Jak działają płatności
Płatności w systemie NAVIGATOR to automatyczny mechanizm powiązany z dokumentami. Dla odpowiednio skonfigurowanych dokumentów automatycznie tworzone są płatności powiązane z tymi dokumentami oraz przepisywane są niezbędne dane takie jak kwoty płatności, kontrahent itp. Z reguły na dokumentach, z którymi powiązane są płatności, znajduje się osobna zakładka w której przechowywane są dokumenty płatności
System NAVIGATOR używa dwóch typów płatności: płatności planowanych oraz płatności zrealizowanych. Płatności planowane tworzone są automatycznie, po zapisaniu dokumentu tworzącego płatności. Płatności zrealizowane tworzone są ręcznie i z reguły powiązane są z operacjami bankowymi. Ostatnim krokiem jest rozliczenie płatności czyli powiązanie płatności planowanej i zrealizowanej
Całości dopełniają filtry, które pozwalają w łatwy sposób wyszukać płatności po kontrahencie czy terminie płatności oraz raporty pokazujące płatności nierozliczone czy po terminie płatności.
Konfiguracja płatności
Konfiguracja formularza
Konfigurację płatności najlepiej zacząć od dodania pola wbudowanego Płatności dokumentu. Nie jest to element obowiązkowy ale bardzo ułatwia pracę w systemie gdyż umożliwia łatwe dotarcie do dokumentów płatności bez konieczności przechodzenia do aplikacji płatności
Jeżeli chcemy dodać pole do formularza najlepiej zrobić to z poziomu dokumentu. Jeżeli mamy uprawnienia do edycji formularzy to możemy z menu Więcej wybrać opcję Edytuj formularz
Po wyborze tej opcji otworzy się wizualny edytor formularzy na którym możemy w prosty sposób dodać zakładkę – poprzez plus w prawym górnym rogu oraz pole wbudowane – przeciągając właściwe pole z zasobnika po lewej stronie.
Szczegóły na temat konfiguracj formularza można znaleść w dokumentacji systemu w artykule Tworzenie formularzy .
Na koniec należy pamiętać, żeby pole była aktywne i edycyjne w wybranych typach dokumentów:
Typ dokumentu
O ile dodanie pola wbudowanego do formularza jest opcjonalne to konfiguracja typu dokumentu jest niezbędna by z danym typem dokumentu były powiązane płatności. Dla każdego typu dokumentu należy wykonać taką konfigurację niezależnie od konfiguracji formularza dokumentu. W przykładzie powyżej konfiguracja płatności musi być wykonana dla Faktury zakupu, Faktury zakupu korekta oraz Faktury zakupu materiałów.
Należy z menu wybrać Ustawienia > Personalizacja > Typy dokumentów, wyszukać właściwy typ i wybrać opcję Edytuj. Następnie w zakładce Ustawienia należy znaleźć sekcję Płatności.
Opcja Zaczytanie do płatności mówi nam, czy typ dokumentu jest powiązany z płatnościami. Po wybraniu Tak dokument płatności będzie automatycznie tworzony po zapisaniu dokumentu – np. Faktury zakupu.
Pozostałe opcje w tej sekcji pozwalają ustawić domyślne parametry płatności takie jak domyślny typ płatności, kierunek przepływu środków, podmiot płatności, jaką kwotę z dokumentu należy wziąć do płatności oraz czy podczas zapisu kwota płatności ma być sprawdzana z kwotą brutto dokumentu.
Szczegółowy opis konfiguracji typu dokumentu znajduje się w artykule Ustawienia typu dokumentu
Rachunek bankowy
Ostatnią rzeczą, którą należy skonfigurować aby móc używać płatności jest rachunek bankowy. Rachunek bankowe jest niezbędne do stworzenia płatności zrealizowanej. W systemie może być zdefiniowanych wiele rachunków bankowych.
Rachunki można znaleźć jako osobną pozycję w aplikacji płatności.
