Uprawnienia w systemie NAVIGATOR
W systemie NAVIGATOR zaimplementowany jest złożony system uprawnień. Uprawnienie do konkretnego elementu systemu (dokumentu, elementu słownika, budżetu itd.) mogą wynikać z bezpośrednich uprawnień dla użytkownika, struktury organizacyjnej, przynależności do grup czy ról w systemie. Dodatkowo uprawnienia mogą zależeć od powiązań obiektu takich jak kategoria dokumentu, struktura zadań podrzędnych czy struktura budżetu.
We wcześniejszych wersjach systemy uprawnienia były ograniczone do wybranych kategorii obiektów, np. dokumentów. Od wersji 5.2 uprawnienia są systematycznie dodawane do wszystkich elementów systemu.
Z reguły uprawnienia są widoczne w zakładce Uprawnienia. Powyżej typowy widok zakładki na przykładzie dokumentu.
Trochę inaczej wyglądają uprawnienia np. dla kategorii dokumentu. Po wejściu do edycji kategorii uprawnienia są na dole ustawień.
Podstawowe ustawienia
W systemie istnieją trzy poziomy uprawnień:
Odczyt – użytkownik widzi obiekt ale nie może go usunąć ani modyfikować
Modyfikacja – Użytkownik może edytować obiekt oraz usunąć go.
Dodawanie – Uprawnienie występuje na poziomie kategorii dokumentu czy struktury budżetowej. Użytkownicy z uprawnieniami do dodawania elementu mogą tworzyć nowe obiekty (dokumenty, budżety itd.) oraz edytować elementy utworzone przez siebie.
Użytkownik mający uprawnienia do modyfikacji może dodać uprawnienia.
Jak widzimy, uprawnienia możemy dodać dla:
Struktury organizacyjnej – uprawnienia otrzymują wszyscy pracownicy z danej struktury (np. Pion ekonomiczny) oraz z podległych jednostek (np. Dział Finansowo-Księgowy). Wybierając strukturę organizacyjną możemy wybrać również konkretne stanowisko, np. Główny księgowy.
Użytkownika – tu możemy wybrać konkretnego użytkownika, np. Ewę Bielawską
Ważna uwaga: choć wydaje się że jest niewielka różnica między stanowiskiem a użytkownikiem to konsekwencje wyboru jednej lub drugiej opcji są znaczące. Jeżeli wybierzemy stanowisko to uprawnienia zawsze będą przypisane do tego stanowiska i jeżeli np. Ewa Bielawska odejdzie ze stanowiska Kierownika działu controllingu to straci uprawnienia do danego obiektu a nowy kierownik automatycznie zyska uprawnienia. Jeżeli jednak przypiszemy urawnienia do użytkownika to po zmianie stanowiska Ewa Bielawska nadal będzie miała uprawnienia do obiektu jednak nowy kierownik działu controllingu takich uprawnień już nie będzie miał.
Grupa – Uprawnienia dostają wszyscy członkowie grup oraz grup podrzędnych.
Rodzina stanowisk – Uprawnienia dla stanowisk z konkretnej grupy staowisk (opcja przy definicji stanowiska)
Poziom zarządzania – Uprawnienia dla stanowisk z konkretnego poziomu rzarządzania (opcja przy definicji stanowiska)
Aby móc zapisać nowe uprawnienia należy wybrać poziom uprawnień: Modyfikacja lub Odczyt
Na koniec warto dodać, że użytkownik który ma prawo do odczytu dokumentu ma również prawo do dodawania komentarzy. Jeżeli w komentarzu zostanie oznaczona osoba, która nie ma uprawnień do odczytu dokumentu to po zapisaniu komentarza zostaną nadane tej osobie takie uprawnienia. System ostrzega przez taką sytuacją stosownym komunikatem:
Role
Oczywiście ustawienia indywidualne dla każdego elementu systemu byłyby bardzo pracochłonne, dlatego w systemie zaimplementowany został system ról. Wraz z systemem dostajemy zestaw predefiniowanych ról do modułów zainstalowanych w systemie. W każdej chwili możemy dodawać własne role. Lista ról znajduje się w Ustawienia > Personalizacja > Role
Najważniejsze informacje są w kolumnach Nazwa oraz Moduł. Określają one typ uprawnień oraz moduł do którego uprawnienia się odnoszą. Dla standardowych ról mamy następujące ustawienia:
Administrator – użytkownik przypisany do tej roli ma uprawnienia do odczytu, modyfikacji i dodawania zarówno dokumentów jak i kategorii dokumentów. Dodatkowo może dodawać uprawnienia do elementów.
