Obieg dokumentów księgowych – czym jest, jakie ma funkcje oraz jak go usprawnić?

Czym jest obieg dokumentów księgowych?

Jeżeli słyszymy „obieg dokumentów finansowych” to od razu myślimy jedno: faktura! Trzeba jednak pamiętać, że faktury to wierzchołek góry lodowej – księgowość, obok kadr, to komórka w firmie która generuje i przetwarza największą ilość dokumentów. Dokumenty magazynowe, noty księgowe, dokumenty kasowe, dokumenty bankowe, ewidencja środków trwałych, dokumenty płacowe, budżety, protokoły zdawczo-odbiorcze, umowy… Wszystko to są dokumenty księgowe, które firma wytwarza lub które otrzymuje z zewnątrz w związku ze swoją działalnością.

Każdy z takich dokumentów ma zdefiniowaną ścieżkę obiegu, weryfikacji i zatwierdzenia, czyli po prostu obieg dokumentu. Czasami jest to bardzo prosty obieg – np. lista płac która z reguły wymaga tylko zatwierdzenia przez głównego księgowego i prezes a czasami mamy do czynienia z bardzo złożonymi obiegami angażującymi kilka czy kilkanaście działów firmy czego przykładem może być obieg umowy zawierający uzgodnienia finansowe, merytoryczne, prawne, negocjacje z kontrahentem itp. Dlatego nie ma jednej, uniwersalnej metody opisania obiegu dokumentów księgowych. Do każdej ich kategorii należy podchodzić indywidualnie.

Zasady związane z dokumentami księgowymi

Konstruując obieg dokumentów księgowych należy pamiętać o kilku podstawowych wymaganiach:

• Dokument księgowy wytworzony jest w konkretnym celu. Z reguły ten cel obarczony jest ograniczeniami bądź zewnętrznymi (np. termin rozliczenia podatku VAT, termin zapłaty za fakturę) lub wewnętrznymi (termin zatwierdzenia planu budżetu). Dlatego należy pilnować terminowości sporządzania dokumentów finansowych oraz terminowości ich obiegu.
• Za dokument odpowiadają konkretne osoby. Należy pamiętać, by na każdym kroku obiegu wskazać osobę lub osoby odpowiedzialne za wykonanie tego kroku. Należy pilnować terminów, merytorycznej spójności dokumentów oraz prawidłowego przekazywania dokumentów do dalszych działań.
• Należy dbać o spójność dokumentów. Dotyczy to zarówno dokumentów wewnętrznych jak i zewnętrznych. Należy zapewnić mechanizmy pozwalające na weryfikację dokumentu pod kątem spójności (np. zgodności kwot na dokumencie) i poprawności danych (weryfikacja statusu VAT kontrahenta, białej listy rachunków bankowych)
• Dokumenty wymagają zatwierdzenia: merytorycznego, formalnego, rachunkowego. Należy zadbać by z obiegu dokumentów jasno wynikało kto powinien dokonać zatwierdzenia oraz umożliwić zamieszczenie informacji o zatwierdzeniu na dokumencie.
• Na koniec pozostaje bezpieczeństwo. Dane zawarte w dokumentach księgowych często są objęte tajemnicą przedsiębiorstwa lub mają inne ograniczenia (np. wynikające z ustawy o ochronie danych osobowych). Należy zapewnić bezpieczeństwo tych dokumentów wszelkimi dostępnymi metodami – od zabezpieczenia pomieszczeń księgowości, systemów komputerowych przetwarzających te dokumenty aż po implementację polityki czystego biurka.

Klasyfikacja dokumentów księgowych

Jest wiele sposobów klasyfikacji dokumentów księgowych. Możemy je klasyfikować ze względu na rodzaj, miejsce wytworzenia (wewnętrzne, zewnętrzne). Ze względów dokumentacji działalności ważny jest podział na dokumenty źródłowe i wtórne.

Dowody księgowe źródłowe

Dowody źródłowe to dokumenty wytworzone przez firmę lub otrzymane, które dokumentują konkretne zdarzenie gospodarcze. Są one podstawą operacji księgowych wykonywanych w firmie (zewnętrzne obce, np. faktura zakupu) lub też są wynikiem operacji gospodarczych (zewnętrzne własne, np. faktura sprzedaży). Mogą się tutaj też znaleźć dokumenty wewnętrzne np. jeżeli prowadzimy rozliczenia między działami/pionami.

