Currently set to Index
Currently set to Follow

ECM i obiegi elektroniczne

Zastąp obieg papierowy obiegiem elektronicznym i obniż koszty wykonywania powtarzalnych zadań

Ręczne skanowanie i wgrywanie dokumentów do systemu, opis i akceptacja sterty papierów, żmudne szukanie plików to zadania, do wykonania których nie musisz już przydzielać zasobów ludzkich. Wystarczy wdrożenie odpowiedniego narzędzia informatycznego, jak np. NAVIGATOR, które pozwoli na optymalizację czasu pracy Twoich pracowników i powierzenie im większej liczby aktywności strategicznych.

Czy wiesz, że z badań McKinsey’ego wynika, iż 45% działań, za które płacimy pracownikom może być zautomatyzowane przy użyciu obecnych technologii? Tylko na rynku amerykańskim to oszczędności rzędu 2 tryliony dollarów.

Efektywna praca z dowolnego miejsca na świecie

Umowy, faktury, zamówienia – wszystko na wyciągnięcie jednego kliknięcia.

Zdigitalizuj dokumentację

Zadbaj o cyfryzację procesów

Korzystaj z podpisu elektronicznego

Stwórz biuro przyszłości

Zigitalizuj dokumentację

Zadbaj o cyfryzację procesów

Korzystaj z podpisu elektronicznego

Stwórz biuro przyszłości

Prawdziwa transformacja cyfrowa powinna się odbywać w modelu „digital first, remote first”. Aby zapewnić pracownikom efektywne środowisko pracy, w tym zdalnej, musimy zbudować wirtualne biuro przyszłości.

Proces ten obejmuje trzy podstawowe etapy: digitalizację dokumentacji i stworzenie przejrzystego archiwum dokumentów, wypracowanie procedur ich procesowania i zaprojektowanie obiegów elektronicznych oraz wdrożenie narzędzia do podpisu elektronicznego. Wszystkie te kroki pozwalają wyeliminować sporą część pracy z dokumentami w formie papierowej, która przywiązuje nas do biura fizycznego.

NAVIGATOR pozwala na integrację wszystkich źródeł danych firmy w obrębie jednej platformy, bezpieczne ich przechowywanie oraz wydajne procesowanie niezależnie od miejsca.

Najważniejsze komponenty obszaru ECM / Worflow

SILNIK WORKFLOW

Zapewnia wygodne projektowanie obiegów elektronicznych w edytorze wizualnym za pomocą metody „przeciągnij i upuść” oraz precyzyjne dopasowanie do potrzeb poprzez możliwość zmiany ustawień widoczności, edycyjności oraz wymagalności pól formularzy. Umożliwia również automatyzację obiegu – system wykonuje określone czynności i w zależności od efektów wybiera zaprojektowaną wcześniej ścieżkę obiegu. Ponadto, możemy uwzględnić automatyczne zmiany w obiegu w zależności od wartości pól formularza, np. możliwość dodania dodatkowego kroku w obiegu, jeśli kwota faktury przekracza ustalony limit. O wszystkich zmianach i dokumentach oczekujących użytkownik dowie się z komunikatów mailowych i powiadomień wewnętrznych.

ARCHIWUM DOKUMENTÓW

Zaprojektowaliśmy ponad 30 szablonów najczęściej wykorzystywanych w biznesie typów dokumentów, które możesz łatwo dostosować do indywidualnych potrzeb lub stworzyć własny od podstaw. Ponadto, inteligentne zarządzanie uprawnieniami użytkowników zapewnia możliwość sterowania dostępem do całości dokumentów lub do określonych pól. Możesz również wykorzystać moduł Artificial Intelligence, który znacząco ułatwi wprowadzenie dokumentów do systemu i ich procesowanie.

REPOZYTORIUM PLIKÓW

Repozytorium plików możesz wykorzystać do archiwizacji zdigitalizowanych załączników lub przechowywania plików zespołów na zasadzie dysków wspólnych. NAVIGATOR umożliwia edycję plików bezpośrednio w systemie (za pomocą protokołu WebDAV), nie ma zatem konieczności pobierania i ponownego dodawania nowszych wersji dokumentów. Dzięki OCR, całe archiwum możesz przeszukać kontekstowo, jak w Google. Pliki przechowywane są w bazie danych lub na dyskach NTFS.