Na liście rachunków znajdują się kolumny Saldo i Dostępne środki. Są to kolumny wyliczane automatycznie na podstawie dokumentów w systemie. Jeżeli chcemy mieć prawidłowe dane w tych kolumnach to powinniśmy wprowadzić bilans otwarcia np. dokumentem Płatność zrealizowana. Powinniśmy też pamiętać, by każda operacja na rachunku bankowym miała odwzorowanie w dokumentach w systemie, jeżeli tak nie będzie to saldo nie będzie zgadzało się ze stanem faktycznym.
W celu zdefiniowania nowego rachunku bankowego wystarczy na liście rachunków bankowych wybrać Dodaj. Otworzy się formularz, na którym należy podać podstawowe dane jak nazwa, numer rachunku czy waluta. Można też dodać maksymalny debet. Po wprowadzeniu tej opcji system będzie sprawdzał, czy operacja na danym rachunku nie będzie powodowała większego debetu niż dopuszczalny a jeżeli tak to nie pozwoli na wykonanie takiej operacji.
Po skonfigurowaniu rachunku bankowego można rozpocząć pracę z płatnościami w systemie.
Raporty
Pierwszą rzeczą, którą należy stworzyć jest Raport płatności. Raport płatności jest rodzajem rejestru który zbiera operacje płatności wykonywane na konkretnym koncie bankowym w zadanym okresie czasu.
Dokumenty płatności planowanych będą automatycznie, na podstawie daty oraz rachunku bankowego, przypisane do raportu. Jeżeli będziemy dodawać płatności zrealizowane to wtedy należy wprost podać raport. Rozliczenie płatności jest możliwe tylko w ramach jednego raportu.
Płatności planowane i zrealizowane
Płatności planowane
Płatności planowane tworzone są automatycznie, podczas zapisywania dokumentu. Część istotnych danych jest przepisywana z dokumentu, takich jak Podmiot Kwoty, Daty itp. Do pełnej konfiguracji należy podać jeszcze rachunek bankowy.
Użytkownik mający prawa do edycji płatności może zmienić pozostałe dane jak np. kierunek przepływu środków czy kwoty. Warto pamiętać, że po rozliczeniu płatności niektóre elementy jak na przykład kierunek staną się nieedycyjne.
System automatycznie przypisze dokument źródłowy do dokumentu płatności dzięki czemu będzie możliwe łatwe przejście pomiędzy dokumentem a płatnościami.
Na dole pokazane są rozliczenia płatności. W łatwy sposób możemy przełączyć się między wszystkimi płatnościami a płatnościami rozliczonymi. Jak zobaczymy dalej, w tym miejscu możemy rozliczać płatności przypisując płatność planowaną do płatności zrealizowanej. Dlatego domyślnie pokazane są wszystkie nierozliczone płatności z których możemy wybrać te, które będziemy parować z daną płatnością. Po rozliczeniu płatności warto przełączyć widok na płatności rozliczone, wtedy będą pokazane tylko płatności powiązane z daną płatnością.
Z płatnościami planowanymi może być skojarzona procedura obiegu która zostanie automatycznie uruchomiona po zapisaniu dokumentu płatności. Nie jest to jednak obowiązkowe i jeżeli nie ma potrzeby wynikającej np. z polityki rachunkowości dokument może funkcjonować w systemie bez zdefiniowanej procedury.
W aplikacji Płatności dostępna jest lista wszystkich płatności planowanych. Możemy tu w łatwy sposób wyszukać płatności według różnych kryteriów. Lista wyposażona jest w standardowe mechanizmy jak wyszukiwarki i filtry. Możemy przefiltrować płatności według kierunku przepływu, terminowości płatności, statusu. Możemy też wyszukiwać płatności po kwocie czy kontrahencie (podmiocie)
Płatności zrealizowane
Płatności zrealizowane należy dodawać ręcznie. Odpowiadają one faktycznie zrealizowanym przepływom środków. Sparowane z płatnościami planowanymi pozwalają na rozliczanie płatności.
Użytkownik musi wypełnić pola zaznaczone na powyższym ekranie kolorem. Po uzupełnieniu pola Raport automatycznie zostanie wstawiony rachunek bankowy skojarzony z wybranym raportem. Pole Podmiot służy do parowania z płatnościami planowanymi. Pozostałe pola są dość oczywiste: kierunek przepływu środków forma płatności, kwoty, daty księgowania i realizacji. Należy pamiętać, że data realizacji musi znajdować się w zakresie dat raportu, jeżeli data realizacji nie będzie się zgadzała z raportem system nie pozwoli zapisać dokumentu.
