Gdzie są granice wykorzystania systemu Workflow?

///Gdzie są granice wykorzystania systemu Workflow?

Gdzie są granice wykorzystania systemu Workflow?

Elektroniczny obieg dokumentów (dalej nazywamy go Workflow) to obecnie główny nurt usprawnień w zakresie zarządzania. Firmy zaczynają wdrożenia narzędzi Workflow do obsługi procesów zakupu, administracji, serwisu. Bardzo szybko okazuje się, że za pomocą tego samego systemu można usprawnić produkcję, transport, sprzedaż, HR etc. Coraz częściej zdarza się, że Workflow wchodzi w kompetencje ERP. Kiedyś pisaliśmy o rozsądnym podziale zadań pomiędzy ERP a Workflow. Kolejne wdrożenia przekonują nas, że procesów wypychanych z ERP do Workflow jest coraz więcej.  Naszym zdaniem głównymi powodami tego trendu są:

  • Rosnąca dynamika zmian w firmach (procesy częściej się zmieniają)
  • Coraz większa świadomość korzyści jakie daje technologia (wiemy ile możemy skorzystać stosując narzędzia IT generalnie, stąd coraz więcej procesów chcemy automatyzować)
  • Coraz większa popularność systemów Workflow (efekt konferencji, warsztatów, szkoleń)
  • Zdecydowanie niższe koszty i krótszy czas wdrożenia obsługi niestandardowego procesu w Workflow niż w ERP
  • Możliwość samodzielnej modyfikacji obsługi procesu w Workflow przez pracowników firmy (bez konieczności programowania)

Często na prezentacjach dla klientów, kiedy pokazujemy jak system jest dopasowywany do poszczególnych obszarów w firmie (np. zarządzanie szkoleniami, obsługa przetargów, obsługa transportu etc.) pada pytanie ”Czy to co Pan pokazuje, to jest dalej obieg dokumentów?” Czasem nawet widząc jak to się podoba mamy ochotę powiedzieć, że nie… że to już jest inny moduł i przedstawić w ofercie osobną pozycję za licencję.  Ale prawda jest taka, że to jest cały czas to samo narzędzie, te same komponenty (edytor formularzy, procesów, list), które umożliwiają budowę de facto własnych rozwiązań.

Kolejnym obszarem, w który odważnie wchodzą systemy Workflow jest analityka zarządcza. Systemy Workflow potrafią pokazać użytkownikowi zaawansowane raporty kosztowe (również w formie tabeli przestawnej lub dasboardu), czy ostrzec przed przekroczeniami budżetu. Mało tego, w odróżnieniu od czystych narzędzi BI, które nie mają możliwości ingerencji w proces same z siebie, systemy Workflow mogą działać. Jeżeli z dokumentem coś jest nie tak (np. jest za wysoka kwota lub powoduje przekroczenie budżetu) mogą wstrzymać akceptację lub skierować obieg dokumentu na inne tory (np. do dodatkowej weryfikacji).

Czy są zatem granice zastosowania systemu Workflow? Wydaje się, że funkcjonalnie te najlepsze platformy są tak potężne, że nie ma dla nich zadań nie do wykonania. Natomiast dziś mamy już pewność, że nie ma systemów najlepszych do wszystkiego. Granica rozsądku naszym zdaniem jest wyznaczana prze następujące pytania kontrolne:

  • Czy jest system dedykowany do procesu, który chcemy obsłużyć?
  • Czy ten system spełnia nasze oczekiwania?
  • Czy można go samodzielnie konfigurować na wypadek, gdyby zmienił nam się proces?
  • Czy da się go zintegrować z innymi systemami w firmie? (wcześniej czy później będzie taka potrzeba)
  • Czy nas na niego stać?

Jeżeli wszystkie odpowiedzi są twierdzące, to należy użyć dedykowanego narzędzia. Jeżeli na któreś odpowiedź jest negatywna, to warto rozważać obsługę tego procesu za pomocą platformy Workflow.

Autorzy: Zespół Archman

2018-07-15T15:04:54+00:00 15 07 2018|Blog, Rozwiązania informatyczne|