ECM i obiegi elektroniczne

Zastąp obieg papierowy na elektroniczny obieg dokumentów i obniż koszty wykonywania powtarzalnych zadań

Ręczne skanowanie i wgrywanie dokumentów do systemu, opis i akceptacja sterty papierów, żmudne szukanie plików to zadania, do wykonania których nie musisz już przydzielać zasobów ludzkich. Wystarczy wdrożenie narzędzia, które umożliwia zarządzanie procesami biznesowymi, jak np. NAVIGATOR. Pozwala ono na zarządzanie dokumentacją, procesami biznesowymi a także na optymalizację czasu pracy Twoich pracowników. Dzięki temu powierzysz im większą liczbę aktywności strategicznych.

Czy wiesz, że z badań McKinsey’ego wynika, iż 45% działań, za które płacimy pracownikom może być zautomatyzowane przy użyciu obecnych technologii do zarządzania informacjami w formie elektronicznej? Tylko na rynku amerykańskim to oszczędności rzędu 2 tryliony dollarów.

Efektywna praca z dowolnego miejsca na świecie z wykorzystaniem systemu ECM

Systemy klasy ECM to umowy, faktury, zamówienia na wyciągnięcie jednego kliknięcia.

Zdigitalizuj dokumentację

Zadbaj o cyfryzację procesów

Korzystaj z podpisu elektronicznego

Stwórz biuro przyszłości

Zigitalizuj dokumentację

Zadbaj o cyfryzację procesów

Korzystaj z podpisu elektronicznego

Stwórz biuro przyszłości

Prawdziwa transformacja cyfrowa powinna się odbywać w modelu „digital first, remote first”. Aby zapewnić pracownikom efektywne środowisko pracy, w tym zdalnej, musimy zbudować wirtualne biuro przyszłości.

Proces ten obejmuje trzy podstawowe etapy: digitalizację dokumentacji i stworzenie przejrzystego archiwum dokumentów, wypracowanie procedur ich procesowania i zaprojektowanie obiegów elektronicznych oraz wdrożenie narzędzia do podpisu elektronicznego. Wszystkie te kroki pozwalają wyeliminować sporą część pracy jaką generuje zarządzanie dokumentami w formie papierowej i która przywiązuje nas do biura fizycznego.

NAVIGATOR pozwala na integrację wszystkich źródeł danych firmy w obrębie jednej platformy, bezpieczne ich przechowywanie oraz wydajne procesowanie niezależnie od miejsca.

Najważniejsze komponenty systemu ECM / Workflow

SILNIK WORKFLOW

Za pomocą metody „przeciągnij i upuść” (drag-and-drop) wygodnie zaprojektujesz obieg dowolnego dokumentu. Dzięki zintegrowaniu z formularzem możesz sterować widocznością, edytowalnością oraz wymagalnością pól w poszczególnych krokach. Moduł umożliwia również automatyzację obiegu – system wykonuje określone czynności sam i w zależności od efektów wybiera kolejne działania.

ARCHIWUM DOKUMENTÓW

Zaprojektowaliśmy ponad 30 szablonów najczęściej wykorzystywanych w biznesie typów dokumentów, które możesz łatwo dostosować do indywidualnych potrzeb lub stworzyć własny od podstaw. Ponadto, inteligentne zarządzanie uprawnieniami użytkowników zapewnia możliwość sterowania dostępem do całości dokumentów lub do określonych pól.

REPOZYTORIUM PLIKÓW

Repozytorium plików możesz wykorzystać do archiwizacji zdigitalizowanych załączników lub przechowywania plików zespołów na zasadzie dysków wspólnych. NAVIGATOR umożliwia edycję plików bezpośrednio w systemie ecm (za pomocą protokołu WebDAV), nie ma zatem konieczności pobierania i ponownego dodawania nowszych wersji dokumentów. Dzięki OCR, całe archiwum możesz przeszukać kontekstowo, jak w Google.

PŁATNOŚCI

Monitorowanie płatności może być prostsze, szybsze i przyjemniejsze. Zintegrowany z Dokumentami moduł Płatności śledzi każdą płatność od momentu zaplanowania do momentu rozliczenia. Często jest integrowany również z bankiem firmy, dzięki czemu realizacja przelewów jest bezobsługowa.

PROJEKTY I ZADANIA

Gotowy moduł do zarządzania projektami, dzięki któremu możesz sprawnie monitorować postępy prac twojego zespołu. Podział zadań na proste i złożone, podrzędne i nadrzędne oraz zaawansowane planowanie terminów wykonania zadań, uwzględniające zależności czasowe, umożliwi Ci szybko wychwycić ewentualne opóźnienia, zidentyfikować ich źródło i szybciej osiągać cele biznesowe.

AKTUALNOŚCI, FORA, KOMUNIKATOR

Dla sprawnej komunikacji z zespołem możesz skorzystać z Aktualności, gdzie będziecie mogli porozmawiać o tematach ważnych z pespektywy całej firmy. Dyskusje w mniejszym gronie możecie prowadzić na forach, czacie lub w komentarzach do zadań czy dokumentów. Wszystko w jednym miejscu, bez logowania się do dodatkowych komunikatorów.

POWIADOMIENIA

Możesz personalizować powiadomienia z każdej aplikacji, edytując ich treść, oraz dopasować grupę odbiorców, wysyłając alerty zbiorcze lub indywidualne. NAVIGATOR umożliwia również powiadomienia cykliczne i zaawansowane zarządzanie kryteriami powiadamiania. Od teraz nic nie umknie Twojej uwadze: dostaniesz powiadomienie o nowym dokumencie, zadaniu i kroku w obiegu dokumentów, oczekującym na Twoją reakcję.