PŁATNOŚCI

Monitorowanie płatności może być prostsze, szybsze i przyjemniejsze. W module płatności w NAVIGATORZE zawsze masz dostęp do wszystkich faktur w formie elektronicznej, wygodnie przypilnujesz terminów płatności, a prowadzenie kasy i rozliczenie zaliczek zajmie Ci dosłownie kilka kliknięć. Dodatkowo, dzięki walidacji takich pól jak NIP czy IBAN, system wychwytuje zależności lub rozbieżności niekoniecznie oczywiste i proste do stwierdzenia przez człowieka.

PROJEKTY I ZADANIA

Gotowy moduł do zarządzania projektami, dzięki któremu możesz sprawnie monitorować postępy prac twojego zespołu. Podział zadań na proste i złożone, podrzędne i nadrzędne oraz zaawansowane planowanie terminów wykonania zadań, uwzględniające zależności czasowe, umożliwi Ci szybko wychwycić ewentualne opóźnienia, zidentyfikować ich źródło i szybciej osiągać cele biznesowe.

AKTUALNOŚCI, FORA, KOMUNIKATOR

NAVIGATOR sprawdzi się również w przypadku szybkiej i bezpiecznej wymiany informacji i plików. Dla sprawnej komunikacji z zespołem możesz skorzystać z Aktualności, gdzie będziecie mogli porozmawiać o tematach ważnych z pespektywy całej firmy. Dyskusje w mniejszym gronie możecie prowadzić na forach, czacie lub w komentarzach do zadań czy dokumentów. Wszystko w jednym miejscu, bez logowania się do dodatkowych komunikatorów.

POWIADOMIENIA

Możesz personalizować powiadomienia z każdej aplikacji, edytując ich treść, oraz dopasować grupę odbiorców, wysyłając alerty zbiorcze lub indywidualne. NAVIGATOR umożliwia również powiadomienia cykliczne i zaawansowane zarządzanie kryteriami powiadamiania. Od teraz nic nie umknie Twojej uwadze: dostaniesz powiadomienie o nowym dokumencie, zadaniu i kroku w obiegu, oczekującym na Twoją reakcję.

Oszczędność czasu

Redukcja kosztów

Bezpieczeństwo danych

Porządek w dokumentacji

Dostęp z dowolnego miejsca

Korzyści

Scenariusze użytkowania modułu ECM / WORKFLOW

Wszystkie dokumenty w jednym miejscu

Ogranicz liczbę papierowych dokumentów na biurkach pracowników, a jednocześnie obniż ryzyko błędu oraz prawdopodobieństwo utracenia ważnego dokumentu dostępnego w jednym egzemplarzu. Dokumenty w wersji elektronicznej mogą jednocześnie „leżeć” na kilku wirtualnych biurkach i ich procesowanie nie wymaga fizycznej obecności pracownika w biurze – może on zatwierdzać kolejne kroki obiegu z dowolnego miejsca i urządzenia.

Gubimy też ważne informacje w wersji cyfrowej. Prowadząc dokumentację elektroniczną z wykorzystaniem systemu ECM, eliminujemy takie ryzyko do minimum.

Tworzenie zaawansowanych obiegów

Wszystkie obiegi zaprojestujesz za pomocą metody „przeciągnij i upuść” w edytorze wizualnym.

Do standardowych obiegów obejmujących zadania i decyzje w NAVIGATORZE możemy również dodawać akcje niestandardowe. Po zaznaczeniu odpowiedniej opcji w procesie tworzenia procedury możemy sterować widocznością określonych pól formularza lub dodawać kroki, obejmujące zaprogramowane wcześniej funkcje, np. wygenerowanie dokumentu do wydruku lub automatyczną wysyłkę mailingową do danego kontrahenta. Dzięki powiadomieniom mailowym możemy informować użytkowników o kolejnych krokach w obiegu.

Tworzenie własnych klas dokumentów

Możesz zmodyfikować jeden z ponad 30 zaprojektowanych przez nas szablonów dla najczęściej wykorzystywanych w biznesie typów dokumentów lub zbudować go od zera dokładnie tak, jak potrzebujesz.

