Zanim podpiszemy umowę
Wydaje się, że pierwszym krokiem w zarządzaniu umowami w firmie powinno być wprowadzenie umowy do systemu. Zapominamy jednak, że zanim umowa zostanie podpisana trzeba wykonać ogromną pracę związaną z uzgadnianiem umowy – zarówno wewnętrznym jak i zewnętrznym, zatwierdzaniem, weryfikacją finansową itp. W zależności od wielkości firmy oraz od ilości procesowanych umów tymi czynnościami może zajmować się jedna osoba lub cały, liczący kilkanaście osób dział. W pewnym momencie wymiana maili czy zapisywanie kolejnych wersji w plikach Word nie wystarcza, potrzeba wdrożyć system zarządzania umowami bazujący na elektronicznym obiegu dokumentów.
Na tym etapie warto zastanowić się, czego potrzebujemy, gdzie nasza dotychczasowa metodyka zawodzi. Co chcielibyśmy usprawnić w procesie przygotowania umowy. Z reguły kiedy mówimy o przygotowaniu umowy myślimy o takich elementach procesu:
- Wnioskowanie o podpisanie umowy. Na tym etapie pojawia się potrzeba podpisania umowy. Potrzeba może wynikać z innych procesów (np. procedura zakupowa) lub pojawić się samodzielnie. Z reguły na tym etapie sprawdzamy celowość podpisania umowy, dopasowanie do budżetu itp. Etap kończy się zgodą na opracowanie umowy. Jest to typowy proces decyzyjny.
- Uzgadnianie wewnętrzne. Na tym etapie powstaje umowa. Właściciel umowy przygotowuje jej treść a następnie konsultuje umowę z innymi działami. W tym etapie z reguły występuje radca prawny lub dział prawny ale proces może też obejmować inne komórki w firmie. Tu przydają się narzędzia pracy grupowej, konsultacje, możliwość dodawania komentarzy itp.
- Uzgadnianie zewnętrzne. Podobnie jak przy uzgadnianiu wewnętrznym umowa jest tworzona ale przy udziale dwóch stron. Warto podkreślić, że w tej części procesu biorą udział osoby spoza organizacji a więc niemające dostępu do naszego systemu obiegu dokumentów. Dlatego istotne jest, by nasz system miał narzędzia ułatwiające wymianę dokumentów np. za pośrednictwem emaila
Etapy 2 i 3 z reguły zazębiają się. Po przygotowaniu umowy wysyłamy ją do kontrahenta a po otrzymaniu poprawek musimy jeszcze raz konsultować ją z działem prawnym. Warto uwzględnić to budując proces obiegu.
- Podpisanie umowy. Etap końcowy procesu, gdy mamy już uzgodnioną umowę. W przypadku podpisu tradycyjnego krok ten sprowadza się do zeskanowania papierowej wersji ale gdy używamy podpisu elektronicznego to należy zadbać, by nasz system posiadał takie możliwości.
Projektując system na potrzeby firmy trzeba się zastanowić, jakie elementy zarządzania umowami wdrożyć. O ile sama ewidencja umów jest dość oczywistym wyborem to zarządzanie przygotowaniem umów jest opcjonalne. Możemy się bez niego obejść albo wdrożyć tylko wybrane elementy, np. uzgadnianie wewnętrzne umów.
Rozpoczęcie prac nad umową
Rozpoczęcie prac nad umową z reguły powiązane jest z innym zdarzeniem takim jak zapotrzebowania pracowników czy notyfikacja o zakończeniu umowy. Proces ten może być również powiązany z innymi procesami w systemie takimi jak np. proces zakupowy. Procesy te mogą odbywać się równolegle lub jeden proces może wywoływać drugi.
Gdy pojawił się pomysł podpisania nowej umowy pierwszą rzeczą, którą należy zrobić to uzyskać akceptację osoby upoważnionej. Oczywiście w przypadku różnych umów będzie to różnie wyglądało, akceptacja umowy handlowej skutkującej zobowiązaniami na duże kwoty będzie zupełnie inaczej traktowana niż umowa o zachowanie poufności. W pierwszym przypadku osób decyzyjnych, które powinny wypowiedzieć się o umowie będzie znacznie więcej.
W zależności od obowiązujących w firmie procedur możemy wstępną akceptację uzgodnić za pomocą osobnego dokumentu – wniosku o podpisanie umowy – lub może ona wynikać z innych procesów, na przykład z rozpoczęcia procedury udzielenia zamówienia. Na tym etapie nie koncentrujemy się na szczegółach umowy, interesuje nas czego umowa będzie dotyczyła oraz jakie skutki dla działalności firmy będzie powodowała. Z reguły nie wiemy jeszcze kto będzie drugą stroną umowy, procedury wyboru kontrahenta są osobnym procesem, który zbiegnie się z przygotowaniem umowy na kolejnych etapach.
