Zarządzanie dokumentacją w dużej firmie

Im większa jest firma, tym więcej dokumentacji ona posiada. To niby proste stwierdzenie prowadzi do jeszcze prostszego wniosku. Wraz ze wzrostem firmy, coraz ciężej jest zarządzać fakturami, zamówieniami, ofertami czy umowami. Prowadzi to do stosów papierów walających się po biurkach działu księgowego, gdzie stąpa się po cienkiej granicy od zgubienia niezbędnych przedsiębiorstwu dokumentów. Jest to znajomy Tobie problem? Jeżeli tak, to zachęcamy Ciebie do przeczytania tego artykułu, w którym omówimy, jak zarządzać dokumentacją w dużej firmie, w jaki sposób przebiega proces wdrożenia programu do elektronicznego zarządzania oraz na czym polega dbanie o porządek w papierach i określanie zasad z nim związanych dla pracownika.

Zarządzanie dokumentami w dużej firmie – co trzeba wiedzieć?

Właściwe zarządzanie obiegiem dokumentów w organizacji obejmuje takie procesy jak rejestrowanie, strukturyzowanie, klasyfikacja i prawidłowa archiwizacja dokumentów wewnętrznych i zewnętrznych. Warto mieć jednak na uwadze, że pojawianie się kolejnych dokumentów firmowych nigdy się nie skończy. Choćbyśmy zamiatali problem zarządzania papierami pod dywan, czy korzystali z rozwiązań krótkoterminowych, musimy być świadomi tego, że jest to proces, który będzie nam towarzyszył przez cały czas istnienia przedsiębiorstwa. Nigdy nie będzie momentu, w którym faktury przestaną się pojawiać. Zmiany muszą zostać wprowadzone, nie przerywając ciągu finansowo księgowego. Zalecane jest więc skorzystać z kilku wskazówek, ułatwiających pracę na dokumentach.

Jak usprawnić proces zarządzania dokumentacją w dużej firmie?

Po pierwsze warto jest zacząć od wprowadzenia elektronicznego systemu zarządzania dokumentami. System taki może od razu skomponowany być z systemami automatyzacji procesów, zarządzania personelem i komunikacją czy Business Intelligence, które pomagają usprawnić pracę dla wszystkich pracowników. Program do zarządzania dokumentami w firmach globalnych to konieczność. Dzięki niemu faktura nie musi czekać by zostać przekazana z jednej ręki do drugiej, a pracownik nie musi zastanawiać się jaki krok musi zostać teraz wykonany. System robi wszystko za nas, dopilnowując by zadania zostały wykonane we właściwej kolejności, a gdy wystąpią błędy, kontakt z właściwą osobą będzie dostępny za pomocą jedynie kilku kliknięć. Obniżone są koszty księgowania i co ważniejsze dane są łatwo dostępne przez uprawnione osoby, a w tym samym czasie zabezpieczone przed zgubieniem, bądź kradzieżą. Więcej o tym, jakie zalety ma elektroniczny obieg dokumentów można przeczytać w artykule.

Zarządzanie obiegiem dokumentów w firmie ma zostać zaplanowane w taki sposób, by uniknąć przestojów lub namnażania się zadań u jednej osoby. Cały proces powinien więc zostać poddany kontroli, gdy pojawiają się problemy. Sprawdzając stan obiegu dokumentacji zadaj sobie pytania: Czy cała procedura jest zgodna z prawem? Czy dokumenty przechowywane są w bezpiecznym miejscu? Czy są one w przejrzysty sposób kategoryzowane?

Kategoryzacja dokumentów jest kolejnym ważnym problemem, któremu warto się przyjrzeć. Dokumenty powinny być układane oraz nazywane odpowiednio w taki sposób, by wyszukiwanie ich było szybkie. Fizyczne archiwum pozwala nam na segregację w jeden sposób, możemy segregować albo datami, albo rodzajami dokumentów albo alfabetycznie, w zależności od preferencji twojej firmy. Wykorzystując elektroniczne archiwum, sortowanie danych jest wbudowane w system i pozwala nam przeszukiwać dokumenty według każdej dostępnej informacji.

