Zarządzanie dokumentami stanowi nieodzowny element efektywnej organizacji, niezależnie od skali działalności czy rodzaju branży. W erze cyfrowej, w której przepływ informacji przybiera niezwykle dynamiczny charakter, umiejętne zarządzanie dokumentacją ma kluczowe znaczenie dla sukcesu przedsiębiorstw oraz instytucji.
Niniejszy artykuł odpowie na pytania: czym jest zarządzanie dokumentami, do czego służy system DMS oraz jakie są funkcje elektronicznych systemów zarządzania dokumentami. Zapraszamy do czytania.
Czym jest zarządzanie dokumentami?
Zarządzanie dokumentami to wszystkie czynności, narzędzia i techniki wspomagające pracę na dokumentach, czyli ich gromadzenie, organizowanie, zabezpieczanie, udostępnianie czy przekazywanie. Jest to szczególnie istotny problem dla przedsiębiorstw, które opierają się na wielu pismach pochodzących z różnorodnych źródeł. Zarządzanie dokumentami obejmuje zarówno działania podejmowane z papierami w formie tradycyjnej, jak i z ich elektronicznymi wariantami.
Z jakich czynności składa się proces zarządzania dokumentacją?
Zawsze proces zarządzania dokumentami zaczyna się od ich pozyskania. Gdy dokumenty trafią już do firmy, należy je odpowiednio zidentyfikować i zaklasyfikować. Dopiero po tym procesie można zdecydować gdzie powinny być one przechowywane. Następnie w przypadku gdy dokument podlega zmianom niezbędne jest kontrolowanie wersji, czyli sprawdzanie wprowadzonych poprawek. Warto jest więc zadbać o przemyślane udostępnianie ich, by uniknąć problemów.
Następnie pisma są przetwarzane, a więc weryfikowane przez odpowiedni personel, który decyduje o tym jakie kroki należy dalej podjąć. Niektóre dokumenty nie muszą być przetrzymywane w nieskończoność. Warto więc posiadać odpowiednie procedury dotyczące ich likwidacji oraz audytu.
Co to jest DMS?
Operowanie na dokumentach obejmuje nie tylko dokumenty fizyczne lecz również ich wirtualne odpowiedniki. W dzisiejszych czasach coraz powszechniej spotyka się faktury, umowy czy kontrakty zawiązywane w przestrzeni internetowej. Z tego też powodu niezbędne jest posiadanie odpowiedniego systemu do zarządzania taką dokumentacją. W tym przypadku przyjacielem każdego przedsiębiorcy okazać się może DMS (z języka angielskiego Data Management System) – system wspierający zarządzanie dokumentacją. Rozwiązanie to przyjmuje zwykle postać platformy z wbudowaną hurtownią danych i licznymi mechanizmami służącymi do gromadzenia, udostępniania, wyszukiwania czy analizowania dokumentów, co może się sprawdzić zarówno dla samodzielnych przedsiębiorców, jak również międzynarodowych biznesów.
Jak działa DMS?
Program do zarządzania dokumentami skupia w sobie wszystkie elektroniczne pisma firmy, uzyskując je z dowolnych połączonych źródeł, bądź bezpośrednio poprzez wgranie ich do systemu. W przypadku większej liczbie osób operujących na dokumentach w przedsiębiorstwie, koniecznym może być zainwestowanie w platformę połączoną z narzędziami workflow. Systemy takie pozwalają na znaczne zwiększenie przydatności DMS, dzięki możliwościom pracy wielu użytkowników. W ten sposób możemy łatwo przydzielać dokumenty do odpowiedniego pracownika, wymieniać informacje między sobą, czy zarządzać uprawnieniami.
Więcej o tym czym jest i jak działa system DMS pisaliśmy w oddzielnym artykule.
Funkcje elektronicznych systemów zarządzania dokumentami
Podstawową funkcją systemów DMS jest przechowywanie dokumentów. Program pozwala nam na gromadzenie wszystkich papierów w jednym miejscu, zapewniając bezpieczeństwo i wygodę. Dokumenty dodane do systemu mogą być odczytywane przez narzędzia Sztucznej Inteligencji znane jako OCR, które przepisują dane z plików w tekstową formę. Dzięki temu łatwiejsza jest analiza danych oraz przeszukiwanie dokumentów. Wiele systemów wyposażonych jest również w funkcję podpisu elektronicznego. Pozwala to zaoszczędzić czas poświęcony na drukowanie, podpisywanie i skanowanie dokumentów. Często można się spotkać, że systemy są wyposażone w wersjonowanie danych, co oznacza, że wszystkie wprowadzone zmiany są monitorowane.
Zalety elektronicznego obiegu dokumentów
Wymienione wyżej funkcje systemów DMS przekładają się na liczne korzyści zarówno dla przedsiębiorstwa, jak i pracownika. Firma może zyskać szczególnie dużo dzięki digitalizacji dokumentów, standaryzacji procesów oraz automatyzacji powiązanych z nimi działań. Przekłada się to na oszczędność czasu oraz mniejszą liczbę błędów. Pomocny okazać się może również dostęp do zasobów 24h na dobę z każdego miejsca, które jest przy tym bardziej bezpieczne niż placówka firmowa. Zasoby te mogą być gromadzone z rozmaitych źródeł, dzięki czemu nie musimy się martwić o to, na jakiej stronie, lub w której szafce je znajdziemy.
Pracownicy z pewnością docenią algorytmy pozwalające na szybsze przeszukiwanie dokumentów oraz łatwiejszą analizę danych, bez konieczności wertowania kartki po kartce. Elektroniczne systemy obiegu dokumentów mają również tą przewagę, iż pozwalają wysłać jedno pismo na wiele biurek jednocześnie, bądź łączyć kilka ze sobą za pomocą kilku kliknięć. Oznacza to, że zarówno tworzenie jak i generowanie dokumentów jest prostsze oraz zabezpieczone dzięki funkcji wersjonowania.
Programy i systemy do zarządzania dokumentami
Na rynku dostępnych jest wiele narzędzi służących do zarządzania dokumentami, w każdym przedziale cenowym. To od ciebie i twoich potrzeb zależne jest, jaki system będzie najbardziej odpowiedni. Jeżeli twoje wymagania są niewielkie i potrzebujesz jedynie prostego narzędzia do podpisywania dokumentów, możesz wybrać jeden ze sprawdzonych darmowych programów poświęconych właśnie temu celowi. Jednak dopłacając niewielką cenę, możesz uzyskać znacznie silniejszy program, który pozwoli tobie skonstruować własne obiegi dokumentów nawet jeśli nigdy nie miałeś do czynienia z podobnymi systemami.
Dla większych korporacji najbardziej przydatny może okazać się system do zarządzania całym przedsiębiorstwem, który wyposażony jest w funkcjonalność DMS. Narzędziem takim może być NAVIGATOR, produkt sprawdzony na Polskim rynku przez marki takie jak KGHM, VIESSMANN czy GROHE. Od ponad 10 lat przoduje w kategorii narzędzi do zarządzania dokumentami niezależnie od branży.
Dowiedz się więcej z następnych artykułów
–Zarządzanie dokumentacją w dużej firmie
Specjalista do spraw marketingu, szczególnie zainteresowany tematyką SEO oraz SEM. Obecnie zabiera się za pisanie pracy magisterskiej na kierunku Zarządzanie Informacją na Uniwersytecie Jagiellońskim. Do tego uwielbia grać w bilard, gry planszowe oraz jest wielkim fanem esportu.
