System workflow – czym jest i dlaczego warto go stosować?

Oszczędność czasu i kosztów procesowania dokumentów, minimalizacja błędów praktycznie do zera oraz bezpieczny dostęp do danych z dowolnego miejsca – to tylko niektóre korzyści wynikające z wdrożenia oprogramowania typu workflow w firmie. Utrzymanie porządku w dokumentacji dla średnich i dużych przedsiębiorstw jest kluczowym zadaniem oraz prawdziwym wyzwaniem. Podpowiadamy zatem, jak podejść do wyboru stosownego narzędzia oraz zaplanować etapy wdrożenia.

Co to jest system workflow?

System workflow to ogólna nazwa dla rozwiązania informatycznego mającego na celu automatyzację przepływu dokumentów w przedsiębiorstwie. Firmy za pomocą specjalnego oprogramowania mogą wspomagać procesy pracy grupowej, dbając jednocześnie o porządek i bezpieczeństwo danych. Pozwoli to na znaczne zmniejszenie zużywanego papieru, a także uwolni nas od bałaganu na biurku. Przepływ pracy jest unikalnym elementem każdego przedsiębiorstwa, a workflow powinien w naturalny sposób uzupełniać już istniejące procesy. Odpowiednie narzędzie pozwoli więc lepiej zaplanować zadania dla pracowników oraz usprawnić przepływ danych wewnątrz firmy.

Podstawowe elementy systemu workflow

Najważniejszym elementem systemu jest silnik workflow, który pozwala na automatyzację obiegu dokumentów. Oprócz tego, oprogramowanie klasy ECM z reguły wyposażone jest w archiwum dokumentów, a także repozytorium plików. Archiwum wspomaga bezpieczne przechowywanie dokumentów i ich procesowanie. Repozytorium plików służy do porządkowania i zarządzania plikami z uwzględnieniem indywidualnie określonych uprawnień, które ułatwiają przepływ pracy. Uprawnienia mogą dotyczyć pojedynczych osób, wybranych stanowisk lub całych działów, dzięki czemu dostęp do wyświetlania lub edycji jest kontrolowany przez pracownika odpowiedzialnego za dany dokument oraz administratora systemu.

Z jakich etapów się składa?

Automatyzacja procesów biznesowych za pomocą silnika workflow, zaczyna się od digitalizacji dokumentów, co pozwala na utrzymanie porządku, a także umożliwia opracowanie efektywnego systemu archiwizacji. 

Archiwizacja zapewnia porządek w dokumentach różnego typu oraz indywidualnie ustalony dostęp na podstawie nadanych uprawnień. Aby dokumenty trafiły do odpowiednich bibliotek, opracowuje się obiegi elektroniczne, które odwzorowują i uzupełniają te już istniejące w przedsiębiorstwie.

Warto więc przy wprowadzaniu systemu workflow wybrać opcję, która zapewnia elastyczność projektowania obiegów. 

Kolejny krok/etap to wdrożenie narzędzia do podpisu elektronicznego.

Dlaczego warto wdrożyć system workflow? Najważniejsze korzyści

Największą korzyścią  z wdrożenia/zastosowania systemu workflow jest oszczędność czasu. Dzięki digitalizacji można zapomnieć o problemach zgubionych dokumentów i jednocześnie zredukować koszty ich obsługi.

Technologia może wspomóc człowieka w wykonywaniu podstawowych zadań w firmie, minimalizując szanse wystąpienia błędów, a także “uwalniając” czas pracowników dla wykonywania bardziej kreatywnych zadań.

Wsparcie grup roboczych

System workflow pozwala pracownikom mieć większą kontrolę nad procesami wewnątrz firmy. Poczucie odpowiedzialności za kolejne etapy jest motywujące szczególnie w sytuacji, kiedy poszczególne zadania są jasno określone, a w przypadku opóźnień łatwo jest odszukać na jakim etapie wystąpił problem i kto był za niego odpowiedzialny. Dzięki podglądowi, ile czasu zajmują poszczególne kroki, można efektywniej zarządzać pracą poszczególnych osób.

Usprawnienie obiegu dokumentów

Rozwijając platformę NAVIGATOR, szczególny nacisk kładziemy na usprawnienie przepływu danych. W zależności od uprawnień nadanych wewnątrz systemu, dokument może być dostępny dla całego działu, grup pracowników lub poszczególnych osób. Osoba odpowiedzialna za dany obieg elektroniczny ma pełną kontrolę nad dostępem do dokumentacji oraz nad przydzielaniem zadań poszczególnym osobom. 

Dodatkowe zgody lub weryfikacje można projektować warunkowo, co oznacza, że dokumenty tego samego typu będą poddawane różnym procesom, w zależności od zdefiniowanych warunków. 

Podczas obiegu dokumentu mogą wystąpić pomyłki, dlatego szczególnie przydatną funkcją jest edycja plików bezpośrednio z poziomu systemu. Dzięki temu drobne błędy nie opóźnią zbytnio procesu, a historia zmian zostanie zachowana do wglądu dla osoby odpowiedzialnej za obieg oraz innych osób z odpowiednimi uprawnieniami. 

