Grupa akcji operująca na dokumentach, czyli obiektach zapisanych w tabeli Do.
Utwórz nowy
Akcja służy do tworzenia nowego dokumentu w systemie. W tej akcji nie możemy bezpośrednio zmienić wartości pól na dokumencie, ale możemy wykonać pewne standardowe operacje, np. kopiowanie załączników, przekształcenie z istniejącego dokumentu albo utworzenie relacji. Aby zmienić wartość pola na dokumencie, trzeba użyć akcji Zmiany wartości pola lub Kopiowania wartości pola. Typowy schemat tworzenia dokumentu z ustawianiem wartości pól opisany jest na końcu tego artykułu.
W celu utworzenia nowego dokumentu należy podać szereg parametrów. Parametry te wybieramy z pól rozwijanych w konfiguracji akcji. Należy zwrócić uwagę na to, że w polu rozwijanym mamy do wyboru zarówno zmienne jak i wartości stałe typu Tak/Nie. Pola takie wymagają wartości logicznej. Można ją podać wprost wybierając Tak lub Nie albo wskazać pole na formularzu, np. typu checkbox, które zawiera wartość logiczną.
Użytkownik: Wskazany użytkownik będzie zapisany w systemie jako osoba tworząca dokument
Typ dokumentu: Typ dokumentu. Można go wybrać bezpośrednio lub wskazać pole na formularzu, w którym przechowany jest typ dokumentu.
Kategoria dokumentu: Analogicznie jak typ dokumentu. Można wybrać kategorię ze słownika albo pole na formularzu, które przechowuje kategorię.
Firma: Można wybrać firmę ze słownika albo wskazać pole na formularzu, które zawiera firmę.
Przekształcić z istniejących: Po wybraniu Tak dokument zostanie utworzony na bazie istniejącego dokumentu. Zamiast wartości Tak/Nie można wybrać pole z formularza, które zawiera wartość logiczną.
Dokumenty do przekształcenia: Pole na formularzu, które zawiera ID dokumentu lub Pole systemowe: ID dokumentu. Wskazany dokument będzie źródłem do przekształcenia. Należy pamiętać o ograniczeniach przekształcenia w systemie NAVIGATOR, jeżeli potrzebujemy większą funkcjonalność niż kopiowanie pól wbudowanych, należy użyć akcji Pole: Kopiowanie wartości pól.
Utwórz relację: Po wybraniu Tak zostanie utworzona relacja pomiędzy utworzonym dokumentem a dokumentem, z którego uruchomiono obieg. Zamiast wartości Tak/Nie można wybrać pole z formularza, które zawiera wartość logiczną.
Typ konsolidacji: Wartość ze słownika typ konsolidacji. Można również wybrać pole z formularza które zawiera wskazanie tej wartości.
Czy kopiować załączniki: Wartość logiczna Tak/Nie. Zamiast wartości Tak/Nie można wybrać pole z formularza, które zawiera wartość logiczną.
Skopiuj powiązania do dokumentów: Wartość logiczna Tak/Nie. Zamiast wartości Tak/Nie można wybrać pole z formularza, które zawiera wartość logiczną.
Skopiuj powiązania z dokumentu:
Zachowaj ID w: W tym polu można wskazać pole z formularza, do którego zostanie zapisane ID nowo utworzonego dokumentu. Aby przechować ID utworzonego zadania, na formularzu, z którego tworzymy zadanie, należy utworzyć pole techniczne typu liczba całkowita i użyć tego pola do zapisania wartości ID tworzonego dokumentu. Pole to nie musi być widoczne na typie dokumentu, ważne by było aktywne.
Utwórz nowe na podstawie plików
Akcja służy do tworzenia nowych dokumentów w systemie na podstawie pliku załącznika. Jej uruchomienie odpowiada wrzuceniu załącznika do AI Hot Folder i uruchomieniu procesów AI.
Pliki do przetworzenia: Wskaż atrybut, z którego wziąć pliki do przetworzenia, Można tez podać pole systemowe Id załączników.
Użytkownik: Wskazany użytkownik będzie zapisany w systemie jako osoba tworząca dokument
Typ dokumentu: Typ dokumentu. Można go wybrać bezpośrednio lub wskazać pole na formularzu, w którym przechowany jest typ dokumentu.
Kategoria dokumentu: Analogicznie jak typ dokumentu. Można wybrać kategorię ze słownika albo pole na formularzu, które przechowuje kategorię.
Firma: Można wybrać firmę ze słownika albo wskazać pole na formularzu, które zawiera firmę.
