Currently set to Index
Currently set to Follow

Zalety korzystania z elektronicznego obiegu dokumentów

Kategoria: Blog, Rozwiązania informatyczne
Zalety korzystania z elektroniczniego obiegu dokumentów Archman

Wraz z rozwojem technologicznym zaczął ulegać zmianie także sposób organizacji pracy oraz przepływu danych wewnątrz firm. Coraz więcej przedsiębiorców zauważa wady wynikające ze stosowania tradycyjnego obiegu i odchodzi od papierowych dokumentów na rzecz systemów elektronicznych. Jeśli też chciałbyś usprawnić przepływ dokumentów w swojej firmie, w tym artykule poznasz zalety elektronicznego obiegu dokumentów i dowiesz się, czemu warto go wybrać.

Elektroniczny obieg dokumentów – jak działa?

Elektroniczny obieg dokumentów to system, za pomocą którego można przenieść całą swoją dokumentację do wersji elektronicznej i wykonywać wszystkie postępowania z nią związane z poziomu platformy. Aby to było możliwe, program NAVIGATOR wykorzystuje mechanizmy sztucznej inteligencji w celu zautomatyzowania systemu zarządzania dokumentami. Składają się na to trzy elementy: digitalizacja dokumentów, stworzenie dla nich procedur i obiegów oraz wdrożenie podpisu elektronicznego. Po zaaplikowaniu ich, dzięki silnikowi Workflow, system automatycznie wykonuje określone czynności i na podstawie rezultatów podejmuje następne kroki.

Jakie są zalety elektronicznego obiegu dokumentów?

Zalet wynikających ze stosowania elektronicznego obiegu dokumentów jest całe mnóstwo. Zaczynając od dostępności i wygody, poprzez usprawnienie pracy aż po zwiększenie bezpieczeństwa, zapewnia on korzyści zarówno dla pracodawców jak i pracowników. Jest on także bardzo wszechstronny i uniwersalny – dzięki funkcji personalizacji oraz możliwości tworzenia własnych aplikacji można go dopasować do każdej firmy niezależnie od wielkości oraz branży, dlatego każda firma może skorzystać na tym rozwiązaniu.

Zwiększenie efektywności

Jedną z najważniejszych zalet tej metody jest zwiększenie efektywności pracy. Dzięki zautomatyzowaniu procesów, rozdzielanie projektów oraz zarządzanie dokumentami staje się dużo prostsze i przyjemniejsze. Nie musimy już ręcznie pisać dokumentów, drukować ich, samemu przenosić z jednego miejsca do drugiego i wprowadzać do systemu, ponieważ wystarczy do tego kilka kliknięć myszy. Korzystanie z platformy do elektronicznego obiegu umożliwia wykonanie za jednym zamachem nawet paru czynności naraz, jak na przykład wysłanie pliku do kilku osób jednocześnie, co byłoby niemożliwe przy tradycyjnej metodzie z papierową dokumentacją. Pozwala także zmniejszyć czas wyszukiwania dokumentów, dzięki inteligentnemu archiwum z efektywnym systemem wyszukiwania, a także przyspieszyć procesy rekrutacyjne. Znacznie usprawnia to pracę wszystkich podmiotów, oszczędzając tym samym ich czas, który mogą spędzić na następnych zadaniach.

Zmniejszenie ilości błędów

To naturalne, że każdy popełnia błędy. Nawet jeśli jesteśmy specjalistami w swojej dziedzinie lub wykonywaliśmy pewne zadanie już wiele razy, małe bądź większe błędy są nieuniknione. Nie jest to zwykle nic poważnego, jednak naprawa ich zatrzymuje nas na jakiś czas oraz spowalnia naszą pracę. Kiedy natomiast wyeliminujemy pierwiastek ludzki z części procesów, które może wykonać maszyna zauważymy, że wpłynie to również na ilość błędów popełnianych podczas tworzenia oraz procesowania dokumentów. Dzieje się tak dlatego, że narzędzie AI posiada funkcje analizy danych, weryfikacji ich poprawności oraz alarmowania o niebezpiecznych operacjach. Oczywiście nie jesteśmy w stanie całkowicie zniwelować wszystkich błędów, jednakże system potrafi uczyć się na podstawie przetwarzanych dokumentów, dzięki czemu z każdym odczytem zmniejsza się margines jego błędów, przez co może skutecznie poprawić jakość wykonywanej pracy.

Łatwa dostępność danych

Przechowywanie dokumentacji firmy w obrębie jednej platformy sprawia, że wszystkie potrzebne dane oraz dokumenty mamy zawsze w zasięgu ręki i możemy z jej poziomu wykonywać potrzebne zadania. Jest to dużym udogodnieniem zwłaszcza w obecnych czasach, kiedy wiele firm przeniosło się na pracę zdalną. Z racji tego, że program Navigator jest stworzony na przeglądarce internetowej oznacza to, że jedyne czego potrzebujemy to połączenie z siecią wifi, i możemy mieć dostęp do dokumentów zdalnie, z każdego miejsca na ziemi. Ponadto działa on na wszystkich urządzeniach mobilnych, takich jak telefony komórkowe oraz tablety, dzięki zastosowaniu techniki RWD, która pozwala na dostosowywanie się do różnych wielkości ekranów.

Ochrona przed utratą danych

Bezpieczeństwo oraz ochrona danych jest podstawą w każdej firmie, dlatego tak ważne jest wybranie właściwego sposobu zarządzania dokumentacją. Tradycyjna metoda z użyciem papierowych dokumentów jest bardzo niepewna, ponieważ są one narażone na uszkodzenie lub dostanie się wrażliwych informacji w niepowołane ręce. Navigator poza swoją funkcjonalnością zapewnia także bezpieczeństwo przesyłanych danych oraz archiwizowanych dokumentów, dzięki wielopoziomowej kontroli dostępu oraz możliwości decydowania kto z pracowników ma dostęp do konkretnych informacji.

Obniżenie kosztów księgowania

Korzystanie z oprogramowania do obiegu dokumentów takiego jak Navigator wpływa także korzystnie na dział księgowości. Możemy zapomnieć o stercie faktur w segregatorach i szaf pełnych dokumentów, ponieważ wszystko to znajduje się jednym miejscu, co znacznie obniża koszty oraz ułatwia pracę. Zintegrowany z dokumentami, a czasem nawet i bankiem, moduł płatności pozwala na monitorowanie finansów, w tym planowanie i analizę budżetu na podstawie dokumentów z obiegu oraz zatwierdzanie faktur kosztowych.

Podsumowanie

Wszystkie te właściwości sprawiają, że elektroniczny obieg dokumentów jest obecnie najlepszym i najbardziej opłacalnym rozwiązaniem dla firm. Wymaga on odrobinę pracy oraz inwestycji na początku jego wprowadzania, jednak już po niedługim czasie można zauważyć diametralne zmiany, które pozytywnie wpływają na działanie całej organizacji. Wdrożenie odpowiedniego narzędzia informatycznego nie tylko pozwoli zaoszczędzić czas i pieniądze, ale także poprawi jakość wykonywanych zadań i umożliwi skupienie się na rozwoju i udoskonaleniu wykonywanych usług.

+ posts

Specjalista ds. marketingu, codziennie rozwijająca swoją wiedzę z zakresu marketingu oraz nowych technologii. Absolwentka kierunku Produkcji Filmowej i Telewizyjnej na Uniwersytecie w Bradford. W wolnych chwilach lubi oglądać filmy, robić zdjęcia oraz uczyć się grać na pianinie.

Porozmawiajmy







    Może Cię również zainteresować
    Sprawdź też
    Menu