Czasami mówi się, że HR jest sercem firmy. Zgodnie z tą logiką, systemy Human Resource Management byłyby zdrowym stylem życia, który sprawia, że serce jest silniejsze i zdrowsze. Czym więc są te systemy i co obejmują? W tym artykule zagłębimy się w świat HRM, wyjaśniając jak może pomóc Twojej firmie.
Co to jest Human Resources Management?
Na barkach pracowników działów HR spoczywa odpowiedzialność za wiele rzeczy: rekrutację, sprawy administracyjne, motywowanie pracowników, organizację szkoleń i wiele innych. Naturalne jest więc, że w pewnym momencie opracowano podejście mające na celu optymalizację i ułatwienie codziennych zadań tego działu.
Celem HRM, jako podejścia w zarządzaniu, jest wykorzystanie pełnego potencjału pracowników dla osiągnięcia sukcesu firmy. Skupia się więc na: rekrutacji, szkoleniach, rozwoju pracowników, zarządzaniu wynagrodzeniami, a także monitorowaniu i utrzymaniu dobrych relacji między pracownikami a pracodawcą.
System odgrywa istotną rolę w zapewnianiu efektywnego funkcjonowania firmy oraz w tworzeniu warunków do rozwoju i sukcesu zarówno dla pracowników, jak i organizacji jako całości.
W dzisiejszej erze cyfryzacji, podejście do zarządzania zasobami ludzkimi przeszło transformację, co zaowocowało powstaniem nowoczesnych programów informatycznych wspomagających te procesy. Platformy dają takie możliwości jak: skuteczna ewidencja pracowników, monitorowanie kompetencji, prowadzenie kart pracy i organizacja szkoleń.
Jak działa system do zarządzania zasobami ludzkimi?
To oczywiście zależy od konkretnego systemu, ale większość z nich działa poprzez integrację różnych procesów personalnych i operacyjnych. Umożliwiają także przepływ informacji, analizy danych i współpracę między pracownikami oraz działem HR. Dzięki systemowi HRM, organizacje mogą skutecznie optymalizować swoje procesy, standaryzować procedury i zapewniać pracownikom lepsze warunki pracy oraz możliwości rozwoju zawodowego.
Funkcjonalności systemu HRM
Systemy HRM są zaprojektowane w celu ułatwienia codziennych operacji działu HR, eliminując ręczne wykonywane zadania i usprawniając procesy związane z zarządzaniem zasobami ludzkimi. W systemach jak NAVIGATOR istnieje możliwość zbudowania systemu na miarę z dostępnych elementów:
- Struktura organizacyjna
- Ewidencja pracowników
- Ewidencja kompetencji
- Karty pracy
- Rekrutacje
- Szkolenia
- Oceny
- Delegacje
- Opisy stanowisk
- Cele i zadania
- Karty obiegowe
- Ankiety
- Umowy
- Rachunki
- Faktury
- Powiadomienia i alerty
Zalety systemu HRM w firmie
Zalety systemu HRM w firmie są niezaprzeczalne i przynoszą liczne korzyści organizacjom, niezależnie od ich wielkości. Oto kilka kluczowych korzyści, jakie niesie za sobą wdrożenie systemu HRM:
- Usprawnienie procesów HR.
Systemy HRM automatyzują wiele standardowych zadań, takich jak rekrutacja, ewaluacja pracowników, wyliczanie wynagrodzeń czy obsługa dokumentacji pracowniczej. Dzięki temu zespoły HR mogą skoncentrować się na bardziej strategicznych aspektach swojej pracy.
- Zwiększenie efektywności.
Dostęp do centralnej bazy danych pracowników, ich historii zatrudnienia i kompetencji pozwala na szybsze podejmowanie decyzji. To z kolei przekłada się na bardziej efektywne działanie firmy oraz na oszczędność czasu.
- Redukcja błędów.
Automatyzacja procesów HR zmniejsza ryzyko popełnienia błędów, szczególnie w obszarach związanych z wynagrodzeniami i rozliczeniami.
- Zwiększenie zaangażowania pracowników.
Dostęp do systemu HRM umożliwia pracownikom samodzielne zarządzanie swoimi danymi, wnioskami urlopowymi czy ocenami pracowniczymi. To z kolei przekłada się na większe zaangażowanie w pracę.