Zachowaj ID w: W tym polu można wskazać pole z formularza, do którego zostanie zapisane ID nowo utworzonego dokumentu. Aby przechować ID utworzonego zadania, na formularzu, z którego tworzymy zadanie, należy utworzyć pole techniczne typu liczba całkowita i użyć tego pola do zapisania wartości ID tworzonego dokumentu. Pole to nie musi być widoczne na typie dokumentu, ważne by było aktywne
Kopiuj dane pomiędzy dokumentami
Jest to nietypowa akcja, która służy do kopiowania wartości elementów z formularza pomiędzy różnymi rodzajami obiektów w systemie NAVIGATOR. W obecnej wersji umożliwia kopiowanie wartości pomiędzy Dokumentami i Zadaniami. Można jej użyć zarówno do kopiowania w obrębie jednego rodzaju (np. z Dokumentu do Dokumentu) albo pomiędzy rodzajami (np. z Zadania do Dokumentu). Można ją znaleźć w osobnej kategorii akcji: Pole: Kopiuj dane pomiędzy dokumentami, ale ponieważ jest ściśle związana z zarządzaniem dokumentami wspomniana jest w tym miejscu.
Szczegółowy opis akcji znajduje się w dokumencie Akcje systemowe: Pola
Zmień wartość pól
Akcja ta pozwala na zmianę wartości pól na formularzu. Musimy podać jedynie ID dokumentu, którego pola chcemy zmienić oraz ID użytkownika, który będzie zapisany jako modyfikator dokumentu.
W celu zmiany wartości pola należy wybrać to pole z listy rozwijanej – pamiętając, aby formularz zgadzał się z formularzem dokumentu, który chcemy zmienić oraz zdefiniować wyrażenie wyliczające zmianę. Wyrażenie ma postać zapytania SQL działającego tak, jak inne tego typu zapytania w systemie. Możemy tu użyć funkcji SQL oraz parametrów. Jako parametry możemy wybrać zmienne systemowe.
Typowe użycie akcji tworzenia dokumentu
W systemie NAVIGATOR akcje tworzenia nowego dokumentu oraz zmiany wartości pól na dokumencie są rozdzielone. Nie można utworzyć dokumentu z ustalonymi wartościami w jednej akcji, należy użyć dwóch akcji wykonywanych sekwencyjnie. Typowy schemat użycia akcji wygląda następująco:
Krok 1:
Na formularzu, z którego zostanie wywołana akcja utworzenia nowego dokumentu tworzymy pole typu liczba całkowita, które będzie służyć do przechowywania ID utworzonego dokumentu. Jest to pole techniczne, nie musi być widoczne dla użytkownika. Ważne, żeby było aktywne na typie dokumentu.
Krok 2:
Tworzymy procedurę obiegu, a następnie dodajemy akcję, która utworzy nowy dokument odpowiedniego typu. Należy pamiętać, żeby w polu Return wskazać nasze techniczne pole. Dzięki temu będziemy mieli na dokumencie zapisane ID nowo utworzonego dokumentu.
Krok 3:
W procedurze obiegu tworzymy działanie, w którym konfigurujemy akcję zmiany wartości pól lub kopiowania wartości pól. W konfiguracji musimy podać ID dokumentu (zmiana wartości) lub ID dokumentu docelowego (kopiowanie wartości). W to pole wstawiamy odwołanie do naszego pola technicznego z kroku 1, gdzie zapisaliśmy ID utworzonego dokumentu.
Krok 4:
W przypadku kopiowania wartości pól jako ID dokumentu źródłowego możemy podać zmienną systemową Pole systemowe: ID dokumentu. Dzięki temu źródłem wartości do zmiany pól będzie dokument, z którego uruchomiliśmy procedurę.
Krok 5:
Konfigurujemy wartości pól, które chcemy zmienić.
Warto zauważyć, że w ramach jednej akcji możemy jedynie zmienić wartość pól albo skopiować te wartości z jednego formularza. Dlatego, jeżeli jest taka potrzeba, należy zdefiniować kilka akcji wykonywanych sekwencyjnie, np. Utwórz dokument > Zmień wartość pól > Kopiuj wartość pól (formularz1) > Kopiuj wartość pól (formularz2). Taka sekwencja pozwoli na wykonanie zadania stworzenia nowego dokumentu na bazie wartości z różnych miejsc w systemie.
Usuń
Akcja służąca do usuwania dokumentów z systemu. Wymagane są jedynie dwa parametry: ID dokumentu do usunięcia oraz ID użytkownika, który dokument usuwa.
