Prawo a elektroniczny obieg dokumentów

Czemu służy elektroniczny obieg dokumentów?

Zaczynając od początku, elektroniczny obieg dokumentów jest to system informatyczny, który umożliwia digitalizację dokumentów oraz zarządzanie obiegami, działający w oparciu o mechanizmy typu workflow. Ma on przede wszystkim na celu usprawnienie pracy oraz zapewnienie bezpieczeństwa, dzięki kontroli przepływu informacji i ograniczeniu ryzyka utraty danych.

Jedną z najważniejszych zalet, która motywuje użytkowników do korzystania z elektronicznego obiegu jest możliwość dostępu do dokumentacji z każdego miejsca o dowolnym czasie, co jest niemożliwe w przypadku tradycyjnej metody. Ponadto pozwala on zautomatyzować część procesów, co poza zmniejszeniem kosztów, minimalizuje także ilość błędów, wpływając pozytywnie na efektywność całego zespołu.

Elektroniczny obieg dokumentów a prawo – co należy wiedzieć?

Prawo wymaga od przedsiębiorców archiwizowania wszelkich dokumentów związanych z działalnością. Do niedawna jedyną opcją było przechowywanie ich w postaci papierowej, jednak trwający postęp technologiczny sprawia, że również w sprawy związane z prowadzeniem firmy i archiwizacją dokumentacji powierzamy systemom komputerowym.

Prawo polskie uznało elektroniczny obieg dokumentów za dozwoloną metodę przechowywania danych. Obecnie nie tylko prywatne firmy, ale także urzędy oraz placówki medyczne korzystają z elektronicznych dokumentów. Jednak pomimo zwiększonej powszechności tej metody, wciąż wiele obawia się przejścia na tą metodę ze względu na niepewność co do jej prawomocności. Aby uwierzytelnić elektroniczną formę dokumentów, ostatnimi laty powstało kilka przepisów oraz rozporządzeń porządkujących te niejasności.

1 stycznia 2019 r. weszła w życie ustawa dot. przechowywania dokumentacji pracowniczej. Zgodnie z jej postanowieniami, postać elektroniczna akt pracowniczych została uznana za równorzędną z formą papierową. W przypadku pracy zdalnej, praca z tego typu dokumentami w formie elektronicznej jest wręcz wymagana, jeśli pracodawca ma taką możliwość ze względu na ochronę danych osobowych.

Ważne jest jednak podczas konwersji z papierowej wersji na elektroniczną, aby po zeskanowaniu dokumentów, opatrzyć je kwalifikowanym podpisem elektronicznym przez upoważnioną osobę, inaczej nie będą one ważne. Oczywiście, należy również mieć na uwadze odpowiedni sposób przechowywania tego typu dokumentów. Chodzi tu głównie o porządek w archiwizacji, z podziałem na kategorie oraz okresy rozliczeniowe, a także o łatwy dostęp dla każdego, kto mógłby ich potrzebować.

Jakie dokumenty zgodnie z prawem mogą być przechowywane w formie elektronicznej, a jakie muszą być zachowane w tradycyjnej formie?

Mimo tego, że dokumenty elektroniczne mają tą samą ważność, co te w postaci papierowej, nie dotyczy to jednak wszystkich typów dokumentów, i wciąż istnieją takie, które muszą istnieć w formie papierowej. Na ogół zasada jest taka, że dokumenty powstałe w formie elektronicznej, mogą w takiej pozostać, natomiast te, które oryginalnie były papierowe można przenieść na nośniki danych – z pewnymi wyjątkami.

Faktury

Jednym z takich wyjątków są faktury. Według prawa bowiem, należy je przechowywać w takiej postaci, w jakiej oryginalnie powstały. Oznacza to, że jeśli zostały one wykonane w formie papierowej, w takiej formie mają zostać, podzielone na okresy rozliczeniowe w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie. Jeśli natomiast zostały utworzone w wersji elektronicznej, mają być w ten sposób zarchiwizowane, z zastosowaniem elektronicznych urządzeń do przetwarzania.

Umowy, faktury VAT oraz listy płac

W formie elektronicznej mogą funkcjonować m.in. umowy, faktury vat, listy płac, oświadczenia woli, wyżej wspomniana dokumentacja pracownicza i generalnie wszystkie te dokumenty, które powstały w takiej formie. Ponadto, wymagana jest digitalizacja dokumentacji medycznej dla podmiotów wykonujących działalność leczniczą.

Dokumenty rachunkowe

W kwestii dokumentów rachunkowych, według ustawy o rachunkowości dokumenty tj. Księgi rachunkowe, wyciągi bankowe oraz deklaracje podatkowe, czy dowody księgowe, można po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego, oprócz wersji papierowej posiadać także w formie elektronicznej, pod warunkiem posiadania urządzeń pozwalających na odtworzenie dowodów w postaci wydruku.

Zatem, możemy je przenieść na informatyczne nośniki danych, jednak wciąż mamy obowiązek trzymać ich oryginalną formę w siedzibie zarządu lub oddziału, w ustalonym porządku dostosowanym do sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych. Taki sposób archiwizacji można aplikować także do innych dokumentów.

Dokumenty podatkowe

Powierzenie odpowiedzialności za składniki aktywów, znaczących umów oraz innych istotnych dokumentów zdefiniowanych przez kierownika jednostki. Jeśli chodzi o dokumenty podatkowe natomiast, przepisy nie narzucają w jakiej formie powinno się je przechowywać. Co oznacza, że nie ma żadnych przeciwwskazań, aby trzymać je w wersji elektronicznej.

Czy każdy dokument może być przechowywany w formie papierowej?

Tak więc krótko mówiąc, według prawa tylko rodzaje dokumentów opisane w ustawach należy posiadać w wersji papierowej, jeśli natomiast nie ma żadnej regulacji dotyczącej jakiegoś dokumentu, można go spokojnie przechowywać wyłącznie w formie elektronicznej.

Podsumowanie

Podsumowując, elektroniczny obieg dokumentów jest nie tylko dobrym sposobem na zaoszczędzenie zasobów oraz usprawnienie procesów, ale także nic nie stoi na przeszkodzie, aby z jego pomocą archiwizować dokumenty firmowe. Należy jedynie pamiętać o tych, które muszą występować w wersji elektronicznej. A także, niezależnie od typu dokumentu, o odpowiednich zasadach ich przechowywania i organizacji.