecnie na rynku mamy do wyboru wiele programów zajmujących się konkretnymi problemami związanymi z zarządzaniem personelem. Należą do nich – zwłaszcza teraz – zdalny proces rekrutacji i jego automatyzacja, zarządzanie czasem pracy pracowników, elektroniczne podpisywanie umów czy prowadzenie elektronicznych akt osobowych.
Wiele programów stara się zaspokoić więcej niż jedną potrzebę działów HR, ale dopiero możliwość personalizacji systemu dla potrzeb konkretnej firmy, daje konkurencyjną przewagę na tle pozostałych.
Dodatkowo tak spersonalizowane systemy wspomagające HR, pozwalają zarządzać kompetencjami pracowników, układać plany budżetowe na kolejne lata, a elektroniczny obieg dokumentów kadrowo-płacowych daje możliwość szybkiego przeglądania czy weryfikacji umów i rachunków.
Czy warto inwestować w dedykowany system kadrowy?
Popularne systemy ERP posiadają już teraz sporo modułów wspomagających zarządzanie zasobami ludzkimi, a przede wszystkim działy kadrowo-płacowe dobrze je znają. Wdrożenie nowego systemu wiąże się więc, prawie zawsze, z oporem ze strony pracowników i ich strachem o zwiększenie obowiązków z tym programem związanych. Czy słusznie? Nie, bo jest wręcz odwrotnie.
Rzadko przecież systemy ERP pozwalają na dopasowanie potrzebnych modułów do typu branży, w jakiej działa przedsiębiorstwo, a taką możliwość dają właśnie dedykowane systemy HR, których zespoły wdrożeniowe dostosowują funkcjonalności do specyfiki działalności przedsiębiorstwa. Dodatkowo tradycyjne systemy kadrowo-płacowe nie zawsze oferują odpowiednie wsparcie, zwłaszcza w zarządzaniu procesami miękkimi, a dedykowane systemy HR już tak.
Dzisiaj, gdy praca zdalna wydaje się być na porządku dziennym, bardzo ważne jest, aby systemy wspomagające działy zarządzania zasobami ludzkimi, były dostępne z każdego miejsca na ziemi – czy to w domu czy w miejscu pracy. W związku z tym przeniesienie do Internetu niektórych procesów, jak choćby rekrutacji czy podpisywania umów, staje się nie tylko koniecznością, ale daje wymierne korzyści. Co więcej – dane w takich systemach mogą być w prosty sposób udostępniane odpowiednim osobom, a dokumenty dotyczące całej organizacji mogą znajdować się w jednym miejscu, co pozwala znacząco zmniejszyć ilość obsługiwanych systemów w firmie.
Potencjał platformy NAVIGATOR w obszarze HR
Platforma NAVIGATOR to również program do zarządzania pracownikami.
System znakomicie wspiera proces rekrutacji, poprzez dedykowany moduł pozwalający na stworzenie spersonalizowanego dla danej rekrutacji i przedsiębiorstwa, arkusza aplikacyjnego. Jak to wygląda w praktyce?
Kandydaci wypełniają odpowiedni formularz oraz załączają swoje CV, a system zbiera wszystkie informacje w jednym miejscu. Rekruter z kolei może zamieszczać przy kandydatach odpowiednie notatki, co pozwala innym użytkownikom biorącym udział w procesie rekrutacji, na podjęcie decyzji o przeprowadzeniu rozmowy bądź odrzuceniu kandydata. Ponadto linki aplikacyjne można załączać zarówno w popularnych portalach rekrutacyjnych, jak i na stronie internetowej firmy, a spływające aplikacje znajdują się w jednym dedykowanym miejscu, co pozwala na ich sprawne przeszukiwanie i przeglądanie, bez konieczności logowania się do portali rekrutacyjnych.
NAVIGATOR wspiera i optymalizuje także proces obsługi umów.
Możliwości jakie oferuje system to nie tylko zautomatyzowanie procesu akceptacji umów, ich podpisu oraz archiwizacji, ale też ustawienie przypomnień mailowych o kończącej się umowie, konieczności przeprowadzenia badań okresowych lub szkoleń BHP, co pozwala uniknąć nieprzyjemnych konsekwencji związanych z niedotrzymaniem obowiązujących terminów.
Z kolei funkcja – przechowywanie dokumentów kadrowych w jednym miejscu – znacząco ułatwia szybkie przeszukiwanie danych, a i również możliwość udostępnienia danych odpowiedniej osobie.
Dodatkowym atutem systemu NAVIGATOR jest możliwość wprowadzania nieobecności pracowników i przydzielania zastępcy w trakcie jej trwania, a dedykowany dokument do rozliczania delegacji, pozwala na łatwiejsze ich rozliczanie oraz możliwość bieżącego monitorowania poprawności wprowadzonych danych przez odpowiednie działy. Informacje o odbytych, a nie rozliczonych delegacjach ułatwiają działom księgowym oraz HR dopilnowanie terminów ich rozliczeń.
Nie bez znaczenia jest tu także fakt, że system ma możliwość zintegrowania się z programem kadrowo-płacowym oraz innymi systemami wspierającymi procesy HR.
Systemy wspierające procesy HR, takie jak NAVIGATOR zwłaszcza w obliczu licznych ograniczeń związanych z pandemią, stały się dziś niezbędne do realizacji zadań stawianych przed zespołem do zarządzania personelem. To one znacząco usprawniają procesy w każdej firmie, począwszy od rekrutacji, aż po wypełnianie bieżących obowiązków związanych z zatrudnieniem pracownika. Z pewnością – mimo początkowych obaw – każdy korzystający z NAVIGATORA – bardzo szybko to doceni.
Absolwentka Zarządzania ze specjalnością Rachunkowość na Uniwersytecie Ekonomicznym w Krakowie. Z zamiłowania i zawodu księgowa (Archman), pełni również funkcję kwestora Wyższej Szkoły Ekonomii i Informatyki w Krakowie. Chętnie dzieli się swoją wiedzą prowadząc z sukcesem zajęcia na studiach podyplomowych WSEI .Jest również trenerem z zakresu: obliczania narzutów i wynagrodzeń oraz komputerowych systemów finansowo-księgowych. Obecnie, korzystając ze swojego doświadczenia zawodowego, realizuje się jako IT Project Manager w spółce Archman, wspierając klientów we wdrożeniach integracji systemu NAVIGATOR w obszarze księgowości.