Określenie zasad dla pracowników

Perfekcyjnie dopracowany system nie będzie działał, jeżeli pracownicy nie będą przestrzegali jego procedur. Komentarze dotyczące potencjalnego usprawnienia, czy występujących problemów są jak najbardziej na miejscu, jednak wykonywanie działań po swojego, czy na stary sposób doprowadzi wyłącznie do pogarszania się obecnej sytuacji. Upewnij się, że twoi pracownicy znają procedury związane z przepływem dokumentów i nie mają do nich zastrzeżeń. Dotyczy to również bezpieczeństwa danych osobowych. Choć wydaje się, że nie trzeba nikomu tłumaczyć, by uważać na papiery zawierające personalne informacje o klientach czy firmie, kary, które grożą za nieprzestrzeganie nałożonych zasad są dodatkowym argumentem, by jasno informować pracowników o powadze problemu. Danych takich absolutnie nie można udostępniać osobom niepowołanym ani wykorzystywać na własny użytek. W przypadku przedawnienia dokumentu, warto jest go od razu zniszczyć w niszczarce (nigdy nie wyrzucać całego papieru do kosza). Więcej praktyk związanych z bezpieczeństwem danych osobowych zostało opisanych przez RODO.

Wdrożenie programu do elektronicznego zarządzania dokumentami

Wdrożenie programu do elektronicznego zarządzania dokumentami może być jednym z większych przedsięwzięć w historii firmy. Rozwiązania takie potrafią obsługiwać tysiące procesów i pracowników, więc trzeba być przygotowanym na długi okres wdrażania. Często firmy produkujące dany system zapewniają pomoc na każdym kroku, jednak rekomendowane jest wyznaczenie osoby wewnątrz odpowiedzialnej za proces wdrożenia systemu. Osoba ta zbiera informacje od poszczególnych działów, rozpisując procesy obiegu wszystkich działań i dokumentów. Ważne jest, żeby znała strukturę firmy oraz uprawnienia poszczególnych osób.

Przeprowadzana analiza przedwdrożeniowa polega również na przygotowaniu raportu wraz z wymaganiami i potrzebami odnośnie systemu oraz opracowaniu pełnej dokumentacji projektu z propozycją rozwiązań. Po pełnej akceptacji procesu przez obie strony, rozpoczyna się faktyczny okres wdrożenia, który w zależności od stopnia skomplikowania może zająć od 2 do 12 miesięcy. Czas, kiedy tworzone jest wirtualne środowisko pracy, to idealny moment by przygotować pracowników na nadchodzące zmiany, a po wprowadzeniu systemu, rozpocząć szkolenia.

Więcej o tym jak wdrożyć elektroniczny obieg dokumentów

Dbanie o porządek w papierach

Nie da się długotrwale i efektywnie zarządzać dokumentacją bez regularności w działaniach. Wszystkie czynności takie jak przechowywanie dokumentów, ich przepływ między pracownikami, segregowanie, numerowanie, opisywanie czy digitalizacja powinny być starannie zaplanowane i nieustannie egzekwowane. Niezależnie, czy jest to kartka papieru, czy dokument elektroniczny pamiętaj by unikać nawarstwiania się pism, a tym samym problemów.

Każdy dokument ma swoją ważność. Po upływie określonego czasu tracą one swoją ważność i mogą zostać zniszczone bez żadnych konsekwencji. Zaleca się, by znać te terminy i regularnie pozbywać się plików, które nie są nam już potrzebne.

Porządek w papierach znacznie łatwiej utrzymać jest wykorzystując odpowiednie narzędzia i przybory. W celu zabezpieczenia i łatwej organizacji poleca się najpierw dokumenty wkładać do koszulek, następnie do segregatorów lub teczek, a na końcu odkładać w wyznaczone miejsce na półce. Przydatne będą również niszczarki, laminatory czy bindownice oraz kuwety do segregacji dokumentów na biurku. Niektórzy używają również karteczek samoprzylepnych bądź zakładek indeksujących, by jeszcze prościej rozdzielić skategoryzowane dokumenty. Wybierz takie narzędzia, które pasują potrzebom twojej firmy i twoich pracowników.

Podsumowanie

Kto korzystał z systemów obiegu dokumentów, ten wie, jak wielkim ułatwieniem pracy może być automatyzacja procesów. Racjonalne zarządzanie dokumentami w firmie w formie tradycyjnej, nawet rozplanowane idealnie, pozostawia problemy natury fizycznej, których nie da się obejść inaczej. Właściwa kategoryzacja papierów, pozbycie się przestojów przerobowych czy bezpieczna archiwizacja danych nie będą tak samo efektywne, jak przy wykorzystaniu elektronicznych systemów. Zarządzanie obiegiem dokumentów w formie wirtualnej pozwoli nam zaoszczędzić koszt, czas oraz uniknąć licznych błędów.