Cyfryzacja procesów sprawia, że realizacja poszczególnych działań jest szybka i efektywna.

Automatyzacja procesów

Obieg informacji w firmie przebiega według ściśle określonych scenariuszy. Aby zachować spójność w tym obiegu, system workflow pozwala zdefiniować ścieżkę, która usprawni obieg elektroniczny. Customizacja tych ścieżek może odwzorować istniejący obieg analogowy lub stworzyć nowy workflow dostosowany do potrzeb wymiany informacji elektronicznej.

Automatyzacja procesów biznesowych to nie tylko usprawnienie przepływu dokumentów. Zaawansowane silniki sztucznej inteligencji pozwalają na przechwytywanie dokumentów ze skanera i telefonu. System OCR rozpoznaje tekst dokumentu, nawet jeśli jest to nieprzeszukiwalny dokument w formacie PDF i kwalifikuje go do odpowiedniej kategorii. To zadanie żmudne dla człowieka, podczas którego istnieje wiele możliwości pomyłek. Wykorzystując system OCR można zorganizować czas pracy ludzkiej w lepszy sposób, a przechwytywanie informacji pozostawić sztucznej inteligencji.

Lepsza organizacja zadań

Dzięki wprowadzeniu workflow, zadania w firmie stają się bardziej przejrzyste. Pozwala on na nadzorowanie obiegu dokumentu na każdym etapie, od wprowadzenia do systemu, przez zatwierdzenia, aż po archiwizację. Dzięki odgórnie ustalonym procedurom można kontrolować ile czasu zajęły poszczególne etapy procesu i wykorzystać tę wiedzę do usprawnienia procesów w przyszłości.

Jakie oprogramowanie workflow wybrać?

Każda firma ma inną kulturę organizacyjną i nie da się znaleźć narzędzia, który spełniałoby potrzeby ich wszystkich. Ze względu na to, przy wyborze narzędzia do zarządzania pracą należy zwrócić uwagę na zakres, w jakim można go konfigurować. Jeśli system jest dostosowany do indywidualnych potrzeb przedsiębiorstwa i zrozumiały dla pracowników, interakcja z nim będzie o wiele łatwiejsza i przyjemniejsza. Wdrożenie systemu będzie o tyle efektywne, o ile będzie naturalnym uzupełnieniem procesów, które już występują. 

Jakie problemy rozwiązuje system Workflow

Gdyby oprogramowanie workflow nie rozwiązywało żadnych problemów, nie miałoby rynkowej racji bytu. Głównym celem tego narzędzia jest digitalizacja przedsiębiorstwa. Przeniesienie miejsca pracy z biura do sieci, pozwala na znaczne uproszczenie życia pracowników. Nie tylko rozwiązujemy w ten sposób problem przestojów, czy niskiej efektywności, ale również problem z dostępem do zasobów. Cyfrowe środowisko pozwala na pracę z każdego miejsca i o każdej porze. Gdy potrzebujemy odpowiedniego dokumentu, nie musimy jechać do biura. Wystarczy że włączymy komórkę i wykonamy kilka kliknięć.

Innym problemem, który może zostać rozwiązany przez systemy workflow jest problem z analizą danych i co za tym idzie, podejmowaniem efektywnych decyzji. Dobry program jednocześnie zbierze się nas ogromną ilość danych, a także przetworzy je, oferując nam realne wyniki.

Jak wygląda proces wdrożenia platformy Workflow?

Wdrożenie systemu to wielka zmiana dla przedsiębiorstwa. Powinna więc wiązać się ona z dokładnym przygotowaniem. Pierwszym krokiem powinna być głęboka analiza potrzeb i stanu przedsiębiorstwa. Dopiero gdy będziemy wiedzieć jakie nasza organizacja posiada procesy, dokumenty oraz zadania, wtedy możliwym będzie zaplanowanie etapów wdrożenia. Następnym krokiem jest zbadanie czynności, które wymagają unowocześnienia lub zautomatyzowania. Jest to dobry moment by zatrzymać się na chwilę i porozmawiać z naszymi pracownikami, by dowiedzieć się z jakimi problemami mają do czynienia oraz co można by zrobić lepiej.

Po zatwierdzenie analizy przez klienta można przystapić do instalacji systemu. Wdrożenie systemu obejmuje tworzenie aplikacji, integrację z systemami zewnętrznymi, testy oprogramowania i szkolenia dla pracowników. Ostatnim etapem wdrożenia elektronicznego obiegu dokumentów jest końcowy odbiór systemu przez klienta.

Podsumowanie

Wdrożenie systemu workflow szczególnie przyda się w średniej i dużej firmie. Takie narzędzie pozwala znacznie przyspieszyć procesy komunikacji między działami, zautomatyzować obieg dokumentów wewnątrz firmy oraz tych napływających z zewnątrz. Wdrożenie narzędzia workflow poprawia bezpieczeństwo archiwizowanych danych i minimalizuje szanse zgubienia ważnych umów czy faktur, które mogły występować tylko w jednym fizycznym egzemplarzu. Dzięki wykorzystaniu zaawansowanych technik sztucznej inteligencji, można również lepiej zaplanować zadania pracowników.