Obieg dokumentów w urzędzie – jak to działa?

Dokument jest kwintesencją urzędu. Praca w urzędzie, poczynając od urzędu miasta czy gminy, a kończąc na urzędach centralnych typu urząd skarbowy opiera się na przetwarzaniu dokumentów. Mogą to być dokumenty związane z merytoryczną funkcją urzędu jak i dokumenty wewnętrzne, służące do zarządzania samą instytucją jak wniosek o urlop, polecenie wyjazdu służbowego czy korespondencja z dostawcami. Sprawne przetwarzanie tych wszystkich dokumentów jest kluczowym zadaniem w zarządzaniu urzędem.

Czym jest i jak działa system kancelaryjny w administracji

Patrząc na pracę każdej instytucji możemy z łatwością zauważyć, że istnieją dwa główne obszary pracy: praca związana merytorycznie z funkcjonowaniem instytucji oraz praca związana z utrzymaniem instytucji. Nie inaczej jest w urzędzie, z tą jednak różnicą, że na pierwszy rzut oka praca merytoryczna w urzędzie niewiele różni się od utrzymania instytucji – obydwie polegają na przetwarzaniu dokumentów. Jeżeli jednak zaczniemy analizować prace z dokumentami w urzędzie to zauważymy, że te obszary istotnie się różnią.

Obszar zarządzania jednostką jest podobny do tego typu prac w firmach produkcyjnych czy usługowych. Podanie o urlop, wniosek zakupowy, korespondencja z instytucjami zewnętrznymi wyglądają tak samo, są również regulowane przez te same lub bardzo podobne przepisy prawne. Wybierając system do obiegu dokumentów w tym obszarze możemy przebierać we wszystkich komercyjnych czy otwartych systemach ogólnego przeznaczenia.

Trochę inaczej wygląda sprawa w przypadku prac merytorycznych. Z reguły są to obszary którymi zajmuje się tylko jedna instytucja – na przykład Urzędy Skarbowe i kwestia pobierania i rozliczania podatków. Żadna inna instytucja nie zajmuje się tym zagadnieniem. Dodatkowo jest to obszar silnie uregulowany konkretnymi ustawami czy rozporządzeniami. Z tego powodu użycie uniwersalnych systemów obiegu dokumentów nie jest dobrym pomysłem. Tego typu instytucje z reguły wdrażają dedykowane systemy pisane po konkretne przepisy prawne.

Łatwo więc możemy zauważyć, że w urzędach tak naprawdę powinny funkcjonować dwa systemy kancelaryjne, jeden merytoryczny a drugi służący do bieżącego zarządzania pracą. Wymóg taki znacznie lepiej widać w urzędach centralnych jak Urząd Skarbowy, mniej widoczne jest to w administracji samorządowej typu Urząd Miasta czy Urząd Gminy.

Zasady obiegu dokumentów w jednostkach administracyjnych

Jedną z kluczowych różnic pomiędzy przedsiębiorstwem a urzędem jest formalizm rejestracji dokumentów. Oczywiście w przedsiębiorstwie też musi być porządek w dokumentacji ale urząd jest ograniczony przepisami prawnymi oraz regulaminami do ścisłego katalogowania dokumentów. Dlatego w urzędach wdraża się Jednolity Rzeczowy Wykaz Akt (JRWA), który opisuje całą strukturę dokumentów przetwarzanych w urzędach. Wdrażając elektroniczny system obiegu dokumentów w urzędzie musimy pamiętać, by proponowane rozwiązanie posiadało mechanizmy pozwalające na implementację rozbudowanej struktury katalogowania dokumentów.

Obok kwestii formalnych czy technicznych ważne jest również podejście użytkowników do wdrożenia. Urzędy są z reguły instytucjami o długiej tradycji, praca z dokumentami kształtowała się w tych instytucjach przez lata lub nawet dziesięciolecia dlatego poza wymogami formalnymi ważne jest dostosowanie systemu do zwyczajów panujących w urzędzie. Bardziej elastyczne rozwiązanie, które w łatwiejszy sposób będziemy w stanie dostosować do potrzeb użytkownika jest jednym z filarów sukcesu wdrożenia.

Na koniec nie należy zapominać o drugiej stronie czyli petentach w urzędzie. Dla większości z nas obcowanie z systemem informatycznych, praca zdalna czy załatwianie spraw, w tym urzędowych, poprzez sieć Internet to obecnie codzienność. Są jednak osoby które nie chcą lub nie potrafią tak działać. Nie możemy ich pozbawiać możliwości załatwiania spraw w urzędzie – tzw. wykluczenie cyfrowe – a więc nasz system powinien łączyć działanie cyfrowe i analogowe.