Dowody księgowe wtórne

Są to dokumenty wytworzone na bazie źródłowych dowodów księgowych. Mogą to być dokumenty zbiorcze, np. raporty czy budżety, a konkretnie realizacja budżetu. Dodatkowo do tej kategorii trafiają wszelkie dokumenty zastępcze czy dokumenty związane z dokumentami źródłowymi takie jak polecenie księgowania.

Rodzaje dokumentów księgowych

Przy budowaniu obiegów dokumentów księgowych najczęściej patrzymy na rodzaj dokumentu księgowego. Dokumenty należące do tej samej grupy (rodzaju) mają z reguły podobną strukturę i podobnie zbudowany proces obiegu. Najczęściej spotykane rodzaje dokumentów z przykładami dokumentów to:

• Dokumenty kupna-sprzedaży, np.:
  • Faktura VAT
  • Faktura korygująca
  • Rachunek, paragon
  • Faktura wewnętrzna
• Dokumenty magazynowe
  • Przyjęcie zewnętrzne
  • Wydanie zewnętrzne
  • Rozchód wewnętrzny
  • Przyjęcie wewnętrzne
  • Przesunięcie międzymagazynowe
• Dokumenty kasowe
  • Kasa przyjmie (KP)
  • Kasa wypłaci (KW)
  • Raport kasowy
  • Rozliczenie zaliczki
• Dokumenty bankowe
  • Wyciąg bankowy
  • Polecenie przelewu
• Środki trwałe
  • Wprowadzenie środka trwałego (OT)
  • Likwidacja środka trwałego (LT)
  • Przekazanie środka trwałego (PT)
  • Zmiana miejsca użytkowania (MT)
• Płacowe
  • Lista płac
  • Deklaracja ZUS
• Dokumenty księgowe
  • Polecenie księgowania (PK)
  • Nota księgowa
  • Nota korygująca
• Budżet
  • Budżet pionu/działu
  • Budżet wynagrodzeń
  • Budżet projektu
• Umowy
  • Umowa kupna
  • Umowa ramowa

Funkcje dokumentów księgowych

Podstawową funkcją dokumentu księgowego jest dokumentowanie operacji gospodarczych. Z tego powodu należy je odpowiednio zabezpieczyć i przechowywać przez określony prawnie czas. Dokument nie musi mieć postaci papierowej, forma elektroniczna dokumentu ma taką samą moc prawną więc może służyć jako dowód przed sądem czy w kontaktach z urzędem skarbowym.

Obok funkcji dokumentującej dokumenty finansowe pełnią również funkcję księgową. Na podstawie tych dokumentów następuje zapis w księgach rachunkowych przedsiębiorstwa.

Nie można również zapominać o funkcji informacyjnej oraz kontrolnej. Na podstawie dokumentów finansowych można sporządzić raporty, zestawienia, pulpity menadżerskie które prezentują bieżącą sytuację firmy. Korzystając z systemów komputerowych można w łatwy sposób dostarczyć do zarządu czy kadry kierowniczej istotne informacje dotyczące bieżący stan firmy a ponadto można na podstawie tych danych przygotowywać prognozy czy konstruować plany na przyszłość.

Schemat obiegu dowodów księgowych

Nie można w sposób jednoznaczny wskazać jedynie słusznego schematu procedury obiegu dokumentu finansowego. Jest to kwestia indywidualne, powiązana ze strukturą organizacyjną firmy, polityką rachunkowości czy sposobem zarządzania firmą. Ważne jest jednak by taki schemat powstał, był stabilny czyli nie zmieniał się zbyt często, był precyzyjny czy na każdym kroku obiegu definiował, co ma zostać wykonane, kto ma wykonać zadanie oraz jaki ma być następny krok.

Co powinna zawierać instrukcja obiegu dokumentów w księgowości?

