Podejście procesowe w zarządzaniu firmą – co warto wiedzieć?

Czy możliwe jest, by w firmie nie zarządzano pojedynczymi działami, a skupiano się na całych sekwencjach działań? A może organizacja jest w stanie działać bez klasycznych pionowych zależności? To tylko niektóre z pomysłów, które proponuje podejście procesowe. Czego możemy spodziewać się po nim w praktyce? Koniecznie przeczytaj nasz tekst. 

Co to jest podejście procesowe? 

W podejściu procesowym organizacja zarządza zadaniami za pomocą systemu procesów. Raczej unika się podziału na działy czy produkty. Wszelkie wysiłki skupiają się na tym, by dobrze zaprojektować proces. Gdy już się to zrobi, można oczekiwać dobrych rezultatów działań. Tak jak podczas gotowania – dobrze opisany przepis na ciasto sprawia, że będziemy spodziewać się udanego wypieku. 

Działania organizacyjne traktowane są jako wzajemnie powiązana sieć zadań, a nie pojedyncze zagadnienia. Mówiąc prościej, spogląda się na szerszy obraz, by zrozumieć, w jaki sposób każde działanie przyczynia się do osiągnięcia celów organizacyjnych. 

Właśnie dlatego w podejściu procesowym tak rzadko wspomina się o działach czy produktach. Chodzi o uniknięcie „silosów informacyjnych”. Priorytetem jest  to, by każdy proces dostarczał kolejnemu dokładnie tego, co mu potrzeba.

Co jest celem podejścia procesowego? 

Podejście procesowe ma usprawnić przepływ pracy w organizacji. Tak jak wspomniano wyżej, chodzi o dopasowanie potrzeb poszczególnych procesów do siebie wzajemnie. Wtedy organizacja może zacząć działać w synergii (gdzie 2 + 2 = 5). Czyli wypracowywać takie efekty, których pracownicy nie daliby radę wykonać podzieleni na tradycyjne zespoły. 

Poniższa grafika przedstawia, jak może działać podejście procesowe do zarządzania w praktyce. 

Etapy pracy nad produktem do momentu jego dostarczenia na rynek są połączone i funkcjonują jako jeden duży proces. Pracownicy o konkretnych specjalizacjach dostarczają innym to, co niezbędne, by wykonać kolejny krok procesu. W rezultacie otrzymywany jest gotowy produkt. 

Podejście procesowe w zarządzaniu – na czym polega 

O tym, jak powinno wyglądać podejście procesowe w zarządzaniu mówią nam normy ISO. Mowa konkretnie o ISO 9001:25, które proponują podejście PDCA (akronim od angielskich słów: plan, do, check, act).

Podejście procesowe wady i zalety 

W ISO znajdziemy również potencjalne korzyści, które może przynieść podejście procesowe. Dzięki niemu możliwe jest przede wszystkim szybsze wdrożenie jakiegokolwiek systemu zarządzania. Wynika to z elastyczności. 

Drugą sprawą jest łatwiejsze spełnienie potrzeb klientów, co rzutuje na ich satysfakcję. W podejściu procesowym komunikacja poprawia się nie tylko między pracownikami. 

Kontrola jakości zaproponowana w metodzie PDCA sprawia natomiast, że w całej organizacji rośnie pewność podejmowanych decyzji. W końcu dostarczamy produkt dokładnie taki, jakiego chcą klienci i to w najlepszym możliwym wydaniu. 

O wadach podejścia procesowego nie mówi się dużo, ale trzeba pamiętać, że one również istnieją. Przede wszystkim ten styl zarządzania może nie pasować do każdej firmy. Przykładowo, środowisko, w którym panuje hierarchiczna kultura organizacji, może nie odnaleźć się w dynamicznym systemie pracy, gdzie dodatkowo porzuca się klasyczne zależności stanowisk. 

Podejście procesowe a funkcjonalne 

Różnice między podejściem funkcjonalnym a procesowym są zauważalne. Firmy działające w podejściu funkcjonalnym mają tradycyjną strukturę. Pracownicy ułożeni są w sposób hierarchiczny. Systemem zarządzania jest więc jasny, a zależność przebiega pionowo. Niższe stanowiska podlegają wyższym i raportują im wyniki pracy. 

