Currently set to Index
Currently set to Follow

Wykorzystaj szansę jaką jest automatyzacja w biznesie

Kategoria: Blog, Zarządzanie
Era automatyzacji Archman

Coraz ciężej jest nadążyć za uciekającym światem. Jeden trend technologiczny goniony jest przez drugi, a konkurencja nigdy nie stoi biernie. Warto jest poświęcić trochę czasu i zagłębić się, w jaki sposób można na trendach tych skorzystać, póki nie jest za późno.

Kluczowym z nich jest bez wątpienia automatyzacja procesów biznesowych (tzw. process automation). Stanowi ona nie tylko wygodne narzędzie dla multi miliardowych korporacji, lecz użyteczna może być dla niemal każdego małego przedsiębiorstwa. Nawet Gartner, w zestawieniu trendów technologicznych, po raz 4 z rzędu stawia automatyzację jako dziedzinę intensywnego rozwoju, na którą przedsiębiorstwa chcące pozostać na rynku powinny zwrócić uwagę.

 

Według PwC w Polsce do końca lat dwudziestych około 18% zawodów zastąpionych może zostać poprzez automatyzację. Natomiast do połowy lat trzydziestych będzie to już co trzeci zawód*.

 

Takie są fakty. Nadchodzi era automatyzacji. Komputer już dziś jest w stanie wykonać liczne zadania efektywniej od fizycznych pracowników, a poprzez uczenie maszynowe, jest w stanie obsłużyć coraz więcej obszarów. Jakie są jednak realne korzyści wynikające z zautomatyzowania pracy w firmie?

Co trzeci zawód zostanie zastąpiony przez automatyzację do połowy lat trzydziestych

Możliwości automatyzacji procesów w biznesie

Lista procesów, które mogą zostać poddane automatyzacji jest długa i stale rozwijana. Każde powtarzalne działanie takie jak rejestracja zakupu, obieg faktury czy rejestracje wszelkiego rodzaju, mogą częściowo wykonywane być przez maszynę. Zastosowania tego narzędzia odnajduje się nie tylko w branży sprzedażowej, ale również w medycynie, usługach, technologii czy logistyce.

Ciężko jest uwierzyć, że wciąż znaleźć można firmy, które nie wykorzystują rozwiązań informatycznych umożliwiających automatyzację procesów. Często za cenę zatrudnienia jednego pracownika możesz znacznie zredukować koszty oraz czas wykonywania masy zadań. Przekłada się to również na wzrost efektywności pracy, ponieważ twoi pracownicy nie muszą poświęcać czasu na zadania powtarzalne ani marnować go czekając na komunikat. Automatyzacja pracy pomaga też ograniczyć największą zmorę, czyli błędy ludzkie wszelkiego rodzaju, niemalże do zera. Nie musisz się martwić, że zadanie nie zostanie wykonane, albo trzeba będzie je poprawiać. Takie sytuacje się zdarzają, jednak są raczej odstępstwem od reguły. Działania są ustandaryzowane. Każdy pracownik wie, co powinien robić, a nawet jeśli wystąpią problemy, platforma, dzięki wbudowanemu systemowi powiadomień, pozwoli przekazać informację wybranej osobie.

Przygotowanie firmy do automatyzacji

Pierwszym działaniem zawsze powinna być analiza i pomiar procesów. Nie da się przecenić roli określenia niezbędnych czynności oraz segmentów, które wymagają automatyzacji. Warto jest je rozpisać i zdecydować, które z nich wymagają pełnej automatyzacji, które częściowej, a które nie potrzebują jej wcale.

Znając nasze wymagania prostsze będzie wybranie odpowiedniej platformy. Wybór nie należy do najłatwiejszych, gdyż serwisów jest bardzo wiele. Decydując się, warto jest zwrócić uwagę głównie na zabezpieczenia systemu, zgodność z prawem, funkcjonalności oraz cenę za użytkownika.

Kolejnym krokiem jest zaplanowanie strategii automatyzacji oraz procesu wdrożenia w firmie. Naszym celem początkowym jest odpowiedni podział ról pomiędzy działami operacyjnymi, a IT. Dopiero wtedy zbudujemy strukturę, z której każda osoba zdolna będzie do samodzielnego wykorzystywania systemu.

