Wybrane czynniki wpływające na sukces wdrożenia narzędzi Business Intelligence

Strona główna/Blog/Rozwiązania informatyczne/Wybrane czynniki wpływające na sukces wdrożenia narzędzi Business Intelligence

Wybrane czynniki wpływające na sukces wdrożenia narzędzi Business Intelligence

Nie jest tajemnicą, że wdrożenia narzędzi klasy Business Intelligence są trudnymi przedsięwzięciami.

Z naszego doświadczenia wynika, że jest kilka czynników, których uwzględnienie może zwiększyć prawdopodobieństwo sukcesu i sprawić, że wdrożenie będzie udane i w sposób wymierny wpłynie na rozwój przedsiębiorstwa.

Pierwsza najważniejsza rzecz to jasne określenie celów wdrożenia. Rzecz z pozoru trywialna, jednak jej pominięcie skutkuje zwykle brakiem wizji w jaki sposób i przez kogo system będzie wykorzystywany, jakie dane się w nim znajdą, jakie procesy zostaną przez niego wsparte (zasadnicze i pomocnicze) oraz jakich przyszłych oszczędności się spodziewamy w związku z wdrożeniem systemu. Tak, oszczędności! Firma podejmując decyzje o inwestycji w narzędzie BI powinna mieć świadomość, że w dłuższej perspektywie jego wdrożenie ma jej przynieść wymierne korzyści finansowe.

W tej perspektywie warto zwrócić też uwagę na konieczność skupienia menedżerów firmy wokół celów wdrożenia – nie może w ich świadomości funkcjonować przeświadczenie, że „dział controllingu coś tam wdraża…”, ale muszą oni wiedzieć jakie realne korzyści mogą wypracować dzięki nowym narzędziom. Warto ich zatem zaangażować już na etapie prac projektowych.

Innym waznym czynnikiem jest powiązanie wdrażanych narzędzi z innymi już funkcjonującymi w przedsiębiorstwie rozwiązaniami. Wdrażając np. narzędzie wspierające budżetowanie warto zwrócić uwagę na to, czy ten proces już funkcjonuje w przedsiębiorstwie, a jeśli nie, to jak wpisze się w jego kulturę organizacyjną i jakie zmiany wprowadzi w innych procesach. Zdarza się, że wdrożenia budżetowania nie implikują, lub robią to w ograniczonym stopniu, większych zmian w realizacji zakładanych celów. Warto w takiej sytuacji zwrócić uwagę na powiązanie realizacji budżetów z systemem motywacyjnym firmy. Menedżer zarządzający danym centrum odpowiedzialności mając w perspektywie uzyskanie premii za realizację budżetu będzie właściwie ukierunkowany na jego realizację. Jeśli pominiemy aspekt motywacyjny, to budżetowanie może być kolejną czynnością dla menedżera, która nic nie wnosi do jego pracy.

W przypadku wdrażania narzędzi raportujących kluczowym działaniem jest przeprowadzenie specyfikacji oczekiwań informacyjnych przyszłych użytkowników systemu raportującego. Każda firma, niezależnie od tego czy posiada hurtownię danych czy nie, zbiera, a następnie przetwarza określone informacje na potrzeby podejmowania decyzji, czy oceny wyników podejmowanych działań. Często informacje te pozyskiwane są niezależnie od siebie przez różne komórki organizacyjne lub menedżerów na ich własne potrzeby. Mankamentem takiego podejścia może być brak uporządkowania informacji i przeładowanie ich nadmiarem. W firmie wielooddziałowej dyrektor z każdego oddziałów może mieć wypracowany własny system raportowania co może skutkować np. brakiem możliwości porównywania wyników pomiędzy różnymi oddziałami.

Dlatego w pierwszym etapie wdrażania hurtowni danych konieczne jest przeprowadzenie spotkań (a najlepiej warsztatów) z poszczególnymi zainteresowanymi grupami użytkowników, a więc zarządem, menedżerami wyższego i niższego szczebla, kontrolerem czy analitykami, i na ich podstawie opracowanie spójnego systemu raportowania. System taki powinien zapewnić uzyskiwanie informacji spójnej, wiarygodnej i tak samo rozumianej przez wszystkich użytkowników. Warto też na tym etapie nie skupiać się tylko na możliwościach systemu raportującego, ale też na źródłach informacji np. w jaki sposób można usprawnić system ewidencji kosztów i przychodów w systemie finansowo – księgowym.

2015-06-04T12:44:49+00:00 01 09 2011|Rozwiązania informatyczne|