Dla każdego typu dokumentu możesz utworzyć osobną kategorię w archiwum, by sprawnie porządkować całą dokumentację.

Tworzenie kompleksowych aplikacji

Buduj własne aplikacje w NAVIGATORZE bez umiejętności kodowania. Całą logikę rozwiązania możemy zbudować w intuicyjnym edytorze wizualnym za pomocą metody „przeciągnij i upuść”.

Przechwytywanie dokumentów z poczty elektronicznej

Dokumenty w wersji elektronicznej mogą być automatycznie importowane do systemu z firmowej skrzynki mailowej. Następnie, system wykonuje proces OCR – optycznego rozpoznawania znaków, określa kluczowe cechy dokumentów z wykorzystaniem technologii klasyfikacji tekstu i umieszcza je w odpowiednich kategoriach. Wszystko bez udziału pracy człowieka.

Przechwytywanie dokumentów ze skanera i telefonu

NAVIGATOR umożliwia automatyczne pobieranie zeskanowanych dokumentów z lokalizacji sieciowej i wgrywanie do systemu. Dzięki klasyfikacji typu dokumentu, po dodaniu do NAVIGATORA są one przekształcane na odpowiedni typ dokumentu i przyporządkowywane do odpowiedniego folderu w dokumentacji na podstawie danych historycznych.
Natomiast z wykorzystaniem funkcji File splitter i Photo scanner system poradzi sobie z rozbiciem kilku posklejanych ze sobą dokumentów na osobne pliki oraz ze skanami zrobionymi telefonem.

Automatyczne generowanie dokumentów Word, Excel, PDF

Na podstawie danych wprowadzonych do formularzy w NAVIGATORZE możemy automatycznie generować dokumenty na wzór zaprojektowanych wcześniej szablonów. Za pomocą rozszerzenia PrintWord.dll dowolny użytkownik może skonfigurować szablon w MS Word. Dla specyficznych przypadków wykorzystujemy narzędzie ReportBuilder. Do jego obsługi wymagana jest już znajomość zarządzania bazami danych, w szczególności tworzenia zapytań. ReportBuilder daje jednak większą elastyczność jeśli chodzi o import z bazy danych.

OCR i automatyczne sczytywanie danych z dokumentów

Wszystko za sprawą zaawansowanych narzędzi do ekstrakcji danych, takich jak: NIP, numery kont, kwot (brutto, netto, kwot i stawek VAT), dat wystawienia, płatności i sprzedaży, adresów i tabel zamówień. Nie jest to lista zamknięta, możemy zdefioniować własny fragment dokumentu, który ma być sczytywany.

Pracownik działu otrzymuje uzupełniony formularz z informacjami, który tylko weryfikuje i dokonuje ewentualnej korekty.

Wyszukiwanie kontekstowe

Przeszukaj całą dokumentację w kilka sekund. Wyszukiwanie kontekstowe w NAVIGATORZE działa na zasadzie Google – podczas wyszukiwania uwzględniany jest kontekst oraz odmiana końcówek fleksyjnych.

Dokumenty w formie tekstowej lub odpowiednie informacje w meta danych (w formularzu) mogą być szybko znalezione z wykorzystaniem odpowiednich narzędzi wyszukiwania (Full text search lub Elasticsearch).

Integracja ze znanymi narzędziami

Możesz zintegrować NAVIGATORA ze wszystkimi wykorzystywanymi w firmie narzędziami i źródłami danych przez API. Z systemami zewnętrznymi łączymy się dwustronnie w celu synchronizacji kartotek, dokumentów, plików i in.

Synchronizacja danych może odbywać się okresowo lub w czasie rzeczywistym, np. po zapisaniu nowego dokumentu w systemie. Integrowaliśmy m.in. takie rozwiązania, jak Comarch XL, Comarch Optima, SAP, Symfonia, DM Plaza, Enova, Merco, Komsoft, Kom-Media.

Podpisy elektroniczne

Finalizuj transakcje szybko i wygodnie, wykorzystując technologię e-podpisu. Podpis elektroniczny potwierdza tożsamość osoby podpisującej dokument, zapewniając najwyższy poziom bezpieczeństwa.