Podział ról między działami operacyjnymi a IT

Podział ról jest bardzo indywidualną kwestią. Zależy on zarówno od wybranego systemu i procesów, jak i kompetencji zespołu. Ważne jest natomiast, by jasno zaprojektować procesy, biorąc pod uwagę opinie wszystkich stron w nim uczestniczącym. Z natury automatyzacja biznesowa jest zaprojektowana jak najprościej. Systemy są zbudowane w taki sposób, by każdy użytkownik mógł samodzielnie się go nauczyć w krótkim czasie.

Jak zbudować strategię automatyzacji w firmie?

Znamy już wszystkie procesy, które chcemy zautomatyzować. Następnym krokiem jest rozplanowanie ich w czasie tak, by stopniowo automatyzować coraz bardziej skomplikowane obiegi. Często popełnianym błędem jest próba wykonania wszystkich czynności jak najszybciej. Należy się jednak przygotować na miesiące wprowadzania oraz aktualizacji obecnych procesów w taki sposób, by być przygotowanym na wszelkie nieprawidłowości. Zdecydujmy w jaki sposób mierzyć będziemy efekty automatyzacji procesów biznesowych firmy.

Gdy zaczniemy już wdrażać system, a algorytmy sztucznej inteligencji przejmą pierwsze zadania, musimy pamiętać o zapewnieniu właściwej opieki dla pracowników obawiających się o swoje posady. Dlatego też warto podjąć działania informujące personel o ich sytuacji oraz stworzyć możliwości rozwoju, by uniknąć redukcji kadr.

Budowa kompetencji w firmie związanych z automatyzacją

Automatyzacja w biznesie wiąże się ze zmianą kultury pracy. Często zadania, które były wykonywane w jeden sposób przez lata, zmieniają swój sposób wykonania, co może rodzić problemy. Warto więc edukować pracowników o funkcjonalnościach oraz zaletach systemu. Dopiero uwierzenie w opłacalność automatyzacji pozwoli w pełni cieszyć się z jej korzyści. Dlatego ważne jest by unikać używania innych programów do celów, którym służy platforma, bądź, co gorsza, przeprowadzania procesów w sposób manualny.

Cierpliwość jest tutaj kluczowa. Automatyzacja firmy sama w sobie jest procesem. Trzeba przygotować się na to, że przez długi czas trzeba będzie nad nią pracować i ulepszać jej algorytmy. I o tym samym warto informować pracowników.

Dowiedz się więcej o obiegach dokumentów, AI, Business Intelligence oraz aplikacjach komponowalnych w systemie NAVIGATOR

Wątpliwości i obawy z automatyzacją w organizacji

Najczęściej przejawiającym się strachem związanym z automatyzacją jest redukcja miejsc pracowniczych. Obawy wywołane potencjalnym zastąpieniem przez nowe technologie są prawdziwe i mogą powodować negatywne morale w firmie. Pracownik niepewny swojej posady będzie pracował mniej efektywnie, bądź zrezygnuje z miejsca pracy dla bardziej bezpiecznej posady.

Wielu wymienia wysokie koszty wdrożenia i utrzymania systemu jako istotną wadę. Nie zawsze jest to jednak realna obawa, gdyż platformy automatyzujące znaleźć można prawie w każdym zakresie cenowym.

Wątpliwości może również budzić większe narażenie komputera na atak (np. hakerski). Każdy z nas słyszał o przestojach i wyciekach danych nawet w najbardziej strzeżonych organizacjach. Jest to jednak ryzyko, które nie powinno nas zatrzymywać. Platformy automatyzujące często posiadają odpowiednie certyfikaty (np. ISO 270001) oraz są pod stałym nadzorem programistów.

 

*   https://www.pwc.co.uk/services/economics/insights/the-impact-of-automation-on-jobs.html

+ posts

Specjalista do spraw marketingu, szczególnie zainteresowany tematyką SEO oraz SEM. Obecnie zabiera się za pisanie pracy magisterskiej na kierunku Zarządzanie Informacją na Uniwersytecie Jagiellońskim. Do tego uwielbia grać w bilard, gry planszowe oraz jest wielkim fanem esportu.

Porozmawiajmy







    Może Cię również zainteresować
    Sprawdź też
    Menu