Wprowadzenie
Zarządzanie przepływem korespondencji wewnętrznej i zewnętrznej to jeden z najczęściej używanych elementów systemu obiegu dokumentów. Niezależnie od wielkości przedsiębiorstwa sprawne zarządzenie przepływem korespondencji jest kluczowe dla efektywnego zarządzania całą firmą. Aplikacja Kancelaria jest jedną z najczęściej wdrażanych aplikacji u naszych klientów.
Aplikacja zbudowana jest na takich samych zasadach jak inne aplikacje. Dostęp do aplikacji odbywa się poprzez pozycję w menu aplikacji. Użytkownik musi mieć uprawnienia do aplikacji oraz do poszczególnych kategorii dokumentów by móc korzystać z Kancelarii.
Pulpit
Po uruchomieniu aplikacji z menu widzimy dedykowany Pulpit aplikacji Kancelaria.
Pulpit od razu daje nam możliwość dodania nowych pism, założenia sprawy czy pobrania nowych dokumentów z systemu e-Doręczeń. Wybór opcji następuje poprzez przyciski w sekcji: Co chcesz zrobić.
Obok przycisków mamy podgląd na najnowsze dokumenty wprowadzone do systemu, dokumenty oczekujące na działanie ze strony zalogowanego użytkownika oraz otwarte sprawy przypisane do zalogowanego użytkownika.
Po wyborze opcji z menu po lewej stronie możemy od razu przejść do listy pism przychodzących lub wychodzących a także do listy spraw.
Sposoby dostarczania korespondencji
Zanim zaczniemy pracować z korespondencją przychodzącą należy najpierw wprowadzić ją do systemu. Najprostszą metodą jest dodanie ręczne dokumentu, w której wszystkie niezbędne pola są uzupełniane przez pracownika – przepisywane z jakiegoś źródła. Jest to oczywiście metoda pracochłonna, więc najlepiej unikać jej wykorzystując zautomatyzowane sposoby dostarczania korespondencji. Navigator oferuj trzy takie metody.
e-Doręczenia
Najmłodszą, ale pozwalającą na daleko idącą automatyzację metodą jest integracja z systemem e-Doręczeń. Pobieranie wiadomości odbywa się automatycznie, co określony interwał. Można też uruchomić pobieranie ręcznie
Nowe pisma pojawiają się na liście ze wstępnie wypełnionymi polami na podstawie otrzymanej wiadomości. Domyślnie pobrana wiadomość nie jest przeczytana, co pozwala na sterowanie momentem, w którym w systemie e-Doręczeń pismo zostanie oznaczone jako odczytane. Użytkownik ma możliwość odczytania wiadomości z poziomu dokumentu lub z poziomu menu.
Po wybraniu opcji Przeczytaj pobierane są dodatkowe dane – pole Treść oraz załączniki do dokumentu.
Ostatnią opcją związaną z e-Doręczeniami jest możliwość pobrania potwierdzenia odczytania wiadomości
Po wybraniu tej opcji zostaje pobrany załącznik w formacie PDF z danymi dotyczącymi przeczytanego pisma. Uwaga: pobranie potwierdzenia jest równoznaczne z przeczytaniem pisma, jeżeli pobierzemy potwierdzenie dla nieprzeczytanego pisma, to pismo to będzie miało status „przeczytany”.
Jeżeli korespondencja przychodzi mailem to system może automatycznie pobierać maile, przekształcać je w dokumenty przychodzące i przekazywać do aplikacji Kancelaria.
Skan
Ostatnią metodą dostarczania wiadomości jest automatyczne pobieranie danych z zeskanowanych dokumentów. Użytkownik może dodać dowolną ilość skanów do Hot Folderu i uruchomić proces skanowania.
System potrafi automatycznie rozpoznać rodzaj dokumentu i przyporządkować go do właściwego typu – tak jak na przykładowym zrzucie ekranu system rozpoznał, że jeden dokument to faktura a drugi to pismo przychodzące.
System może być skonfigurowany w ten sposób, że skany trafiają do systemu automatycznie, bez konieczności ingerencji użytkownika. Navigator w tle skanuje oraz OCR-uje dokument i przetwarza go tak, że na użytkownika czeka przygotowany dokument w systemie.
Pisma przychodzące
Pierwszym elementem w menu są pisma przychodzące. Znajduje się tu lista całej odebranej korespondencji, niezależnie od sposobu dostarczenia. Dzięki temu pracownik kancelarii nie musi się przełączać miedzy e-mailem, skrzynką e-doręczeń czy folderem ze skanami, by dostać się do korespondencji. Wyświetlana lista jest w pełni konfiguraowalna, przez co pozwala na pokazanie dowolnych informacji z formularza pisma.
Na liście zbudowane są filtry, które umożliwiają łatwy dostęp do wybranych dokumentów pogrupowanych według zadanych kategorii
Filtry można dowolnie łączyć i w łatwy sposób tworzyć złożone kryteria wyszukiwania
Po kliknięciu na numer własny przechodzimy do samego dokumentu. Po lewej stronie widoczny jest załącznik – zeskanowany dokument który przyszedł w formie papierowej lub dokument elektroniczny.
Po prawej stronie mamy zestaw pól pobranych z otrzymanego dokumentu oraz uzupełnione przez pracownika. Na podstawie danych z tych pól budowane są warunki na procedurach obiegu oraz generowane są działania w systemie typu powiadomienia czy raporty o wykonaniu zadań.
W osobnych sekcjach znajdują się dane dotyczące e-Doręczeń, nadawcy oraz odbiorcy – komórki oraz osoby, do której trafi korespondencja.