Oszczędność czasu

Redukcja kosztów

Bezpieczeństwo danych

Porządek w dokumentacji

Dostęp z dowolnego miejsca

Korzyści Enterprise Content Management

Ponad 90% funkcjonalności platformy jest konfigurowalna. Korzystaj tylko z tych elementów, których naprawdę potrzebujesz.

Zaprojektuj własne procedury obiegu, formularzy, przejrzyste listy umożliwiające wygodne odczytanie potrzebnych informacji.

Wszystkie funkcjonalności platformy odkryjesz w dowolnej przeglądarce, nie musisz instalować dodatkowych komponentów.

Domyślnie obsługiwane są 3 języki: polski, angielski i niemiecki. Istnieje możliwość dodania kolejnych.

Wykorzystanie oprogramowania do zarządzania dokumentacją i technologii bazujących na sztucznej inteligencji pozwala na wprowadzanie danych do systemu kilkadziesiąt razy szybciej od pracownika wykonującego te same czynności manualnie.

Każda z firm grupy kapitałowej będzie mogła skonfigurować system NAVIGATOR, uwzględniając indywidualne potrzeby. Kluczowe kartoteki, m. in. kontrahenci, asortyment, słowniki oraz dokumenty są izolowane dla każdego podmiotu prawnego.

System z łatwością dostosowuje się do wielkości Twojego ekranu. Korzystaj ze wszystkich funkcjonalności platformy na ulubionym urządzeniu.

System pozwala na edycję plików przy wykorzystaniu WebDAV. Repozytoria plików możesz przeglądać i przeszukiwać za pomocą Eksploratora Plików jako dysk sieciowy.

Scenariusze użytkowania systemu ECM / WORKFLOW

Wszystkie dokumenty w jednym miejscu

Anywhere operations to dostęp do biura z każdego miejsca na ziemi

Dokumenty w wersji elektronicznej dają możliwość pracy zdalnej. Eliminujesz ryzyko utraty dokumentów papierowych, ponieważ dokument nie krąży po firmie.
Pozwalasz pracownikom mieć dostęp do tych dokumentów, które są ważne dla ich pracy, z możliwością ich wygodnego wyszukiwania, przeszukiwania treści i analizy.

Tworzenie zaawansowanych obiegów

Wszystko co może być zautomatyzowane, powinno być zautomatyzowane

W procesach możesz zdefiniować akcje wykonywane automatycznie. System sam wygeneruje dokument Word, wyśle maila, utworzy dokument lub zadanie w innym systemie. W tym celu możesz użyć akcji predefiniowanych lub napisać własną.

Tworzenie własnych klas dokumentów

Cyfryzacja jest procesem ciągłym, każdego dnia pojawiają się nowe potrzeby

Możesz zmodyfikować jeden z ponad 30 zaprojektowanych przez nas szablonów dla najczęściej wykorzystywanych w biznesie typów dokumentów lub zbudować go od zera dokładnie tak, jak potrzebujesz dzięki kreatorowi formularza.

Tworzenie kompleksowych aplikacji

Buduj własne aplikacje w NAVIGATORZE bez umiejętności kodowania

Całą logikę rozwiązania możesz zbudować w intuicyjnym edytorze wizualnym za pomocą metody „przeciągnij i upuść”.

Automatyczne generowanie dokumentów Word i PDF

Ręczne przeklejanie danych do Worda to strata czasu

Na podstawie danych wprowadzonych do formularzy możesz automatycznie generować dokumenty Word/PDF na podstawie zaprojektowanych wcześniej szablonów Word.

OCR i przechwytywanie danych z dokumentów

AI otwiera nowe możliwości automatyzacji

System jest w stanie przechwycić podstawowe dane z faktur. Możesz go również nauczyć jak przechwytywać inne specyficzne dane z dowolnych klas dokumentów.

Wyszukiwanie kontekstowe

Przeszukaj inteligentnie całą dokumentację w kilka sekund

Wyszukiwanie kontekstowe w Navigatorze działa na zasadzie Google – podczas wyszukiwania uwzględniany jest kontekst oraz odmiana końcówek fleksyjnych.

Integracja z zewnętrznymi systemami

Połączenie możliwe z każdym systemem posiadającym API

Navigator był integrowany z większością popularnych systemów ERP w Polsce, między innymi: SAP, IFS, Comarch XL, Comarch Optima, Sage Symfonia, Enova, Teta, Impuls.

Podpisy elektroniczne

To niezbędny krok w kierunku całkowitego pozbycia się papieru w firmie

Podpis elektroniczny potwierdza tożsamość osoby podpisującej dokument. Navigator umożliwia użycie różnych technologii i poziomów podpisów. System ma wbudowaną obsługę podpisu kwalifikowanego, który ma taką moc jak podpis ręczny.

Chcesz dokładniej poznać możliwości systemu ECM / WORKFLOW?

Formularz to najlepszy sposób, aby się z nami skontaktować. Twoja wiadomość trafi do jednego z naszych handlowców, który w tempie błyskawicy odpowie na przesłane zapytanie. Oczywiście możesz także do nas zadzwonić lub wybrać rozmowę przez media społecznościowe: Facebook oraz Linkedin.

Mateusz Illg

Lider sprzedaży - Polska

+48 795 422 075
mateusz.illg@archman.pl