Wymiana ERP – wskazówki firmy, która patrzy z boku | Archman

Wymiana ERP – wskazówki firmy, która patrzy z boku

///Wymiana ERP – wskazówki firmy, która patrzy z boku

Wymiana ERP – wskazówki firmy, która patrzy z boku

Często przyglądamy się wymianie systemu ERP. Postanowiliśmy spisać najczęściej pojawiające się problemy i dać wskazówki dot. ewentualnych rozwiązań. Może komuś się przydadzą..

Problem 1: Potrzebujemy tworzyć raporty na danych ze starego i nowego ERP. Jak sobie z tym poradzić?

Jeżeli chodzi o zestawienia o dużym stopniu ogólności i wystandaryzowane prawnie (np. rachunek zysków i strat, bilans) to zdecydowanie lepiej je robić za okresy stare – w starym systemie, za nowe – w nowym. Jeżeli chodzi o raporty szczegółowe, to najlepszym rozwiązaniem jest zrzucenie danych ze starego i nowego systemu do jednej bazy danych. W trakcie tego procesu można stare kategorie zmapować z nowymi, stary plan kont z nowym etc. Proces może być powtarzalny raz na dobę lub nawet częściej. O ile dane ze starego ERP się nie zmieniają znacząco (z wyjątkiem drobnych korekt) o tyle dane z nowego ERP będą przyrastać dynamicznie. Co ciekawe agregowanie danych raportowych w osobnej bazie (tzw. hurtowni danych) jest działaniem rekomendowanym również po zakończeniu wdrożenia ERP. Odciąża bazę transakcyjną, pozwala łączyć dane  z różnych źródeł (ERP, inne systemy, pliki Excel, etc.). Więc taki problem może paradoksalnie przenieść firmę na wyższy poziom kultury raportowania – opartej o architekturę Business Intelligence, która jest dosyć odporna na wymianę systemów dziedzinowych ( w tym ERP).

Problem 2: Nowy system ERP miał działać od stycznia. Ile możemy się opóźnić?

Jeżeli nie ma perspektyw na zakończenie wdrożenia w pierwszym kwartale, to lepiej wyznaczyć sobie kolejną okrągłą datę. Oczywiście jeżeli chcemy minimalizować pracę, to najlepiej przesunąć to na następny rok. Z drugiej strony ERP musi działać w sposób ciągły. Data 31 grudnia nie jest dla niego magiczna. Można rozpocząć użytkowanie od 1 lipca. Tyle tylko, że wizja tworzenia dodatkowego bilansu, inwentaryzacji magazynów etc. z reguły odstrasza księgowych.

Problem 3: Czy nowym ERP powinniśmy obsłużyć wszystkie procesy w firmie?

Zdecydowanie nie. Wizja obsłużenia w jednym systemie wszystkich procesów zmierza do kolosalnych kosztów i słabej funkcjonalności. Nie mówiąc już o czasie wdrożenia i zmęczeniu ludzi. ERP sprawdza się przy procesach relatywnie stabilnych (produkcja, logistyka, kadry, płace, księgowość). Niektórzy uważają, że to aż nadto dla jednego systemu i wydzielają produkcję (lub nawet płace) do systemów bardziej zaawansowanych w tej dziedzinie, lub po prostu lepiej przygotowanych prawnie w danym kraju.

Dla procesów zmiennych (które dzisiaj wyglądają tak, ale jutro mogą wyglądać inaczej) zdecydowanie lepszym rozwiązaniem są systemy typu Workflow. One z reguły udostępniają użytkownikowi możliwość rozbudowy (lub przebudowy) procesów i formularzy.

Problem 4: Konsultanci pytają o szczegóły, a my nie umiemy odpowiedzieć. Czy to znaczy, że nie jesteśmy przygotowani do wdrożenia?

To zależy. Największym błędem firmy jest opóźnianie zrobienia porządku z tym co oczywiste, zanim faktycznie rozpocznie się wdrożenie ERP. To są głównie kategoryzacje, kartoteki, słowniki. Większość z nich firmy posiadają i w większości wiedzą, że wymagają uporządkowania. A mimo wszystko ściąga się na ostatnią chwilę i dopiero jak wdrożeniowcy naciskają, to się to przygotowuje na szybko.

Drugą grupą są informacje, których nie wiemy, bo tego wcześniej nie robiliśmy i nie potrafimy sobie tego wyobrazić. Ciężko za to winić ludzi. Dlatego w procesach nowych warto wdrażać je iteracyjnie. Są do tego gotowe metodyki zarządzania (SCRUM, AGILE), które są naprawdę skuteczne. Tylko obie strony (dostawca i firma) muszą stworzyć sobie na to przestrzeń w umowach.

Problem 6: Czy system ERP łączy się z innymi systemami czy inne systemy z ERP? Jak zapewnić bezpieczną i skuteczną wymianę danych?

Warto na początku ustalić te reguły dla wszystkich systemów i firm, które je obsługują. System ERP powinien być ustawiony w centrum i wszystkie inne powinny z niego w miarę swobodnie czytać informacje oraz je wstawiać i aktualizować. Częstym błędem jest niedopilnowanie dostarczenia API dla systemu ERP, co później skutkuje koniecznością zlecania firmie serwisującej obsługę każdorazowej integracji. Jeszcze bardzie profesjonalnym rozwiązaniem jest wdrożenie tzw. szyny danych i wpinanie każdego kolejnego systemu w tą szynę. Dzięki temu wszystkie istotne informacje przepływają przez szynę i są dostępne dla każdego systemu w firmie.

Problem 7: Czy warto przez jakiś czas prowadzić ewidencję podwójnie: w starym i nowym ERP? Jeżeli tak, to jak długo?

Raczej nie a jeżeli już to przez bardzo krótki okres. W zależności od ilości transakcji może to być maksymalnie 1-2 miesiące. Zaletą podwójnej ewidencji jest możliwość testowania nowego systemu i dodatkowe eliminowanie ryzyka (że coś nam nie zadziała w nowym ERP). Z drugiej strony podwójna praca może generować dodatkowe błędy ludzkie.

Problem 8: Dopiero wdrożyliśmy a już trzeba to zmieniać… Jak skutecznie zarządzać wdrażaniem zmian w ERP?

Zmiany nie są niczym złym. Każdy system (również ERP) powinien wspierać organizację w nieustannym ulepszaniu jej procesów. Jeżeli jest dobra współpraca z firmą wdrażającą/serwisującą system, to metodyka zarządzania oparta na szybkich, małych iteracjach pozwoli w krótkim czasie zmodyfikować nawet trudny proces. Trzeba oczywiście nastawić się na dodatkowe prace związane z testami nowej wersji i zadbać o odpowiednią infrastrukturę do wprowadzania zmian (najlepiej wszystkie systemy wyposażone w API). Ale co do zasady przekonfigurowanie systemów do nowej wizji procesu jest zdecydowanie łatwiejsze niż przekonfigurowanie personelu.

Autorzy: Zespół Archman

2018-02-16T18:42:34+00:00 19 01 2018|Rozwiązania informatyczne|