Standardowy użytkownik – użytkownik przypisany do tej roli ma uprawnienia do modułu czyli widzi moduł i może widzieć elementy w danym module. Uprawnienia szczegółowe do poszczególnych elementów wynikają np. z uprawnień do kategorii dokumentu czy samego dokumentu.
Oznacza to, że administrator modułu będzie widział wszystkie dokumenty nawet w sytuacji, gdy nie ma uprawnień do kategorii dokumentu czy samego dokumentu. Osoba taka może nie być wymieniona w zakładce Uprawnienia dla dokumentu.
Przypisanie użytkownika do roli
Przypisanie roli do użytkownika odbywa się przez moduł HR > Struktura > Pracownicy. W zakładce Uprawnienia znajduje się drzewo z modułami oraz rolami przypisanymi do modułów. Przypisanie odbywa się przez zaznaczenie checkboksa przy roli
Uprawnienia do aplikacji
Uprawnienia do aplikacji działają w podobny sposób jak uprawnienia standardowego użytkownika do modułu.
Po wybraniu aplikacji, wejściu do konfiguracji aplikacji w pierwszej pozycji (Informacje ogólne) jest zakładka Uprawnienia. W tej zakładce można przypisać uprawnienia do aplikacji dla poszczególnych użytkowników.
Uprawienia do aplikacji nie zmieniają uprawnień do poszczególnych dokumentów znajdujących się wewnątrz niej. Pozwalają jedynie zobaczyć samą aplikację.
Rodzaje uprawnień
Uprawnienia do obiektu
Jest to standardowy rodzaj uprawnień opisany powyżej. Do każdego obiektu (dokumentu, budżetu, kategorii dokumentu, modułu, aplikacji itd.) można przypisać uprawnienia dla użytkownika, grupy użytkowników lub struktury organizacyjnej.
Uprawnienia z obiegu
Każdy użytkownik, który jest wykonawcą kroku obiegu dostaje uprawnienia do modyfikacji dokumentu na którym jest uruchomiony obieg. Jeżeli wcześniej użytkownik nie miał żadnych uprawnień do dokumentu to po wykonaniu kroku obiegu ma uprawnienia do odczytu dokumentu (traci uprawnienia do modyfikacji). Jeżeli wcześniej miał uprawnienia to po wykonaniu kroku nadal ma te same uprawnienia.
Jak widać na powyższym przykładzie Ewa Bielawska ma zarówno uprawnienia z obiegu jak i uprawnienia do dokumentu. Adam Kruczek ma tylko uprawnienia z obiegu. W kolumnie Kod uprawnień litera B mówi o uprawnieniach z obiegu.
Wraz z uprawnieniami z obiegu każdy użytkownik może standardowo:
- Skonsultować dokument w obiegu z dowolnym użytkownikiem -> nowy użytkownik otrzymuje uprawnienia do odczytu tego dokumentu
- Przekazać krok do dowolnego użytkownika -> nowy użytkownik otrzymuje uprawnienia takie jak miał użytkownik przekazujący do tego dokumentu
- Wspomnieć dowolnego użytkownika w komentarzach -> nowy użytkownik otrzymuje uprawnienia do odczytu tego dokumentu
- Nadać uprawnienia dowolnemu użytkownikowi jeżeli ma uprawnienia do modyfikacji dokumentu -> nowy użytkownik otrzymuje nadane uprawnienia do tego dokumentu
Dziedziczenie uprawnień
Obok uprawnień przypisanych do obiektu są również uprawnienia dziedziczone z elementu nadrzędnego lub z kategorii dokumentu. Podczas edycji dokumentu, w zakładce Uprawnienia widoczny jest checkbox który steruje dziedziczeniem uprawnień:
Po wyłączeniu tej opcji na tym samym dokumencie ilość osób z uprawnieniami wyraźnie maleje. W tabeli uprawnień, w kolumnie Rodzaj opisane są uprawnienia Dziedziczone.
Z reguły większość uprawnień do obiektów w systemie to uprawnienia dziedziczone z kategorii lub z elementów nadrzędnych. Dzięki temu łatwiej zarządza się dostępem do dokumentów gdyż wystarczy ustawić standardowe uprawnienia dla np. faktur sprzedaży niż dla każdego z dokumentów z osobna.