Czy zastanawiałeś się kiedyś dlaczego podejmujesz dane decyzje w twojej firmie? Czy twoje działania są oparte na twardych statystykach i obiektywnych opiniach, czy twoim własnym doświadczeniu? Jest to pytanie, którego odpowiedź mimo że powinna być jednoznaczna, w praktyce częściej przyjmuje podejście intuicyjne niż przemyślane. A przecież kierując przedsiębiorstwem nie możemy pozwolić sobie na zbędne ryzyko, czy proste do uniknięcia błędy.
Proces podejmowania decyzji menedżerskich to działanie, które jest jednym z kluczowych aspektów zdrowego prowadzenia działalności. Dlatego też, powinno być traktowane z premedytacją. W poniższym artykule dowiesz się, jak ulepszyć proces decyzyjny w firmie dzięki rozwiązaniom BI, jakie są etapy podejmowania decyzji oraz jakie są najczęściej popełniane błędy przy podejmowaniu decyzji. Zapraszamy do czytania.
Na czym polega proces podejmowania decyzji w firmie?
Proces podejmowania decyzji to rozpoznanie i zdefiniowanie istoty sytuacji decyzyjnej, zidentyfikowanie alternatywnych możliwości, wybór najlepszej z nich i wprowadzenie jej w życie. By decyzję taką uzyskać, najczęściej wykorzystuje się wszystkiego rodzaju dane i statystyki pochodzące z badań, wywiadów, baz danych czy pomiarów. Jako iż, decyzji biznesowych w codziennym funkcjonowaniu firmy, jest niezwykle dużo, kluczowe jest odpowiednie priorytetyzowanie zadań. Dzięki temu nie tylko zdecydujemy które decyzje powinny być bardziej przemyślane, a które mniej, ale również dowiemy się, które z nich powinny zostać podjęte intuicyjnie.
Podstawowe modele procesów podejmowania decyzji w firmie
Jak podejmować decyzje? Literatura najczęściej wymienia dwa modele procesów podejmowania decyzji w organizacji. Jest to model klasyczny oraz menedżerski.
Główną różnicą pomiędzy nimi, jest cel, który osoba decyzyjna planuje osiągnąć. W modelu klasycznym dąży się do rozwiązania optymalnego, które uzyskane jest dzięki dokładnym przeanalizowaniu wszystkich dostępnych opcji i racjonalnym wybraniu najbardziej sensownej. Mimo że założenia modelu brzmią jak najbardziej logicznie, w praktyce jest on ciężki do zrealizowania ze względu na ograniczenie czasowe, finansowe, czy błędy zawarte w procesie. Dlatego też, w przedsiębiorstwach częściej spotyka się z drugiej metody podejmowania decyzji, tzw. menedżerskim. Według jego założeń decyzje charakteryzuje ograniczona racjonalność. Zamiast dążyć do rozwiązania idealnego, za cel stawiamy sobie osiągnięcie satysfakcji. Dzięki temu nie musimy poświęcać całych naszych sił i zasobów na znalezienie rozwiązania, co w przypadku firm jest dużo bardziej realnym wyjściem. Ważne jest natomiast, by wciąż podchodzić do problemu z myślą o znalezieniu najlepszego rozwiązania, a nie zadowalania się pierwszą napotkaną satysfakcjonującą opcją.
Proces podejmowania decyzji w przedsiębiorstwie – etapy
Według badań przeprowadzonych przez W.F. Samuelsona, proces podejmowania decyzji kierowniczych może zostać podzielony na sześć podstawowych etapów.
Każdorazowe podchodzenie do problemu powinno rozpocząć się od jego zdefiniowania. Warto jest zatrzymać się na chwilę i odpowiedzieć na najbardziej kluczowe pytania.
- Co spowodowało konieczność podjęcia decyzji?
- Na czym polega problem?
- Jakie jest tło, otoczenie, kształt problemu decyzyjnego?
- Jakie mają wpływ powyższe czynniki na cele, kryteria i warianty wyboru?
- Kto jest odpowiedzialny za podjęcie i realizację decyzji?
- Kto podejmuje decyzję i dlaczego?
Dopiero po uzyskaniu odpowiedzi na zadane wyżej pytania, menedżer może przejść do kolejnego etapu, by postawić cel, do którego dąży. Tym razem dążymy do określenia, jakie wyniki chcemy osiągnąć, jakie jest kryterium wyboru czy w jaki sposób poradzić sobie, gdy nasze cele zaczną się wykluczać.
W następnej kolejności przechodzimy do zbadania wariantów wyboru. Jakie są nasze dostępne opcje i dlaczego inne wyjścia są niemożliwe? Ustawienie potencjalnych ścieżek pozwoli na łatwiejsze podjęcie decyzji, bez pominięcia rozwiązania, które mogłoby okazać się bardziej satysfakcjonujące.
W czwartym etapie menedżer ustala jakie są konsekwencje każdego wariantu działania. W tym kroku staramy się uzyskać jak najdokładniejsze informacje, pozwalające przewidzieć potencjalne rezultaty. Jest to kluczowy krok w procesie decyzyjnym, gdyż to właśnie z niego uzyskamy odpowiedź, co nam się bardziej opłaca. Dlatego też podejdźmy do niego jak najbardziej starannie. Postarajmy się zgłębić rozwiązania od początku do końca, przy pomocy obliczeń, dostępnych nam danych czy narzędzi. Może skonsultujemy się ze specjalistami albo naszymi pracownikami.