- Analizy i raportowanie.
Systemy HRM pozwalają na tworzenie zaawansowanych analiz i raportów dotyczących zasobów ludzkich, co umożliwia podejmowanie bardziej świadomych decyzji personalnych..
Jak wygląda wdrożenie HRM w organizacji?
Wdrożenie systemu HRM jest procesem wieloetapowym, ale kluczowym dla usprawnienia zarządzania personelem. Oto ogólny zarys, jak może wyglądać ten proces:
- Określenie potrzeb: na początku firma musi dokładnie określić swoje potrzeby i cele związane z wdrożeniem systemu HRM. To etap, na którym definiuje się, jakie funkcje i moduły systemu są niezbędne, aby sprostać wymaganiom firmy.
- Wybór odpowiedniego systemu: następnie firma musi dokonać wyboru odpowiedniego systemu HRM. To decyzja, która wymaga uwzględnienia wielu czynników, takich jak dostępność wcześniej określonych funkcjonalności oraz koszty.
- Przygotowanie zespołu projektowego: wdrożenie każdego systemu elektronicznego wymaga zaangażowania dedykowanego zespołu projektowego. W jego skład mogą wchodzić pracownicy HR, IT i użytkownicy końcowi. Taki zespół jest odpowiedzialny za planowanie, wdrożenie, komunikację z dostawcą i monitorowanie procesu.
- Konfiguracja systemu: po wyborze systemu HRM należy dostosować go do potrzeb firmy. To etap konfiguracji, na którym definiuje się struktury organizacyjne, profile pracowników, reguły wynagradzania, a także procesy związane z rekrutacją, oceną pracowników i zarządzaniem czasem pracy.
- Szkolenie personelu: pracownicy, którzy będą korzystać z systemu HRM, muszą zostać odpowiednio przeszkoleni. To ważne, aby zapewnić skuteczne i efektywne wykorzystanie narzędzia. Szkolenia mogą obejmować zarówno użytkowników końcowych, jak i administratorów systemu.
- Testowanie i ocena: przed pełnym wdrożeniem systemu HRM warto przeprowadzić testy, aby upewnić się, że wszystko działa zgodnie z oczekiwaniami. Ocena wyników testów pozwala na wprowadzenie ewentualnych korekt.
- Wdrożenie i monitorowanie: kiedy system jest gotowy, można przystąpić do jego wdrożenia w organizacji. Ważne jest, aby dokładnie monitorować proces wdrożenia i reagować na ewentualne problemy i trudności.
- Optymalizacja: po wdrożeniu systemu HRM organizacja powinna kontynuować pracę nad jego optymalizacją. To etap, na którym można dostosowywać system do zmieniających się potrzeb firmy, dodawać nowe funkcje i rozwijać istniejące procesy.
- Wsparcie techniczne: posiadanie wsparcia technicznego jest kluczowe, aby rozwiązywać wszelkie problemy i utrzymywać system HRM w dobrej kondycji.
Wdrożenie systemu HRM to proces długotrwały, ale opłacalny w przyszłości, dlatego takie firmy, jak Medicare coraz częściej decydują się na wdrożenie elementów systemu HRM.
Jak wybrać system HRM?
Rozpoczynając proces wyboru systemu HRM, pierwszym krokiem jest precyzyjne określenie obszarów, w których automatyzacja przyniesie największe korzyści dla działu HR. Rekomendowane jest przeprowadzenie gruntownej analizy przedwdrożeniowej, zarówno wewnętrznie, jak i przy wsparciu ekspertów lub konsultantów zewnętrznych. Istotną kwestią jest także zwrócenie uwagi na skalowalność systemu, szczególnie w kontekście planowanego rozwoju i ewolucji narzędzia w przyszłości. Ale to jednak nie koniec.
Przygotowaliśmy krótką checklistę aspektów, które trzeba wziąć pod uwagę przy wyborze systemu:
Absolwentka kierunku Tourism and Leisure Management w IMC Fachhochschule Krems. Po ukończeniu studiów postanowiła, że jej powołaniem jest digital marketing. W Archman pełni rolę specjalisty do spraw marketingu, gdzie codziennie pogłębia swoją wiedzę w zakresie SEO i SEM. Mariia interesuje się storytellingiem, a w wolnym czasie najczęściej sięga po powieści Stephena Kinga.
