W dzisiejszych czasach system ERP to podstawa działania organizacji. Widzimy systematyczny wzrost wdrożeń tego typu rozwiązań, które obejmują coraz więcej obszarów działalności i przetwarzają większe ilości danych niż kiedykolwiek wcześniej. W niektórych momentach, jednak te platformy stają się niewystarczające. Co zrobić wtedy?
Ograniczenia klasycznego ERP w obszarze obiegu dokumentów
Głównym zadaniem systemów klasy ERP jest obsługa transakcji i ewidencji zdarzeń. W wielu przypadkach jest to wystarczające, ale gdy do transakcji chcemy dodać proces decyzyjny, okazuje się, że dostępne narzędzia to jednak za mało. Dostosowanie wbudowanych mechanizmów workflow w ERP do specyficznych procesów biznesowych firmy bywa kosztowne i mało elastyczne.
Kolejnym ograniczeniem jest specjalizacja systemów ERP. Koncentrując się na ewidencji zdarzeń, platformy oferują bardzo rozbudowane funkcje w tym obszarze, które dobrze sprawdzają się w pracy księgowych. Dla pracowników merytorycznych – takich jak specjaliści IT, technolodzy czy logistycy – ich złożoność często stanowi barierę.
Na poziomie konfiguracji te ograniczenia są jeszcze bardziej widoczne. W wielu wdrożeniach brakuje zaawansowanego narzędzia do modelowania procesów opartego na BPMN. Szybko okazuje się też, że o ile dokumenty finansowe czy kadrowe są dobrze obsługiwane, to dokumenty nieustrukturyzowane lub półstrukturalne trudno odwzorować w standardowym narzędziu. A przecież poza fakturami czy listą płac potrzebujemy także wniosków urlopowych czy umów.
Zdjęcie pobrane z Magnific.com
Jak organizacje radzą sobie z tym problemem? Najczęściej powstaje „szara strefa obiegu” dokumentów. Faktury uzgadniane są mailowo, wnioski tworzone na szablonach Word z folderów współdzielonych, a stan realizacji zadań czy archiwizacji dokumentów śledzony jest w arkuszach Excel.
Workflow oraz EZD – systemy do zarządzania obiegiem dokumentów
Rozwiązaniem powyższych problemów są systemy EZD (Elektronicznego Zarządzania Dokumentami) nazywane również systemami workflow. Tego typu platformy umożliwiają przechowywanie dokumentów źródłowych (np. skanów, plików Excel, PDF), definiowanie ich metadanych oraz budowanie procesów obiegu.
Systemy tej klasy pełnią rolę centralnego repozytorium dokumentów w organizacji.
Do ich typowych funkcji należą:
- repozytorium dokumentów z kontrolą dostępu,
- obsługa procesów zgodnych z polityką organizacji,
- mechanizmy akceptacji zależne od kontekstu biznesowego,
- powiadomienia i raportowanie (np. o kończących się umowach),
- zarządzanie archiwizacją i retencją dokumentów,
- pełna ścieżka audytu.
W praktyce rozwiązanie klasy EZD stanowi warstwę procesową nad systemem transakcyjnym (obsługiwanym przez ERP), umożliwiając zarządzanie dokumentem na każdym etapie jego życia.
Ważnym aspektem nowoczesnych platform workflow jest wykorzystanie sztucznej inteligencji. Odpowiednio użyta może znacząco wspierać podejmowanie decyzji. Szczególnie dobrze sprawdza się w pracy z dokumentami nieustrukturyzowanymi – umowami, opiniami czy CV. Zamiast analizować wielostronicowy dokument, użytkownik może zapytać system o konkretne informacje, takie jak kary umowne czy zobowiązania. Sztuczna inteligencja w tego typu zadaniach nie jest bezbłędna, warto zwrócić uwagę na kontrolę jakości czy audytowalność decyzji.
Workflow jako uzupełnienie i rozszerzenie ERP
Pojawia się więc pytanie: jak połączyć oba światy? Bez właściwego podziału ról użytkownicy mogą być zmuszeni do pracy w dwóch systemach jednocześnie.
Warto kierować się kilkoma zasadami:
- wskazanie systemu nadrzędnego (tzw. „source of truth”) – najczęściej jest nim ERP,
- wprowadzanie danych tylko raz i integracja systemów zamiast ich dublowania,
- konsekwentny podział ról.
Przykładowy podział:
- ERP = dane, transakcje, księgowość,
- workflow/EZD = decyzje, akceptacje, kontekst biznesowy.
Najlepiej zobrazować to na przykładzie faktury zakupu z KSeF:
- workflow/EZD:
- pobranie faktury,
- uzupełnienie metadanych,
- ERP → przekazanie danych kontrahenta,
- workflow:
- obieg merytoryczny,
- opis i wstępna dekretacja,
- akceptacje,
- ERP:
- weryfikacja księgowa,
- księgowanie,
- ewidencja.
Takie podejście zapewnia zarówno elastyczność procesu, jak i pełną kontrolę nad dokumentem. Na każdym etapie wiadomo, gdzie się znajduje i kto jest za niego odpowiedzialny. Łatwo też zidentyfikować miejsca, w których proces się zatrzymał.
Workflow jako platforma integracyjna w środowisku IT
Integracja ERP z systemem obiegu dokumentów to dopiero początek. Platformy workflow mogą pełnić rolę warstwy orkiestracyjnej (łączącej różne systemy i procesy w jeden spójny flow biznesowy). W środowisku, gdzie funkcjonują również MES, CMMS czy systemy helpdesk, system workflow może stać się miejscem koordynacji zdarzeń.
Takie podejście określane jest jako integracja procesowa. W przeciwieństwie do integracji danych nie skupia się na wymianie informacji, lecz na powiązaniu procesów w jeden spójny przepływ między systemami.
Zaciekawił cię ten temat?
Dowiedz się więcej o obiegach dokumentów, AI, Business Intelligence oraz aplikacjach komponowalnych w systemie NAVIGATOR
Absolwent Uniwersytetu Jagiellońskiego na kierunku Informatyka, Wydział Matematyki i Fizyki. W firmie pełni rolę analityka i specjalisty ds. kontroli jakości. Specjalizuje się w modelowaniu procesów biznesowych, projektowaniu systemów informatycznych czy opisie wymagań biznesowych. Posiada prawie 20 letnie doświadczenie jako projektant systemów informatycznych i analityk systemowy, prowadził także duże projekty budowy i wdrożeń systemów informatycznych w obszarze finansowo – księgowym. Jest wykładowcą Wyższej Szkoły Ekonomii i Informatyki w Krakowie, dzieląc się ze studentami wiedzą z obsługi systemów obiegu dokumentów na przykładzie NAVIGATORA.
