Currently set to Index
Currently set to Follow

Jak zoptymalizować procesowanie faktur w firmie

Kategoria: Blog, Finanse i księgowość
Jak zoptymalizować procesowanie faktur w firmie | Archman

Zarządzanie dokumentacją jest nieodłącznym elementem procesów biznesowych. Czasem wydaje się, że dzieje się to “za kulisami” tych procesów, ale nie wolno zapomnieć, że kluczowym elementem sprawnie funkcjonującego przedsiębiorstwa jest logiczne i systematyczne procesowanie dokumentów księgowych. 

Na czym polega procesowanie faktur?

Faktury, tak jak inne dokumenty księgowe, są kluczową częścią firmy. W zależności od wielkości i stopnia złożoności danej organizacji ścieżka faktury od wpłynięcia do jednostki, do zaksięgowania może być długa i skomplikowana. Zwykle faktura wpływa do sekretariatu, skąd jest procesowana do kolejnych osób zatwierdzających (np. magazynierów, kierowników, dyrektorów) zanim trafi do działu księgowego w celu akceptacji faktur. Po drodze często mogą zdarzyć się sytuacje podbramkowe, które opóźniają obieg lub całkowicie zatrzymują ten proces.

Jak usprawnić obieg faktur w firmie

W firmie nieposiadającej systemu obiegu dokumentów faktura najczęściej  trafia na biurko każdej kolejnej odpowiedzialnej osoby, aby mogła zostać zatwierdzona do dalszego etapu. Taki system wymaga większego zaangażowania i  powoduje wydłużenie procesowania faktur. Mogą pojawić się też błędy, takie jak literówki, czy zagubienia dokumentacji. Procesowanie dokumentów jest zadaniem rutynowym, a właśnie one są najbardziej narażone na wystąpienie błędów nieuwagi. Procesowanie dokumentów drogą elektroniczną jest bardzo efektywnym sposobem na usprawnienie systemu finansowo księgowego w firmie. Aby wdrożyć taki system należy rozważyć następujące trzy kroki.

Zbierz dane o krążących fakturach

Należy zebrać dane z celu identyfikacji rodzaju faktury, np. jakich zakupów dotyczy, czy jest to faktura usługi czy towarów lub dla jakiego działu jest przeznaczona. Istotne jest także czy dana firma potrzebuje pogrupować faktury w zależności od określonego kryterium. Następny krokiem jest określenie osoby odpowiedzialnej do zatwierdzenia ich. W zależności od  kategorii faktury mogą to być różne osoby. Ostatnim krokiem jest odpowiednie zidentyfikowanie faktur, co pozwala na określenie właściwego dla nich obiegu.

Wytycz ścieżki

Wytyczenie ścieżki to właśnie ustalenie do jakich osób kolejno powinna trafiać faktura od momentu wpłynięcia do jednostki do trafienia do działu księgowości. Ścieżka będzie różnić się w zależności od firmy, swój początek bierze po wpłynięciu, a kończy w księgowości. To są jedyne stałe punkty w każdym obiegu, reszta jest indywidualna. Z tego powodu ogromną zaletą NAVIGATORA jest konfigurowalność, ponieważ może dostosować się do dowolnego obiegu dokumentacji, zaczynając od samej struktury obiegu, kończąc na warunkowości w przypadkach niestandardowych.

Wyposaż pracowników w odpowiednie narzędzia

Aby wprowadzić dokument do systemu wystarczy go zeskanować i skorzystać w funkcjonalności Data Capture, która, opierając się na algorytmach sztucznej inteligencji, w ciągu kilku sekund odczytuje i przepisuje dane z faktury do formularza. Faktury w formie elektronicznej podlegają procesowaniu według ściśle określonego obiegu. Każda osoba, która ma dostęp do tego obiegu, może zobaczyć, na jakim etapie się znajduje, a po wykonaniu danego kroku system automatycznie aktualizuje obieg.

Szczególnie przydatna jest dla pracowników możliwość pracy z dowolnego urządzenia. NAVIGATOR jest systemem przeglądarkowym, a więc nie wymaga żadnej instalacji. Jest też w pełni responsywny, co oznacza, że użytkownik może korzystać z niego na urządzeniu dowolnej wielkości i mieć dostęp do wszystkich funkcji systemu. Aplikacja mobilna systemy także jest narzędziem przeglądarkowym i oferuje wszystkie funkcjonalności systemu klasycznego.

System pozwala także wysyłać wiadomości email, dodawać komentarze do dokumentów i oznaczać innych pracowników w celu konsultacji.

Zautomatyzowane procesowanie faktur – jakie daje możliwości?

Największą zaletą elektronicznego obiegu dokumentów jest zminimalizowanie ryzyka zagubienia dokumentu praktycznie do zera. Dzięki oprogramowaniu do obiegu dokumentów proces obiegu faktur może odbywać się wirtualnie. NAVIGATOR pozwala tworzyć obiegi dokumentów dostosowane do potrzeb danej firmy. Po wprowadzeniu do systemu faktura przekazywana jest do odpowiedniej osoby, która zatwierdza ją jednym kliknięciem i tym samym przekazywana do kolejnej osoby zatwierdzającej.

Proces akceptacji faktury może wyglądać różnie, np. w zależności od kwoty. NAVIGATOR pozwala na ustalenie przypadków, dzięki czemu jeden obieg będzie wyglądać inaczej dla różnych faktur, a jednocześnie zachowa tę samą logikę. Taki system pozwala na dużo szybsze procesowanie faktur bez konieczności ich fizycznego przekazywania między współpracownikami. Zmniejsza się też ryzyko zagubienia dokumentu.

Elektroniczny obieg faktur jest też wyjątkowo bezpiecznym sposobem przetwarzania danych osobowych. W sytuacji, kiedy dokument jest w wersji papierowej, niepożądane osoby mogą zobaczyć jego treść nawet przez przypadek. Elektroniczne archiwum faktur natomiast daje całkowitą pewność, że tylko osoby o odpowiednich uprawnieniach mogą odczytać lub edytować takie dane.

Moduły w platformie NAVIGATOR do zarządzania fakturami i dokumentami

Do zarządzania fakturami i dokumentami w systemie NAVIGATOR służy Moduł Dokumenty. Pozwala na uporządkowanie faktur wpływających do firmy za pomocą kategorii.  Dla każdej z nich można utworzyć odrębny, dowolnie ukształtowany obieg. System pozwala na skonsultowanie danego dokumentu lub przekazania go innej osobie. Dodatkowo istnieje funkcja przekształcania jednego dokumentu w inny, np. utworzenie dokumentu “Przyjęcie Zewnętrzne” na podstawie faktury, co usprawnia procesy zarządzania dokumentami.

NAVIGATOR jest wysoce konfigurowalny, co pozwala mu dostosować się do obiegów już istniejących w firmie. Jeśli zajdzie taka potrzeba, może asystować w utworzeniu nowych obiegów. Dokumenty w formie elektronicznej przekładają się na bezpieczniejszy obieg godny zaufania.

Przyporządkowywanie faktur według jasno określonego wzorca bardzo wspomaga archiwizację dokumentów dbając o porządek w dokumentacji. Dzięki temu w przyszłości nie będzie problemów z odszukaniem konkretnego pisma.

Junior Marketing Manager w Archman. Entuzjastka nowych technologii, w szczególności rozszerzonej rzeczywistości i wearables. Na codzień zajmuje się content marketingiem i administracją strony i profili w social mediach.

Menu