• Podstawową kwestią jest wskazanie dokumentu, który będzie odzwierciedlał operacje gospodarcze. Jest to istotne w przypadku, gdy takich dokumentów będzie więcej, na przykład Przyjęcie zewnętrzne oraz faktura VAT
• Określenie hierarchii dokumentów oraz ich powiązań. Często mamy cały łańcuch dokumentów w którym jeden dokument wynika z drugiego; w ramach obiegu dokumentów trzeba pamiętać o powiązaniach między dokumentami oraz wpływu jednego na drugi – na przykład faktura zakupu powiązana z umową powinna sprawdzać saldo umowy (czy nie przekroczyliśmy umowy) oraz ustawiać to saldo po zatwierdzeniu.
• Opisywać poszczególne kroki obiegu faktury wraz z wykonawcami oraz kolejność tych kroków. Ważne jest również opisanie warunków przejście przez poszczególne ścieżki, np. poprzez wskazanie progu akceptacji dokumentu dla konkretnego rodzaju dokumentu.
• Opisywać warunki kontrolne dla dokumentu czyli np. zależności między danymi na dokumencie.
• Zawierać ścieżkę awaryjną w przypadku wykrycia nieprawidłowości. Nieprawidłowości mogą być różnego rodzaju np.:
  • Przekroczona wartość umowy/budżetu
  • Nieprawidłowe dane na dokumencie
  • Niezgodność rachunkowa
  • Podejrzenie oszustwa poprzez stwierdzenie nietypowej operacji gospodarczej, braku weryfikacji statusu VAT kontrahenta czy braku rachunku bankowego na białej liście.
• Określenie zasad dekretacji dokumentu; kto wprowadza dane, jakiego typu dane to mają być itp.
• Zasady archiwizowania dokumentów

Zasady bezpieczeństwa dokumentów księgowych – kontrola i ochrona danych

Należy pamiętać, że dokumenty finansowe są podstawą działalności firmy. Ich ochrona wynika z wielu czynników: przepisy prawa, tajemnica przedsiębiorstwa, ochrona danych osobowych. Dla każdego typu dokumentu należy dokładnie określić źródła ochrony danych i na tej podstawie wskazać narzędzia ochrony. W szczególności istotne jest:

• Zabezpieczenie fizyczne dokumentów. Jeżeli są one przechowywane w systemie informatycznym to należy zadbać o kopie zapasowe; w przypadku dokumentów papierowych należy zadbać o odpowiednie zabezpieczenie archiwum przez pożarem, zalanie czy innymi czynnikami.
• Należy określić uprawnienia dostępu do danych. Oczywistym jest że główny księgowy czy prezes powinien widzieć wszystkie dokumenty ale dyrektor pionu może mieć ograniczone uprawnienia tylko do swoich dokumentów. Należy stosować zasadę, że im mniej osób ma dostęp do dokumentu tym lepiej
• Należy pilnować integralności danych tj. zabezpieczać się przed potencjalnymi nieautoryzowanymi zmianami na dokumencie. W systemach informatycznych można to osiągnąć poprzez mechanizmy sumy kontrolnej czy skrótu dokumentu.
• W przypadku danych osobowych należy pamiętać o mechanizmach anonimizacji i pseudonimizacji danych. Dzięki temu można udostępnić dokument szerszemu gronu osób jeżeli zabezpieczy się wrażliwe dane.
• W przypadku systemów informatycznych konieczne jest zaimplementowanie logowania dostępu do dokumentu i modyfikacji dokumentu. Dzięki temu będzie możliwość weryfikacji kto dokument oglądał i zmieniał. W przypadku danych osobowych logowanie dostępu do tych danych jest wymagane prawnie.

Elektroniczny system obiegu dokumentów

Elektroniczne systemy obiegu dokumentów są idealnym narzędziem do obsługi dokumentów finansowych. A przynajmniej niektórych ich typów. Warto od razu zaznaczyć, że najlepiej używać dedykowanych systemów współpracujących, poprzez mechanizmy integracji z systemami ESOD, do obiegu dokumentów finansowych. Najlepszym przykładem jest obieg faktur zakupowych które powinny być wprowadzane do ESOD, tam, zgodnie z procedurą obiegu mamy uzupełnianie dokumentu, jego zatwierdzanie, dekretacje a następnie poprzez interfejs wymiany danych trafia do systemu ERP.

System NAVIGATOR posiada wiele modułów do obiegu dokumentów finansowych takich jak obiegi faktur, dokumentów magazynowych, moduł zakupowy, CRM, obieg umów, obsługę płatności, budżety… Na bazie systemu NAVIGATOR orz interfejsów wymiany danych możemy zbudować praktycznie dowolny system obiegu danych finansowych.

Zainteresował Ciebie ten temat? Kontynuuj lekturę w kolejnych artykułach:

• Obieg dokumentów magazynowych – dlaczego jest ważny i jak go usprawnić?
• Funkcje rachunkowości finansowej