Z kolei firmy zorientowane na proces przedkładają procesy nad hierarchie. Uwaga skupia się głównie na wynikach i zadowoleniu klienta. Takie działania jak zarządzanie zamówieniami czy dbanie o zasoby produktu są na pierwszym planie. Podejście procesowe przebiega horyzontalnie. Osoby z różnych działów mogą uczestniczyć w tym samym procesie, w odróżnieniu do modelu funkcjonalnego. 

Podejście procesowe a systemowe 

Zarówno podejście procesowe, jak i systemowe starają się poprawić działanie w firmie, ale robią to na różne sposoby. Podejście procesowe skupia się na poprawie konkretnych etapów w pracy, a podejście systemowe patrzy na całą strukturę i jak różne obszary organizacji ze sobą współdziałają. 

Podejście procesowe przykłady 

Przykład podejścia procesowego i tego, jak je stosować, możemy odnaleźć nie tylko w prywatnych firmach, ale również na uniwersytetach. Przewodnik nr 544R2 komitetu ISO/TC176 proponuje podział akademickich procesów na: 

– Procesy dotyczące zarządzania uczelnią, takie jak tworzenie strategii, planowanie celów, zapewnianie komunikacji wewnętrznej oraz dostarczanie zasobów. 

– Zarządzanie zasobami – takimi jak zasoby ludzkie, infrastruktura, warunki pracy, materiały i finanse – niezbędnymi do prowadzenia innych procesów, 

– Procesy operacyjne związane z świadczeniem usług przez uniwersytety. 

– Procesy monitorowania, analizy i doskonalenia, obejmujące pomiar efektywności, działania korekcyjne oraz analizę danych.  

Podejście procesowe – jak wdrożyć 

Wdrożenie podejścia procesowego należy zacząć od zidentyfikowania kluczowych procesów. „Kluczowe procesy” to takie, które mają największy wpływ na rentowność firmy i najbardziej przyczyniają się do osiągania strategicznych celów. 

Po rozpoznaniu powinno się zmapować przebieg procesów. Trzeba zrozumieć, jaka jest ich rola, zależności i interakcje. W tym kroku najlepiej zaangażować wszystkie osoby, które obejmie dany proces. 

Oczywiście warto również monitorować, czy nowe podejście działa poprawnie. Zwłaszcza, jeśli wdraża się je pierwszy raz, po drodze może zdarzyć się kilka potknięć. Ewentualnie okazać się, że podejście procesowe nie jest tym, czego potrzebuje nasza organizacja. 

By wdrożenie podejścia procesowego poszło jak najłatwiej, warto zaopatrzyć się w platformę workflow do obsługi elektronicznego obiegu informacji, taką jak NAVIGATOR od firmy Archman. Pierwszym krokiem do uniknięcia „silosów informacyjnych” jest dynamiczny przepływ dokumentów, zadań i procedur. Idealnie sprawdzi się tu cyfryzacja i workflow. 

Dalej przychodzi pora na tworzenie własnych procesów. NAVIGATOR ułatwia to dzięki zastosowaniu autorskiego rozwiązania workflow. Na koniec pozostaje tylko kontrolować, jak sprawdza się nowe podejście. Po kilku miesiącach od wdrożenia warto stworzyć kilka raportów i analiz dotyczących efektywności. Najlepiej ująć je w mierzalnych kategoriach, by mieć pewność, że ocena będzie oparta na faktach.  

Źródła:

1. Cameron, K.S., Quinn, R.E., (2003) Kultura organizacyjna – diagnoza i zmiana. Kraków: Oficyna Ekonomiczna.
2. blog.wearedrew.co/en/management-by-processes-vs-functional-management (dostęp: 13.02.2024)
3. iso.org/files/live/sites/isoorg/files/archive/pdf/en/iso9001-2015-process-appr.pdf (dostęp: 13.02.2024)
4. ruj.uj.edu.pl/xmlui/bitstream/handle/item/129867/jedynak_podejscie_procesowe_w_zarzadzaniu_uniwersytetem_2019.pdf?sequence=1&isAllowed=y (dostęp: 13.02.2024)
5. the9000store.com/iso-9001-2015-requirements/iso-9001-2015-context-of-the-organization/what-is-a-process-approach/ (dostęp: 13.02.2024)