Akcje systemowe: Wydruk

Drukuj na podstawie szablonu

Akcja służy do generowania plików na podstawie szablonów Word zawierających dane z formularza dokumentu. Dokładny opis przygotowania szablonu oraz konfiguracji akcji znajduje się w dokumentacji.

Katalog plików: Wskazujemy folder w aplikacji Pliki, w którym są przechowywane szablony wydruku. Wybieramy interesujący nas szablon wydruku.
Szablon wydruku: Wskazujemy szablon wydruku w aplikacji Pliki. System pokazuje tylko pliki umieszczone w folderze wskazanym w polu Katalog plików. Szablon musi być odpowiednio skonfigurowany i zawierać odwołania do kodów pól formularza. Dokładny opis konfiguracji szablonu znajduje poniżej. Możemy tu również wskazać pole na formularzu, do którego podpięta jest lista plików. W ten sposób można stworzyć typ dokumentu, w którym użytkownik będzie wybierał dla konkretnego dokumentu na jakim szablonie wygenerować wydruk.
Dokument: ID dokumentu, z którego dane zostaną umieszczone na wydruku. Można podać pole na formularzu, zawierające referencje do dokumentu (np. pole wskazane w akcji Utwórz > Zachowaj ID w) lub wybrać pole systemowe.
Użytkownik: Id użytkownika, który zostanie zapisane jako osoba modyfikująca dokument.
Nazwa wydruku część 1-3: Wpisujemy człony nazwy wygenerowanego pliku, które będą rozdzielone zdefiniowanym separatorem. Można wpisac nazwy ręcznie lub wskazać pole na formularzu.
Separator nazw: Wskazujemy symbol (np. / _ -) , który będzie rozdzielał części nazw wydruku.
Format daty: Wskazujemy format daty umieszczonej na wydruku. Używamy: dd, DD, mm, MM, yy, YY, yyyy, YYYY.
Format wydruku: wybieramy format wydruku PDF lub Word.
Drukuj z zadania powiązanego: Po zaznaczeniu tej opcji dane do wydruku będą pobierane z formularza powiązanego zadania do dokumentu.

Jak tworzyć szablony w programie Word?

Aby skonfigurować szablon kompatybilny z akcją należy po prostu stworzyć plik o rozszerzeniu „.docx”, przeniesienie danych z formularza na wydruk będzie się odbywało za pomocą pól typu „MergeField”. System sprawdza szablon oraz formularz i paruje pola formularza do pól szablonu na podstawie kodu pola. W celu dodania pola do szablonu w edytorze Word należy przejść do zakładki Wstawianie, z sekcji Tekst wybrać Szybkie części -> Pole…

Następnie należy wybrać kategorie Korespondencja seryjna oraz nazwy pól MergeField.

Do uzupełnienia pozostaje Nazwa pola – na podstawie tej nazwy oraz kodu pola na formularzu  akcja będzie mapować wartości. Po konfiguracji pola typu MergeField otrzymamy wartość takiej postaci:

«pole_tekstowe»

Szczegółowy opis konfigurowania elementów formularza na potrzeby wydruku znajduje się w dalszej części artykułu.

Gdzie wgrać szablon wydruku?

Szablon wydruku należy wrzucić do modułu Pliki do dowolnego katalogu plików. Dobrym zwyczajem będzie utworzenie specjalnego katalogu do przechowywania szablonów wydruku. Dzięki temu łatwiej będzie zarządzać szablonami. Dodatkowo, jeżeli chcemy wybierać szablon wydruku na formularzu dokumentu to użycie dedykowanych katalogów na szablony pozwoli na łatwe ograniczanie ilości dokumentów do wyboru.

Konfigurowanie wyboru szablonu wydruku na formularzu

Często nie możemy stworzyć statycznego przypisania szablonu do akcji wydruku. Chcemy, by to użytkownik mógł wybierać na jakim szablonie przygotować plik. Możemy to osiągnąć dodając na formularzu pole typu Autowyszukiwanie, do którego podepniemy listę plików.

