Jak rozpoznać czy Twoja firma jest gotowa na wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów?
Jeżeli w Twojej firmie proces wymiany dokumentów utrudnia przepływ pracy, a ilość kartek na biurku sprawia, że ciężko znaleźć właściwą fakturę lub umowę, to znak, że czas pomyśleć o elektronicznym systemie dokumentów. Dokumenty elektroniczne mają te same właściwości i moc prawną, co dokumenty w klasycznej, papierowej formie, a ilość niezbędnych procedur związanych z obiegiem fizycznej kopii ulegnie redukcji. Dostęp do informacji mogą mieć wszyscy Twoi pracownicy, a Ty będziesz mieć możliwość nadawania uprawnień do przeglądu i modyfikacji dokumentów. Korzystać z systemu może każdy pracownik, a zakres dostępnych opcji jest zależny od przypisanych uprawnień. Proces wdrożenia systemu powinien być przemyślany i dobrze zaprojektowany. Inne firmy, które prawdopodobnie wdrożyły rozwiązanie elektronicznego obiegu dokumentów mogą w najbliższym czasie stać się bardziej konkurencyjne. Jeśli każdego dnia w Twojej firmie podejmuje się wiele kluczowych decyzji, partnerzy wystawiają faktury zakupowe, klienci nabywają Twój produkt, to z pewnością ilość otrzymywanych dokumentów jest duża. Gotowość do wdrożenia elektronicznego obiegu dokumentów określa poziom zapotrzebowania takiego systemu w przedsiębiorstwie. Jeśli w Twojej firmie obieg papierowego dokumentu sprawia trudności komunikacyjne, spowalnia procesy decyzyjne, konieczny jest podpis nieobecnej osoby lub kilku przełożonych, to znak, że warto rozważyć implementacje narzędzia do przepływu pracy z dokumentami. Proces wdrożenia w zależności od wielkości i struktury firmy może znacznie się różnić. Każda firma, w której dokumenty stanowią istotny element funkcjonowania, jest gotowa na wdrożenie systemu, który pozwoli na uproszczenie obsługi dokumentów. Z początku ciężka praca związana z przenoszeniem do systemu dokumentów w formie papierowej, opłaci się w postaci mniejszego nakładu pracy i szybkości działania w przyszłości.
Jakie korzyści wynikają z implementacji systemu obiegu dokumentów w firmie?
Korzyści z implementacji systemu obiegu dokumentów w firmie jest wiele. Przede wszystkim wykluczamy papierową formę, na rzecz elektronicznej. Konieczność przekazywania sobie konkretnego dokumentu w celu uzyskania podpisu przestaje być problemem. Całkowicie niwelujemy ryzyko zagubienia danego dokumentu, a to co raz zostało wprowadzone do systemu można archiwizować. Oczywiście system elektronicznego obiegu dokumentów nie wyklucza możliwości przechowywania ich papierowych kopii na biurowych półkach, więc niczego się nie pozbawiamy, a zyskujemy skuteczne narzędzie do usprawnienia pracy całej firmy. Elektroniczny obieg dokumentów to także technologie OCR i Data Capture, które z wykorzystaniem sztucznej inteligencji, umożliwiają odczytanie i przepisanie danych z dokumentów do systemowego formularza. Tworzenie obiegu dokumentów stanowi realną korzyść dla całego zespołu lub firmy, w której dokumentacja jest kluczowym elementem prowadzenia działalności. Możliwość nadawania uprawnień pracownikom, konieczność zatwierdzenia dokumentu przez przełożonego, jasny i szybki przepływ informacji, stanowią pewną wartość dla Twojego biznesu, a sprawna praca z obiegami dokumentów nie jest trudna i daje wiele możliwości.
O czym należy pamiętać przed wdrożeniem systemu?
Przed wdrożeniem systemu należy pamiętać o wszystkich czynnikach zewnętrznych mogących mieć wpływ na zasadność i powodzenie, we wdrażaniu systemu do elektronicznego obiegu dokumentów. Przeprowadzenie analizy sektora działalności, charakterystyki i ilości przetwarzanych dokumentów np. faktur, umów czy stanów magazynowych, może odgrywać kluczową rolę w planowaniu elektronicznego obiegu dokumentów w firmie. Cyfrowa transformacja firmy w zakresie obiegu dokumentów może stanowić spore wyzwanie ze strony technicznej, jednak warto podjąć trud wdrożenia elektronicznych dokumentów w firmie, w perspektywie przyszłej pracy. Warto pamiętać o odpowiednich szkoleniach pracowniczych z zakresu obsługi wdrożonego systemu, a także o środkach bezpieczeństwa związanych bezpośrednio z uprawnieniami do otrzymywania, podpisywania i przekazywania dokumentów przez Twoich pracowników. Istotnym czynnikiem we wdrażaniu systemu jest czas potrzebny na jego implementacje w strukturach firmy, jak również na rozwój niezbędnych kompetencji i umiejętności do sprawnego i skutecznego korzystania z systemu.
Podsumowanie
Wdrożenie systemu do elektronicznego obiegu dokumentów z pewnością jest innowacyjnym rozwiązaniem dla współczesnego biznesu. Dzięki takim zastosowaniom, zarządzanie dokumentami przestaje być trudne, a funkcjonowanie całego przedsiębiorstwa ulega znacznej poprawie. Gotowość na wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów w firmie można rozpoznać po ilości pracy związanej z dokumentami oraz zapotrzebowaniu na nowoczesne i skuteczne rozwiązania informatyczne z zakresu obsługi dokumentów. Pracownicy szybko nauczą się nowych rozwiązań, przetwarzanie dokumentów stanie się łatwiejsze, a Twoja firma usprawni procesy decyzyjne i przyśpieszy realizację zadań związanych z zarządzaniem dokumentami.
