W systemie Navigator istnieje możliwość podpis dokumentów pdf podpisem elektronicznym. Do prawidłowego działania podpisu należy pobrać lokalną aplikację do podpisu oraz skonfigurować system.
Instalacja aplikacji lokalnej
Przy każdej próbie podpisu dokumentu system sprawdza, czy jest zainstalowana i uruchomiona aplikacja lokalna. Jeżeli nie znajduje aplikacji pojawia się okno z sugestią ściągnięcia aplikacji.
Pobraną aplikację należy zainstalować na lokalnym komputerze. Uwaga, do instalacji potrzebne będą uprawnienia więc w przypadku ograniczeń instalacja musi być przeprowadzona przez osobę z odpowiednimi uprawnieniami, np. administratora systemu. Osoba z uprawnieniami będzie potrzebna tylko do instalacji aplikacji.
Po uruchomieniu instalatora pojawi się standardowy monit o wyrażenie zgody na instalację:
Aplikacja jest podpisana podpisem firmowym Archman, podczas instalacji trzeba na to zwrci uwagę i jeżeli nie zgadza się wydawca (widok jest inny niż na przedstawionym powyżej zrzucie ekranu) należy przerwać instalację i zgłosić incydent do administratora systemu.
Po rozpoczęciu instalacji należy poczekać aż zostanie ona zakończona
W trakcie instalacji system pobiera ze wskazanego w konfiguracji miejsca najnowszą wersję oraz ją instaluje co może zająć chwilę.
Ostatnią czynnością którą wykonuje instalator jest instalacja certyfikatu do komunikacji pomiędzy systemem Navigator a lokalną aplikacją. Instalator wyświetli odpowiedni monit o instalacji certyfikatu:
Należy wyrazić zogę na instalację certyfikatu, bez instalacji certyfikatu podpis nie będzie dizałał w systemie Navigator. Uwaga: do instalacji certyfikatu potrzebne są odpowiednie uprawnienia. System może być tak skonfigurowany, że użytkownik ma prawo instalowania aplikacji ale nie ma prawa do instalowania certyfikatów więc nawet po poprawnym uruchomieniu instalatora instalacja może zakończyć się niepowodzeniem. Jeżeli nie zostanie wyświetlone okno jak na powyższym zrzucie ekranu należy zwrócić się do administratora systemu o przeprowadzenie instalacji.
Po zatwierdzeniu instalacji certyfikatu można podpisywać dokumenty
Bezpieczeństwo
Aplikacja lokalna jest napisana przez firmę Archman, jest więc aplikacją bezpieczną. Ponieważ jest używana wyłącznie przez system Navigator niektóre zabezpieczenia antywirusowe mogą potraktować tę aplikację jako potencjalne zagrożenie i sugerować nieuruchamianie ściągniętej aplikacji. Należy zignorować te sugestie. Należy tylko bezwzględnie sprawdzić podpis aplikacji (sekcja Wydawca z linkiem do sprawdzenia podpisu), widocznej na monicie o zgodę na instalację:
Konfiguracja systemu
W zakładce Ustawienia w Personalizacja > Typy dokumentów pojawiła się nowa sekcja: Podpis elektroniczny. Do ustawienia są dwa parametry definiujące prace procedury podpisu dokumentu.
Pozwalaj na podpisywanie dokumentów
Do wyboru są opcje Tak i Nie. Po wybraniu Tak w menu załącznika pojawiają się opcje związane z podpisem elektronicznym. Podpisywać można tylko te typy dokumentów, które w konfiguracji mają ustawioną wartość Tak w tym miejscu.
Uprawnienia do kasowania podpisanych dokumentów
W dym miejscu określamy, kto może usunąć podpisany dokument.
Brak wybory – nikt nie ma prawa usunąć podpisanego załącznika
Wszyscy – każdy użytkownik z uprawnieniami do modyfikacji dokumentu może usunąć podpisany załącznik.
Właściciel – tylko właściciel dokumentu może usunąć podpisany załącznik
Wykonawca kroku obiegu – tylko osoba, która aktualnie wykonuje działanie w kroku obiegu może usunąć podpisany załącznik.
Podpis elektroniczny w praktyce
W momencie dodawania podpisu, powinna być uruchomiona aplikacja lokalna wspomniana na samym początku artykułu. Jeśli aplikacja nie będzie uruchomiona, to dostaniemy komunikat, informujący nas o konieczności uruchomienia aplikacji.
Aby podpisać dokument podpisem elektronicznym należy, po wgraniu dokumentu jako załącznika, rozwinąć menu znajdujące się na konkretnym załączniku i wybrać pozycję „Dodaj podpis”. Na dokumencie zostanie wyświetlony prostokąt – symbolizuje on miejsce w którym na dokumencie będzie widoczny podpis. Użytkownik może ten prostokąt dowolnie przesuwać wskazująć dokładnie miejsce w którym będzie umieszczony podpis. Po wybraniu miejsca należy wybrać Podpisz. W momencie gdy pojawi się okno wyboru certyfikatu, po wyborze „Więcej opcji” możemy dokonać wyboru certyfikatu, którego użyjemy do podpisu.