Gdy już uzyskamy szczegółowe wyniki, jesteśmy gotowi by przejść do piątego etapu i podjąć decyzję. Na podstawie zgromadzonych informacji osoba odpowiedzialna wybiera, który wariant będzie najbardziej optymalny, pozwalając zrealizować ustalone cele w najwyższym stopniu. Niestety, często będzie się to wiązało z ryzykiem. Które też należy wziąć pod uwagę w procesie planowania i podejmowania decyzji. Czasem najbardziej prawdopodobne zdarzenia, mogą po prostu nie wypalić.
Do podjęcia decyzji konieczne może okazać się wykorzystanie metod opartych na analizie marginalnej, programowaniu liniowym, drzewach decyzyjnych, analizie kosztów i korzyści.
Ostatnim etapem procesu decyzyjnego jest analiza wrażliwości. Następuje ona, gdy chcemy ocenić czy wybrany przez nas wariant spełnił swoją funkcję. Jeśli nie, to jaka była tego przyczyna?
Analizę wrażliwości można również wykorzystać w przypadku, gdy warunki środowiskowe są niestabilne, by ocenić jak zmieniłby się wybór optymalnej decyzji, gdyby uległy zmianie wielkości ekonomiczne lub warunki działania w badanym okresie.
Proces podejmowania decyzji w firmie na przykładzie
Do decyzji w firmie zawsze należy podchodzić indywidualnie. Mamy przecież zarówno wybory, które zajmują mam chwilę, na przykład kupno papieru do biura, jak również decyzje, które bezpośrednio wpłyną na wszystkie aspekty pracy, na przykład wybór siedziby biura.
Odpowiednim przykładem, nie uciekającym w żadną skrajność mogłoby być zatrudnienie pracownika do działu marketingu.
Pierwszym krokiem byłoby zrozumienie czy i dlaczego potrzebujemy danego pracownika oraz czego od niego oczekujemy. Dalej stawiamy cel – zatrudnienie jakiej osoby, w jakim terminie i za jaką pensję dałoby nam satysfakcję. Gdy już to mamy, przechodzimy do przejrzenia dostępnych kandydatur. Staramy się znaleźć największą możliwą liczbę osób pasujących na nasze stanowisko. Następnie pozostaje nam już tylko przeanalizowanie potencjalnych pracowników i wybranie najlepszego z nich. Proces racjonalnego podejmowania decyzji z pozoru prosty, jeśli ma być dobrze wykonany, wymaga wiele pracy i planowania.
W jaki sposób system informacyjny wspomaga proces podejmowania decyzji?
Żyjemy w erze informacji. Pozyskanie danych i ich analiza, jest łatwiejsza z każdym dniem, stanowiąc istotną przewagę konkurencyjną. To nie rok 2010. Dzisiaj firmy na całym świecie nie potrafią funkcjonować bez elektronicznych systemów zarządzania informacją.
Narzędzia te stanowią centrum dowodzenia przedsiębiorstwem. Wewnątrz nich mogą znajdować się wszystkie dokumenty, procesy, pracownicy, wirtualne zasoby czy połączenia z zewnętrznymi serwisami, a dzięki narzędziom Business Intelligence informacje te łatwo poddaje się analizie. Daje te przedsiębiorcom możliwości niemożliwe nigdy wcześniej. W niezwykły sposób dostajemy rozwiązanie wielu naszych problemów oraz spis procesów, które mogą zostać zoptymalizowane. Systemy BI wykonują pracę za nas, podpowiadając jakie decyzje biznesowe mogą dać nam największe korzyści.
Więcej o systemach BI dowiesz się z artykułów:
Najczęściej popełniane błędy przy podejmowaniu decyzji
Jednym z najczęściej popełnianych błędów jest podejmowanie decyzji bez odpowiedniego przemyślenia. Wiele biznesowych wyborów pociąga ze sobą daleko idące konsekwencje. Przy kluczowych dla firmy decyzjach, zatrzymajmy się na chwilę dłużej i wykorzystajmy dostępne dane, by zwiększyć prawdopodobieństwo podjęcia właściwego wyboru.
Naturalnie nie jest też zalecane przekraczanie granicy po drugiej stronie. Każdy przedsiębiorca musi wybrać moment, kiedy jest gotowy żeby podjąć decyzję. Niestety. Nigdy nie będzie idealnego momentu. Nie zwlekajmy w nieskończoność, szczególnie kiedy nasze wahanie blokuje inne zadania czekające w kolejce.
Często popełnianymi błędami jest również wpadanie w tzw. pułapki myślowe. Są to wszystkie błędy w rozumowaniu, które prowadzą do błędnej oceny sytuacji.
Specjalista do spraw marketingu, szczególnie zainteresowany tematyką SEO oraz SEM. Obecnie zabiera się za pisanie pracy magisterskiej na kierunku Zarządzanie Informacją na Uniwersytecie Jagiellońskim. Do tego uwielbia grać w bilard, gry planszowe oraz jest wielkim fanem esportu.