Na powyższym zrzucie ekranu widać przykładową konfigurację atrybutu do wyboru szablonu. Podpięta jest systemowa lista Pliki.

W Warunkach musimy jedynie wskazać kolumny listy, które będą używane przez atrybut. Ważne by wskazać kolumnę ID gdyż po niej system identyfikuje plik. Druga kolumna będzie wyświetlana w atrybucie więc powinna się tu znaleźć wartość która pozwala użytkownikowi wybrać właściwy szablon czyli np. nazwa pliku.

Ostatnim elementem, który powinniśmy zrobić jest dodanie filtrów do listy. Jest to zwłaszcza istotne, gdy używamy standardowej listy plików. Bez filtrów użytkownik dostałby listę wszystkich plików czyli mógłby widzieć setki a nawet tysiące elementów. W powyższym przykładzie użyto dwóch filtrów. Lista została ograniczona do plików znajdujących się w katalogu Wzory wydruków oraz do plików, których nazwa Umowa. Jeżeli w systemie skonfigurowany jest system katalogów dla szablonów wydruku w ten sposób, że jeden katalog zawiera szablony tylko jednego typu to wystarczy ograniczyć listę do odpowiedniego katalogu.

Jak podpiąć szablon pod krok obiegu?

Jeśli chcemy, aby wydruk tworzył się automatycznie podczas obiegu dokumentu, możemy podpiąć akcję pod konkretny krok obiegu interesującego nas dokumentu. W przykładzie posłużymy się obiegiem faktury sprzedaży.

Uwaga! Jeśli nie wiesz, w jaki sposób konfiguruje się procedurę obiegu dla dokumentu, zapoznaj się z informacjami podanymi tutaj, a później wróć do tego miejsca, aby kontynuować podpięcie akcji.

Przechodzimy do modułu Obiegi -> Procedury. Z listy dostępnych procedur wybieramy tę, dla której chcemy tworzyć wydruk, a następnie przechodzimy do jej edycji. Wydruk możemy podpiąć na dowolnym kroku, jednak zalecane jest, aby stworzyć oddzielny krok, który wykonywać będzie akcję wydruku. (To rozwiązanie udostępnia nam informację o tym, że została wykonana akcja wydruku tak, aby każdy użytkownik miał pojęcie o tym, co działo się z dokumentem i skąd wziął się wydruk.)

Krok nazywamy, tak aby wskazywał na to, co jest na nim wykonywane, a następnie ustawiamy Wykonawcę jako Wykonanie automatyczne.

Zapisujemy zmiany, a następnie zjeżdżamy na sam dół strony do sekcji Akcje i wybieramy Wydruk: Drukuj na podstawie szablonu. (Jeśli po zjechaniu na sam dół sekcja nie jest widoczna, oznacza to, że zmiany nie zostały zapisane. Sekcja pojawia się dopiero po wykonaniu zapisu.)

Jak podpiąć szablon pod przycisk?

Aby podpiąć przycisk pod przycisk na formularzu, musimy stworzyć nową procedurę, która zawierać będzie tylko jeden krok – wykonujący akcję.

Przechodzimy do modułu Obiegi -> Procedury. Gdy pojawi się lista z procedurami, klikamy przycisk Dodaj. Nazywamy procedurę w nawiązaniu do tego, co będzie się w niej działo. Następnie, koniecznym jest zaznaczenie checkboxa „tryb akcji„, aby system wiedział, że nasza procedura wykorzystywana będzie jako akcja. W polu Dotyczy dokumentu wybieramy dokument, na którym znajdować się będzie przycisk do generowania wydruku.

Zapisujemy zmiany i przechodzimy do zakładki Działania. Tak jak w punkcie wyżej, tworzymy nowy krok i konfigurujemy akcję wydruku, zgodnie z opisem zamieszczonym w poprzedniej sekcji. Po zakończeniu konfiguracji zapisujemy zmiany. Tak skonfigurowaną procedurę z jednym krokiem możemy podpiąć pod przycisk.