W Unii Europejskiej podpisy elektroniczne uznaje się za prawnie wiążące od 2016 roku wraz z uchwaleniem Rozporządzenia w sprawie identyfikacji elektronicznej i usług zaufania w odniesieniu do transakcji elektronicznych na rynku wewnętrznym (eIDAS). Jest to niezbędny krok w kierunku całkowitego pozbycia się papieru w firmie i prawdziwej transformacji cyfrowej.

Plany rozliczeniowe

OBSZAR NAVIGATORA
Cena netto / użytkownik nazwany *
  • Repozytorium dokumentów
  • Repozytorium plików
  • Edytor procesów
  • Zarządzanie projektami i zadaniami
  • Fora dyskusyjne
  • Komunikator
  • OCR
  • Data Capture
  • Text Classification
  • Anomaly detection
  • Text similarity detection & analysis
  • Budowa własnych aplikacji
  • Budowa własnych wydruków
  • Budżetowanie
  • Raportowanie w oparciu o OLAP
  • Dashboardy i tabele przestawne
ECM
od 1000 złza użytkownika nazwanego
  •  
  •  
  •  
  •  
  •  
AI
od 1100 złza użytkownika nazwanego
RAD
od 1100 złza użytkownika nazwanego





BI
od 3000 złza użytkownika nazwanego







ENTERPRISE
Wycena indywidualna
  • Rozszerz Workflow o funkcjonalności budżetowania i raportowania, dodatkowych algorytmów sztucznej inteligencji, korzystając z rozwiązania dopasowanego do indywidualnych potrzeb.
ECM
XXXzł / za użytkownika nazwanego
  • Repozytorium dokumentów
  • Repozytorium plików
  • Edytor procesów
  • Zarządzanie projektami i zadaniami
  • Fora dyskusyjne
  • Komunikator
  • OCR
  • Data Capture
  •  
  •  
  •  
  •  
  •  
AI
XXXzł / za użytkownika nazwanego
  • Repozytorium dokumentów
  • Edytor procesów
  • Zarządzanie projektami i zadaniami
  • Fora dyskusyjne
  • Komunikator
  • OCR
  • Data Capture
  • Text Classification
  • Anomaly detection
  • Text similarity detection & analysis
  • Budowa własnych aplikacji
  • Budowa własnych wydruków
RAD
XXXzł / za użytkownika nazwanego
  • Repozytorium dokumentów
  • Edytor procesów
  • Zarządzanie projektami i zadaniami
  • Fora dyskusyjne
  • Komunikator
  • OCR
  • Data Capture
  • Budowa własnych aplikacji
  • Budowa własnych wydruków
  • Dodatkowe repozytorium plików
BI
XXXzł / za użytkownika nazwanego
  • Repozytorium dokumentów
  • Edytor procesów
  • Zarządzanie projektami i zadaniami
  • Fora dyskusyjne
  • Komunikator
  • OCR
  • Data Capture
  • Budowa własnych aplikacji
  • Budowa własnych wydruków
  • Dodatkowe repozytorium plików
  • Budżetowanie
  • Raportowanie w oparciu o OLAP
  • Dashboardy i tabele przestawne
ENTERPRISE
Wycena indywidualna
  • Rozszerz Workflow o funkcjonalności budżetowania i raportowania, dodatkowych algorytmów sztucznej inteligencji, korzystając z rozwiązania dopasowanego do indywidualnych potrzeb.

* Min. 10 użytkowników przy wyborze licencji na użytkownika nazwanego – użytkownika zarejestrowanego w systemie. Udostępniamy również licencje na użytkownika zalogowanego oraz dla firmy – bez limitu użytkowników w ramach grupy kapitałowej licencjobiorcy.

Chcesz dokładniej poznać możliwości modułu ECM / WORKFLOW?





    Formularz to najlepszy sposób, aby się z nami skontaktować. Twoja wiadomość trafi do jednego z naszych handlowców, który w tempie błyskawicy odpowie na przesłane zapytanie. Oczywiście możesz także do nas zadzwonić lub wybrać rozmowę przez media społecznościowe: Facebook oraz Linkedin.

    Mateusz Illg

    Lider sprzedaży - Polska

    Krystyna Szydłowska

    Konsultantka
    Menu