Rozliczanie płatności
Rozliczanie płatności polega na parowaniu płatności planowanych ze zrealizowanymi lub planowanych z planowanymi. Parowanie nie musi odbywać się w relacji 1-1 tzn. jednej płatności planowanej może odpowiadać wiele płatności zrealizowanych (rozbijamy płatność na transze) lub też jednej płatności zrealizowanej odpowiada wiele płatności planowanych (przelew zbiorczy za kilka operacji gospodarczych na rzecz jednego podmiotu).
W trakcie rozliczania użytkownik musi wybrać odpowiadającą płatność. Jeżeli wybierzemy Podmiot to system automatycznie ustawi filtr na liście nierozliczonych płatności w kolumnie Podmiot przez co zobaczymy listę płatności danego podmiotu. W zależności od wybranego kierunku przepływu system wyświetli tylko wybrane płatności:
- płatności tego samego typu o przeciwnych kierunkach
- płatności różnego typu o tych samych kierunkach
Rozliczanie płatności polega na wskazaniu dokumentu płatności, z którym chcemy rozliczyć nasz dokument poprzez zaznaczenie checkboksa przy właściwym dokumencie płatności. Po zaznaczeniu checkboksa mamy możliwość skorygować kwotę do rozliczenia w polu na liście. System podpowiada całą dostępną kwotę jednak można wpisać kwotę mniejszą. Na liście widzimy całkowitą kwotę do rozliczenia, kwotę rozliczoną przez otwartą płatność oraz kwotę pozostającą do rozliczenia.
Po zaznaczeniu i ewentualnej korekcie kwoty system przeliczy dokument i uzupełni kwoty rozliczone na dokumencie płatności. Zostanie też zmieniony status płatności w zależności od kwoty. W naszym przykładzie jest to status Rozliczone w całości.
System automatycznie dokona również modyfikacji drugiej rozliczanej płatności. Ponieważ rozliczaliśmy płatność zrealizowaną to zmiany będą widoczne również na wybranej płatności planowanej.
Ponieważ ta płatność opiewała na wyższą kwotę tylko częściowo została ona rozliczona. Widać to po statusie który tu jest ustawiony na Rozliczono częściowo oraz po polu Pozostało do rozliczenia. Możemy rozliczać tę płatność z kolejnymi płatnościami zrealizowanymi.
Jak widać na powyższym rysunku system pokazuje częściowo rozliczone płatności, w kolumnie Do rozliczenia jest pełna kwota płatności zaś w kolumnie Pozostało kwota, którą nie jest jeszcze rozliczona.
Kompensata płatności
Kompensata jest formą rozliczeń pomiędzy przedsiębiorcami która de facto nie jest płatnością. Do kompensaty dochodzi w sytuacji, gdy w obrocie gospodarczym mamy do czynienia zarówno ze zobowiązaniami jak i z należnościami. W systemie NAVIGATOR kompensatę można wykonać parując ze sobą płatności planowane o przeciwnych kierunkach. Jeżeli mamy np. płatności wynikające z faktury zakupu oraz faktury sprzedaży możemy rozliczyć te płatności ze sobą.
Postępujemy tak jak przy zwykłym rozliczeniu wskazując w jednej z płatności planowanych drugą.
System przeliczy kwoty płatności i dokona rozliczenia. Nie ma znaczenia od której płatności zaczynamy rozliczenie, system nie dopuści kompensaty na wyższą kwotę niż wynika z płatności. Po rozliczeniu mniejsza z płatności jest rozliczona w całości, a większa jest rozliczona częściowo. Możemy kontynuować rozliczenia kompensując kolejne płatności planowane lub zakończyć poprzez rozliczenia płatnością zrealizowaną
Jak widzimy po rozliczeniu system wyliczył różnicę, która pozostałą po kompensacie o pozwolił ją rozliczyć płatnością zrealizowaną.