Przechodzimy do modułu Ustawienia -> Personalizacja -> Typy dokumentów. Wyszukujemy typ, na którym dodajemy przycisk i przechodzimy do jego edycji. Wybieramy drugą zakładkę, Formularz, edytujemy którąkolwiek pozycję z listy. Po otwarciu się okna z Edycją, wybieramy przycisk Więcej -> Dodaj element. Dodajemy nowy przycisk, konfigurując go zgodnie z poniższym screenem:

Zmiany zapisujemy. Przycisk jest już gotowy do użycia.

Jak dostosować pole formularza do wydruku?

Aby to zrobić należy edytować formularz i przejść do pola, które chcemy zmapować z wcześniej skonfigurowanym polem MergeField i uzupełnić wartość pole Kod zgodnie nazwą pola MergeField. Należy również pamiętać, że pole musi być aktywne na danym typie dokumentu.

Tak skonfigurowane pola oraz wydruk pozwoli nam otrzymać efekt:

• Szablon Word

Pole tekstowe

«pole_tekstowe»

• Wartość na formularzu

• Po uruchomieniu akcji z rozszerzeniem

Podstawowe możliwości rozszerzenia – przykłady

Rozszerzenie obsługuje podstawowe typy pól, takie jak: Liczba całkowita, Liczba zmiennoprzecinkowa, Tekst czy Daty.

• Konfiguracja szablonu:

            Liczba całkowita

                  «LiczbaCalkowita»

            Liczba zmiennoprzecinkowa

                  «LiczbaZmiennoprzecinkowa»

            Pole tekstowe

                  «pole_tekstowe»

            Data

                  «data»

• Formularz

• Efekt

Microsoft Word pozwala na ustawienie formatowania dla pól typu liczba lub czas. Przykładu użycia formatowań można znaleźć na wielu stronach w Internecie, np. na tej stronie.

Lista wbudowana oraz lista atrybutów

Aby skonfigurować listę należy w szablonie użyć znaczników RangeStart:<nazwaListy> jako początek zakresu oraz RangeEnd:<nazwaListy> jako koniec, gdzie <nazwaListy> to nazwa, która musi być równa kodowi listy wbudowanej na formularzu. Jeśli chodzi o nazwy pól, tj. kolumn – musimy użyć wartości wpisanej w kod kolumny z danej listy wbudowanej.

• Konfiguracja szablonu

• Formularz dla listy

• Formularz dla listy atrybutów

• Efekt

Elementy

Nazwy kolumn elementów są adekwatne do nazw kolumn zwróconych jako obiekt Navigator.Model.Document.Element. W teorii kolumny powinny być równoznaczne z kolumnami z tabeli DoEl, natomiast różnić mogą się pojedyncze właściwości. Poniżej lista dostępnych pól:

• Konfiguracja szablonu

• Formularz

• Efekt

Stawki VAT

Analogicznie do elementów z punktu 5 – jako nazwy kolumn służą wartości z obiektu Navigator.Model.Document.Vat oraz tabeli DoVa.

• Konfiguracja szablonu

• Formularz

• Efekt

Pole typu HTML

Obsługa pola html jest identyczna jak obsługa podstawowych pól opisanych w poprzedniej części artykułu.

• Konfiguracja szablonu

HTML

«poleHTML»

• Formularz

• Efekt

Obieg

Istnieje również możliwość wyciągania konkretnych wartość z procedury obiegu. Głównym celem zabiegu jest wyrzucenie na wydruk osoby akceptującej oraz daty wykonania czynności. W tym celu należy skonfigurować pole MergeField według schematu:

Workflow_nazwaKroku_nazwaKolumny

Gdzie Workflow jest to stała, nazwaKroku jest to kod kroku obiegu, do którego chcemy się odwołać, natomiast nazwaKolumny jest to nazwa kolumny z tabeli WoAt oraz z obiektu Navigator.Model.Workflow.Activity. Poniżej lista obsłużonych kolumn oraz przykłady użycia:

ActivityId, Completed, FinishDate, FinishUser, FinishUser_Structure (struktura osoby wykonującej krok), Hdate, ID, StartDate, StatusId, WorkflowIdd