W elektronicznym systemie zarządzania dokumentami procedura wniosku o podpisanie umowy jest z reguły dość prosta. Nie mamy wszystkich danych do umowy dlatego opieramy się na uproszczonym formularzu, który zawiera tylko istotne dane takie jak: cel podpisania umowy, proponowany sposób wyboru kontrahenta, skutki finansowe. Często w takim wniosku zawarte są również informacje czy planowana umowa ujęta jest w planie finansowym, czy jest częścią jakiegoś programu itp.
Uzgadnianie wewnętrzne
Po uzyskaniu zgody na zawarcie umowy rozpoczyna się kolejny etap prac – uzgadnianie wewnętrzne. W zależności od typu umowy w pracę mogą być zaangażowane różne działy firmy. Prawie na pewno będzie brał udział dział prawny, który będzie spinał całość. Dodatkowo może być potrzebna konsultacja z różnymi działami merytorycznymi, działem IT itp.
Budując proces opiniowania należy pamiętać, że kluczowym elementem tego procesu jest przekazywanie informacji. Osoba opiniująca umowę powinna móc nanieść swoje uwagi w formie komentarza lub zaproponować swoją wersję umowy. System powinien zapewnić możliwość dodawania takich informacji do dokumentu. Wybierając system zarządzania dokumentami do prac przy umowach należy zadbać o to, by był on na tyle elastyczny by w razie potrzeb móc dodawać kolejne elementy.
W bardziej rozbudowanej organizacji proces opiniowania może być wielostopniowy. Operator umowy może wysyłać umowę do opinii do wybranych działów czy osób a te z kolei mogą żądać dalszych opinii. W takim procesie tworzy nam się całe drzewo opinii. Dobrze zaprojektowany system EOD powinien umożliwić, na przykład poprzez tworzenie osobnych dokumentów opinii wraz z dedykowanymi procesami, zarządzanie całą strukturą opiniowania składającą się z wielopoziomowych opinii.
Na koniec trzeba pamiętać, że przydałby się jakiś raport podsumowujący cały proces. Po zakończeniu procesu opiniowania należy podsumować wszystkie zebrane w jego trakcie informacje i zaprezentować je w czytelnej formie. Im bardziej złożony proces tym większa konieczność przygotowania takiego raportu.
Uzgadnianie zewnętrzne
Gdy mamy już uzgodnioną wewnętrznie umowę to należy rozpocząć jej negocjacje z kontrahentem. Może się okazać, że kontrahent od razu zaakceptuje naszą propozycję jednak jest to sytuacja rzadko spotykana. Lepiej przyjąć, że będziemy się wymieniać uwagami do umowy w wielu iteracjach. Po każdej takiej iteracji, gdy dostaniemy uwagi naszego kontrahenta, należałoby przeanalizować je wewnątrz organizacji przed wysłaniem odpowiedzi. Jak widzimy, proces uzgadniania zewnętrznego zazębia się z uzgodnieniami wewnętrznymi. Oczywiście nie powinniśmy projektować procesu tak, by po każdej iteracji wymiany uwag z kontrahentem uruchamiać pełne uzgodnienia wewnętrzne, gdyż zajęłoby to zbyt dużo czasu, należy raczej zaprojektować proces tak, by w ramach procesu negocjacji wpleść ograniczony proces uzgodnień wewnętrznych.
Dobrze zaprojektowany system EOD powinien wspierać wymianę informacji z kontrahentem zewnętrznym. Wybierając platformę zarządzania dokumentami warto zwrócić uwagę, czy platforma ta wspiera komunikację mailową (np. potrafi automatycznie przypisać mail przychodzący do istniejącego w systemie dokumentu i odpowiednio scalić załączniki przesłane mailem z dokumentami w systemie) lub jakąś inną formę komunikacji, czy umożliwia anonimowy dostęp do systemu osobom spoza organizacji itp.
Podpisanie umowy
Ostatnim etapem przygotowania umowy jest jej podpisanie. Jeżeli używamy podpisu elektronicznego to koniecznie należy wybrać system, który umożliwia pełną integrację z posiadanym przez nas podpisem. Dzięki temu będziemy mogli z poziomu systemu podpisać umowę czy wysłać ją do podpisania do kontrahenta. System pozwoli nam też odebrać podpisaną umowę i automatycznie przypisać do dokumentu w systemie a także zweryfikować podpis.
Teraz możemy przystąpić do etapu realizacji umowy. O tym przeczytasz w trzeciej części artykułu.
Absolwent Uniwersytetu Jagiellońskiego na kierunku Informatyka, Wydział Matematyki i Fizyki. W firmie pełni rolę analityka i specjalisty ds. kontroli jakości. Specjalizuje się w modelowaniu procesów biznesowych, projektowaniu systemów informatycznych czy opisie wymagań biznesowych. Posiada prawie 20 letnie doświadczenie jako projektant systemów informatycznych i analityk systemowy, prowadził także duże projekty budowy i wdrożeń systemów informatycznych w obszarze finansowo – księgowym. Jest wykładowcą Wyższej Szkoły Ekonomii i Informatyki w Krakowie, dzieląc się ze studentami wiedzą z obsługi systemów obiegu dokumentów na przykładzie NAVIGATORA.
