Currently set to Index
Currently set to Follow

Dolegliwości przepływu informacji w przedsiębiorstwie jako procesu – jak sobie z nimi radzić?

Kategoria: Blog, Zarządzanie
https://archman.pl/dolegliwosci-przeplywu-informacji-jako-procesu/

We współczesnej praktyce zarządzania organizacją pojawia się szereg niesprawności odnoszących się do informacji zarówno jako produktu, jak i procesu. Ich występowanie, ogólnie rzecz biorąc, powoduje obniżenie wartości firmy i zwiększenie kosztów realizacji funkcji informacyjnej przedsiębiorstwa.

Jak patrzeć na przepływ informacji w firmie?

„Choroby” informacyjne w zakresie zarządzania przedsiębiorstwem można rozpatrywać w perspektywie dwóch płaszczyzn: informacji jako produktu i jako procesu. Terminem “informacja” możemy określać albo “produkt” pod postacią informacji, albo proces, którego efektem jest produkt. Poniżej przedstawiamy dolegliwości informacyjne patrząc z perspektywy procesu.

Zaleganie informacji

Pierwsza z nich to zaleganie informacji. Objawia się ona poprzez przeciążenie informacyjne w punktach decyzyjnych. Prof. Andrzej Włodarski w swoim artykule nt. diagnozowania niesprawności informacji w aspekcie jej przydatności w procesie decyzyjnym zwraca uwagę na skalę tego problemu, opisując przykład koncernu Simens w Monachium. W trakcie badań stwierdzono, że aż 95% czasu trwania procesów informacyjnych w firmie to czas zalegania informacji, a tylko 5% czasu poświęcanego jest na przetwarzanie informacji. Z pewnością nie tylko niemiecki koncern boryka się z podobnym problemem. Jakie są przyczyny?

Po pierwsze, prof. Włodarski wymienia przeciążenie informacyjne jednostek odpowiedzialnych za podjęcie decyzji w danym procesie. Po drugie, negatywny wpływ na przepływ informacji ma nadmierny podział procesów informacyjnych. Obydwa problemy da się wyeliminować poprzez wdrożenie systemu do elektronicznego obiegu dokumentu i procesów. Implementację NAVIGATORA poprzedzamy analizą przedwdrożeniową. Na tym etapie diagnozujemy zapotrzebowanie klienta, sprawdzamy obecne procedury i proponujemy usprawnienia. Wdrożenie systemu klasy ECM/Workflow to zatem nie tylko przeniesienie istniejących procesów biznesowych do świata wirtualnego. To też doskonała okazja do rozważenia zmian i w rezultacie zwiększenia efektywności obecnych procedur.

Dystorsja informacji

Kolejna dolegliwość to dystorsja informacji. Powstaje ona w wyniku problemów komunikacyjnych w firmie, co powoduje często jej deformację podczas obiegu przez różne komórki organizacyjne. Dystorsja informacji to zjawisko, które występuje w sytuacji, gdy dwóch pracowników w różny sposób interpretuje te same dane. Można ją łatwo pomylić z dwuznacznością, jednak dystorsję należy rozumieć jako bardziej złożony przypadek. Osoby decyzyjne w określonych punktach obiegu mogą przyczyniać się do tego zjawiska świadomie lub nieświadomie. W rezultacie mamy do czynienia z zakłóceniami w przebiegu procesów informacyjnych i opóźnieniach w podjęciu kolejnych kroków procedur. Co możemy zrobić?

Rozwiązaniem są odpowiednio zaprojektowane procedury i zapewnienie łatwego dostępu do informacji. Wdrażając system do elektronicznego obiegu dokumentów, dajemy pracownikom nie tylko możliwość sprawdzenia w dowolnym momencie na którym kroku i kiedy zatrzymał się obieg, jaki użytkownik wprowadził ostatnia modyfikację, ale również błyskawicznej weryfikacji powiązanych dokumentów czy szybkiej konsultacji ze współpracownikiem na czacie lub wywołując go w komentarzu do danego dokumentu. Wszystko znajduje się pod ręką w jednym miejscu, do którego mamy dostęp za pomocą przeglądarki z dowolnego miejsca na świecie.

Zawał informacyjny

Ostatnim niedomaganiem informacji jako procesu jest zawał informacyjny. Przyczyną jest niska kultura organizacyjna firmy. Zawał informacyjny objawia się poprzez duże opóźnienia w procesie wymiany informacji. W przeprowadzanych wielokrotnie badaniach stwierdzono, że wpływ na niego mają zarówno czynniki techniczne (brak odpowiednich programów informatycznych) oraz czynnik ludzki (zaniedbanie procedur w firmie).

Niewątpliwą zaletą systemów ECM i BPM jest zapewnienie porządku w dokumentacji i obiegach elektronicznych. Przejrzystość procedur sprawia, że pracownicy doskonale wiedzą, co powinni zrobić, a zatem nie odkładają spraw wymagających dodatkowej weryfikacji informacji na później. Przekłada to się również na zmniejszenie liczby błędów, podniesienie jakości pracy oraz satysfakcji z jej wykonania.

Zarządzanie przepływem informacji za pomocą aplikacji

Coraz bardziej popularne na rynku staje się oprogramowanie, które daje wiedzę o organizacji pracy w firmie (systemy zarządzania procesami) oraz umożliwia zbudowanie hurtowni danych (zarządzanie wiedzą i jej prezentacja). Dodatkowym atutem jest implementacja funkcjonalności pozwalających na automatyzację rutynowych zadań poprzez wykorzystanie mechanizmów sztucznej inteligencji. Managerowie upatrują w tych narzędziach lekarstwo na wyżej zasygnalizowane problemy.

Źródło: opracowanie własne na podstawie materiałów dydaktycznych prof. Janusza Czekaja.

Menu