Przepisy dotyczące elektronicznego obiegu dokumentów

Skupiliśmy się na możliwościach technicznych i organizacyjnych implementacji elektronicznego obiegu dokumentów w urzędach, ale jak to wygląda od strony formalnej? Można powiedzieć, że coraz lepiej. Przepisy prawne umożliwiają nam przechowywanie w formie elektronicznej coraz szerszy zakres dokumentów. Nikogo nie dziwią już elektroniczne faktury, księgi rachunkowe czy nawet dokumenty kadrowe. Również typowe pisma wewnętrzne, takie jak zapotrzebowania na zakup mogą funkcjonować wyłącznie w formie elektronicznej.

Ważnym dokumentem dla pracy urzędu jest rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów w sprawie instrukcji kancelaryjnej. Ten zbiór przepisów określa, jak musi wyglądać przetwarzanie dokumentów elektronicznych w urzędzie

Krajowy System e-Faktur

Obok przepisów, które umożliwiają elektroniczny obieg dokumentów są również takie przepisy, które nakazują pracę z elektronicznym dokumentem. Typowym przykładem jest system KSeF czy Krajowy System e-Faktur. Obecnie system tej jest dobrowolny ale od 1 lipca 2024 roku będzie on obowiązkowy. Oznacza to, że urząd będzie musiał przyjmować elektroniczne faktury. Można zapytać – ale co to ma wspólnego z systemem obiegu dokumentów? Przecież to system finansowo-księgowy. Oczywiście, ale trzeba pamiętać, że zanim faktura trafi do księgowości z reguły jest przetwarzana przez różne komórki urzędu. Komórka merytoryczna opisuje, czego dotyczył zakup, komórka zakupów sprawdza, czy spełnione były wymogi formalne dokonania zakupu, kierownicy komórek, dyrektorzy departamentów akceptują dokument… Do tej pory robione to było na papierze, poprzez ręczne adnotacje. Teraz nie ma takiej możliwości. Dlatego warto pomyśleć o wdrożeniu elektronicznego obiegu dokumentów w obszarze zakupowym.

RODO

Na koniec warto pamiętać o jeszcze jednym aspekcie prawnym elektronicznego obiegu dokumentów w urzędzie. RODO czyli Ogólne Rozporządzenie o Ochronie Danych Osobowych. Przetwarzając dane osobowe, obojętnie czy w systemie elektronicznym czy używając dokumentów papierowych jesteśmy zobowiązani do przestrzegania tych przepisów. W przypadku systemów elektronicznych jest to szczególnie ważne, bo wyciek danych czy nieupoważniony dostęp do systemów elektronicznych jest znacznie poważniejszy niż w przypadku dokumentacji papierowej. Wybierając system warto zwrócić uwagę na możliwości systemu w tym zakresie, w szczególności na ochronę dostępu do danych, ewidencjonowanie dostępów czy możliwość usuwania lub ukrywania danych.

Elektroniczny obieg dokumentów w urzędzie

Korzyści z wdrożenia elektronicznego obiegu dokumentów

Tak jak napisaliśmy na początku, obieg dokumentów to kwintesencja pracy urzędu. Każde usprawnienie pracy w tym zakresie to zwiększenie efektowności pracy instytucji.

Jak wygląda wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów

Tak naprawdę to wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów w urzędzie nie różni się zasadniczo od podobnych wdrożeń w innych instytucjach. Możemy napotkać na podobne problemy, podobne wyzwania czy podobne niebezpieczeństwa. O czym warto pamiętać przy wdrożeniu oprogramowania dla administracji?

• Należy dobrze określić obszar wdrożenia. Wdrożenie obiegu wszystkich dokumentów na pewno zakończy się porażką. Zacznijmy np. od dokumentów kadrowych – podania o urlop, wnioski rekrutacyjne itp. Niech użytkownicy zobaczą zalety tego rozwiązania. Potem wdrażajmy obieg w kolejnych obszarach.
• Kluczową kwestią jest nastawienie użytkownika do wdrożenia. Starajmy się wdrażać system razem z użytkownikami a nie przeciw nim.
• Pokazujmy zalety wdrożenia. Jeżeli użytkownik widzi, że nowy system pomaga mu w pracy będzie bardziej chętny do wsparcia wdrożenia