Przedstawiony powyżej wygląd formularza dokumentu jest oczywiście pewnym przykładem, system Navigator pozwala na dostosowanie wyglądu oraz zestawu danych formularza do indywidualnych potrzeb.
W zakładce Obieg mamy historię, co działo się z pismem – przez jakie kroki przeszedł dokument, kto wykonał operacje oraz kiedy te operacje były wykonane
Dodatkowo można sprawdzić historię zmian na dokumencie – kto i kiedy dokonywał modyfikacji dokumentu:
Ta opcja jest istotna dla kwestii związanych z ochroną danych osobowych oraz zabezpieczeń przed nieuprawnionym dostępem do danych.
W ramach procedury obiegu, w zależności od ustawień na formularzu, system automatycznie tworzy pismo wychodzące w celu przygotowania odpowiedzi.
Pismo wychodzące pojawia się w dokumentach powiązanych, więc jednym kliknięciem będziemy mogli przenieść się do tego pisma.
Pisma wychodzące
Drugim elementem kancelarii jest obsługa pism wychodzących. Moduł pism wychodzących wygląda podobnie jak moduł pism przychodzących, mamy listę wszystkich przygotowanych dokumentów.
Po wejściu do dokumentu poprzez kliknięcie na numer własny widzimy typowy formularz dokumentu.
Obok informacji powiązanych z pismem mamy tu też przełączniki sterujące obiegiem czy zachowaniem dokumentu, takie jak rodzaj wysyłki, wymaganie podpisu elektronicznego, informację dotyczące generowania odpowiedzi ze wzorca na podstawie danych z formularza. Lista takich przełączników bywa rozbudowywana w trakcie wdrożenia w celu dostosowania systemu do wymagań klienta.
Dane teleadresowe pobierane są z bazy Navigatora. Użytkownik ma możliwość wprowadzenia ich ręcznie ale istnieje również możliwość pobierania danych z systemów zewnętrznych takich jak GUS. W trakcie wdrożenia może zostać przygotowany interfejs wymiany danych pomiędzy Navigatorem a np. systemem ERP w celu zapewnienia integralności bazy kontrahentów.
Na formularzu znajduje się pole do wprowadzenia treści pisma. W ramach procesu obiegu dokumentu, korzystając z akcji systemowych, Navigator generuje dokument PDF lub Word z treścią pisma uzupełniając dodatkow dane dotyczące adresata, numerów i dat. Istnieje możliwość zbudowania bardziej złożonych dokumentów w których do szablonu dokumentu będą wstawiane dane z formularza.
Dokument Word może być edytowany dzięki narzędziu WebDAV lub poprzez integracje z Office365. Dokument PDF może zostać podpisany podpisem elektronicznym. System Navigator obsługuje podpis przechowywany lokalnie na karcie procesorowej, istnieje też możliwość integracji z podpisami chmurowymi takimi jak DocuSign czy Autenti.
Sposoby wysyłania korespondencji
Podobnie jak w przypadku pobierania korespondencji Navigator potrafi zarządzać różnymi metodami wysyłki. Cały proces jest tak skonfigurowany, że użytkownik wybiera sposób wysyłki z menu a system pokazuje pola związane z tą wysyłką oraz kieruje procesem tak, by zadziałały mechanizmy skojarzone z danym sposobem wysyłki.
Obok predefiniowanych sposobów wysyłki istnieje możliwość w ramach wdrożenia wykonania integracji z dowolnym systemem przesyłek elektronicznych lub firm spedycyjnych o ile systemy tych firm pozwalają na integracje.
e-Doręczenia
System e-Doręczeń umożliwia, obok pobierania korespondencji, również jej wysyłanie. Sama procedura wysyłania jest bardzo prosta, system po wybraniu odpowiedniej opcji automatycznie łączy się ze skrzynką e-Doręczeń i przesyła pismo. Jedyne co trzeba znać to adres skrzynki odbiorczej adresata.
Adres odbiorcy można podać ręcznie, ale system Navigator potrafi przeszukać bazę adresów udostępnioną przez e-Doręczenia i na podstawie NIP wyszukać adres skrzynki.
Po przejściu kolejnego kroku procesu pismo jest wysłane. W systemie pojawia się dodatkowa informacja – ID zadania – poprzez którą Navigator może odpytywać e-Doręczenia o status przesyłki wysłanej.
System Navigator potrafi wysłać dokument jako e-mail z załącznikiem z dokumentu pisma wychodzącego. W ramach procesu skonfigurowane są akcje systemowe, które wysyłają mail zgodnie ze zdefiniowanym szablonem na adres podany na formularzu pisma. W ramach wdrożeń może zostać przygotowany mechanizm, który na podstawie informacji z maila przychodzącego automatycznie będzie łączył mail przychodzący i pismo wygenerowane z tego maila z pismem wychodzącym, jeżeli mail przychodzący będzie odpowiedzią na wysłaną wiadomość.
Sprawy
Sprawy to w nomenklaturze systemu Navigator obiekty zawierające korespondencje, zarówno przychodzącą, jak i wychodzącą, powiązaną tematycznie z jakimś zadaniem, projektem czy tematem. Użytkownik nie ma obowiązku zakładania sprawy, ten mechanizm ma tylko ułatwić pracę. Sprawy mogą mieć szersze zastosowanie w powiązaniu z systemem e-Doręczeń gdzie wątek, w jakim odbywa się wymiana korespondencji, można utożsamić ze sprawą w systemie.
Na formularzu spawy widnieją podstawowe informacje dotyczące tematu sprawy czy daty związane ze sprawą.
W dodatkowej zakładce możemy zobaczyć wszystkie pisma związane ze sprawą
