Każdy, kto miał styczność z dokumentami finansowymi, wie, jak ważne jest ich właściwe opisanie. To podstawowy element dla zachowania porządku i kontroli nad wydatkami. Jak może to wyglądać w systemie Navigator? Dowiesz się z tego artykułu.
Co to jest opis faktury?
Większość dokumentów finansowych potrzebuje zarówno opisu merytorycznego oraz opisu księgowego. Faktura zakupu opisywana jest merytorycznie najczęściej przez osobę dokonującą zakupu, a księgowo przez osobę odpowiedzialną za kontrolę rachunkową. Oczywiście opisem mogą zajmować się różne osoby w zależności od wielkości organizacji oraz zakresów odpowiedzialności. Ważne jednak, aby opisywanie dokumentów było dla użytkowników szybkie i proste. Tu na pomoc przychodzi Navigator!
Czym jest dekretacja?
W systemie Navigator do opisu dokumentów wykorzystywana jest kontrolka Dekretacji, dzięki której użytkownik wie, jakie dane powinien uzupełnić. Może im również przypisać konkretne kwoty. Oto przykładowy nagłówek Dekretacji dla osoby dokonującej opisu merytorycznego faktury zakupu:
MPK – miejsce powstania kosztu. Najczęściej stosowany opis w dużych przedsiębiorstwach, gdzie koszty dzielone są na zakłady, projekty, biura itp. Bardzo często w mniejszych firmach zamiast MPK stosuje się kategorię Dział jako prostą informację, który dział wykorzystał zakupioną usługę/zużył kupiony towar.
Zadanie – Działy w firmie realizują różne zadania, które generują koszty, więc ich weryfikacja oraz bieżąca kontrola jest niezbędna. Przykładowe zadania to Utrzymanie biura czy Działalność sekretariatu.
Pozycja budżetowa – czyli jak dany koszt został określony w budżecie. Najczęściej jest to uszczegółowienie Zadania, bardziej dokładny opis wydatku. Przykładowo dla zadania Utrzymania biura pozycje budżetowe mogą być: sprzątanie biura, media, wyposażenie.
Dla księgowych podczas opisu istotne są nie tylko wcześniej podane dane w trakcie opisu merytorycznego, ale również dodatkowe dane, tj.:
Uzupełnienie tych pól pozwala automatycznie zaksięgować dokument z systemu Navigator w systemie księgowym, ale również weryfikować ponoszone koszty wynikających ze wpisanych danych.
Po co są rekomendacje?
W przypadku faktur zakupu dużo danych powtarza się dla tego samego kontrahenta. W związku z tym opis dokumentów bardzo często jest taki sam. Czy w związku z tym można automatycznie uzupełnić opis, skoro co miesiąc niewiele się różni? Oczywiście! Naviagtor podpowiada użytkownikowi informacje, które były wcześniej wybierane. Mamy możliwość skorzystania z dwóch rodzajów rekomendacji. Opowiadamy o nich poniżej.
Rekomendacje AI
W systemie można wykorzystać AI do rekomendacji w trakcie opisu. Ten rodzaj podpowiedzi oprócz wpisanych do pól informacji może wskazywać procent rekomendacji. Na podstawie wcześniej uzupełnionych dokumentów system wylicza jakie jest prawdopodobieństwo, że w danej pozycji powinna być wstawiony odpowiedni element. Użytkownik może sam zadecydować, którą pozycję wybrać.
Rekomendacje Historii
Na podstawie wcześniej uzupełnionych dokumentów dla danego kontrahenta system podpowiada, jakie dane powinny być uzupełnione w dekretacji. Ten rodzaj rekomendacji jest bardzo przydatny dla księgowych, ponieważ u nich najczęściej występuje taki sam opis dokumentów dla tego samego kontrahenta co miesiąc. Dzięki temu, użytkownik wchodząc do dokumentu, ma już uzupełnione dane, przykład poniżej:
Takie rekomendacje pozwalaj skrócić czas pracy nad fakturą, co jest szczególnie widoczne przy dużej liczbie dokumentów.
Podsumowanie
Czy podpowiedzi można stosować tylko na opisie i tylko na fakturze zakupu? Absolutnie nie. Rekomendacje mogą być wykorzystywane na innych dokumentach oraz w innych polach. Dostosowaliśmy system Navigator tak, by jak najbardziej ułatwiał pracę. Sprawdź już teraz, czy Twoja księgowość go nie potrzebuje.
Absolwentka Zarządzania ze specjalnością Rachunkowość na Uniwersytecie Ekonomicznym w Krakowie. Z zamiłowania i zawodu księgowa (Archman), pełni również funkcję kwestora Wyższej Szkoły Ekonomii i Informatyki w Krakowie. Chętnie dzieli się swoją wiedzą prowadząc z sukcesem zajęcia na studiach podyplomowych WSEI .Jest również trenerem z zakresu: obliczania narzutów i wynagrodzeń oraz komputerowych systemów finansowo-księgowych. Obecnie, korzystając ze swojego doświadczenia zawodowego, realizuje się jako IT Project Manager w spółce Archman, wspierając klientów we wdrożeniach integracji systemu NAVIGATOR w obszarze księgowości.