• Konfiguracja szablonu

Obieg

Wykonał(użytkownik): «Workflow_test1_FinishUser»

Wykonał(struktura): «Workflow_test1_FinishUser_Structure»

Data wykonania: «Workflow_test1_FinishDate»

• Formularz

• Efekt

Zdefiniowane stałe wartości

Poniżej lista zdefiniowanych dodatkowych, często używanych wartości, które obsługuje rozszerzenie PrintWord.dll

Dodatkowe – zdefiniowane stałe wartości

• Wartość dokumentu słownie: «ValueInWords»
  • Uzasadnienie: Wartość brutto dokumentu. Obsłużone jedynie dla waluty PLN oraz w języku polskim
  • Wymagania:
    • Aktywne pole na formularzu Brutto
• Aktualna data: «DateTimeNow»
  • Uzasadnienie: Możliwość wrzucenia na wydruk aktualnej daty wraz z formatowaniem
  •  Wymagania:
    • Brak
• Waluta: «Currency»
  • Uzasadnienie: Możliwość wrzucenia na wydruk waluty dokumentu
  •  Wymagania:
    • Aktywne pole na formularzu Waluta
• Firma nazwa: «CompanyName»
  • Uzasadnienie: Nazwa firmy z której jest dokument
  •  Wymagania:
    • Aktywne pole na formularzu Firma
• Firma adres: «CompanyAddress»
  • Adres firmy, z której jest dokument
  •  Wymagania:
    • Aktywne pole na formularzu Firma
    • Pod daną firmę musi być podpięty kontrahent
• Firma kod pocztowy: «CompanyZip»
  • Kod pocztowy firmy z której jest dokument
  •  Wymagania:
    • Aktywne pole na formularzu Firma
    • Pod daną firmę musi być podpięty kontrahent
• Firma NIP: «CompanyNIP»
  • NIP firmy z której jest dokument
  •  Wymagania:
    • Aktywne pole na formularzu Firma
    • Pod daną firmę musi być podpięty kontrahent
• Firma numer bankowy: «CompanyAccountNumber»
  • Numer bankowy firmy z której jest dokument
  •  Wymagania:
    • Aktywne pole na formularzu Firma
    • Pod daną firmę musi być podpięty kontrahent
• Kontrahent nazwa: «ContractorName»
  • Nazwa kontrahenta
  •  Wymagania:
    • Aktywne pole na formularzu Kontrahent
• Kontrahent adres: «ContractorAddress»
  • Adres kontrahenta
  •  Wymagania:
    • Aktywne pole na formularzu Kontrahent
• Kontrahent kod pocztowy: «ContractorZip»
  • Kod pocztowy kontrahenta
  •  Wymagania:
    • Aktywne pole na formularzu Kontrahent
• Kontrahent NIP: «ContractorNIP»
  • NIP kontrahenta
  •  Wymagania:
    • Aktywne pole na formularzu Kontrahent
• Kontrahent numer bankowy: «ContractorAccountNumber»
  • Numer bankowy kontrahenta
  •  Wymagania:
    • Aktywne pole na formularzu Kontrahent

• Odbiorca nazwa: «DeliveryName»
  • Nazwa odbiorcy
  • Wymagania:
    • Aktywne pole na formularzu Odbiorca
• Odbiorca adres: «DeliveryAddress»
  • Adres odbiorcy
  •  Wymagania:
    • Aktywne pole na formularzu Odbiorca
• Odbiorca kod pocztowy: «DeliveryZip»
  • Kod pocztowy odbiorcy
  •  Wymagania:
    • Aktywne pole na formularzu Odbiorca
• Odbiorca NIP: «DeliveryNIP»
  • NIP odbiorcy
  •  Wymagania:
    • Aktywne pole na formularzu Odbiorca
• Odbiorca numer bankowy: «DeliveryAccountNumber»
  • Numer bankowy odbiorcy
  •  Wymagania:
    • Aktywne pole na formularzu Odbiorca