Workflow – jaki system wybrać?

Ile razy spotkałeś się z sytuacją, gdzie twoi pracownicy nie poinformowali nikogo o wykonaniu zadania? Ile razy zdarzyło się, że ktoś z twojego zespołu zrobił zadanie, jednak było ono niezgodne z procedurami? Sytuacji takich może być znacznie więcej niż się spodziewasz. Jednym ze sposobów na rozwiązanie tego problemu, byłoby zatrudnienie kolejnej osoby, która odpowiadałaby za kontrolę procesu wykonywania zadań. Jednak i ona nie byłaby idealna, a sama potrzebowałaby swojego nadzorcy. Na ratunek przychodzi system workflow, który sprawuje pieczę nad procesami firmy, monitorując, dokumentując oraz informując o przepływie pracy. Dzięki temu uzyskujemy kontrolę nad zadaniami w przedsiębiorstwie oraz znacznie sprawniejszą komunikację.

W tym artykule odpowiemy na pytania, jak wybrać odpowiedni system workflow oraz jakie są najważniejsze kryteria wyboru systemu workflow. Zapraszamy do czytania.

Czym jest system workflow?

System workflow, to rozwiązanie informatyczne, które usprawnia pracę w firmie poprzez automatyzację przepływu danych oraz dokumentów. Oprogramowanie to skupia w sobie rozmaite procesy przedsiębiorstwa, dbając o ich porządek oraz bezpieczeństwo danych. Jest to doskonałe narzędzie do monitorowania wykonanej pracy, komunikacji z pracownikami i zarządzania przepływem informacji. Platformy te stanowią podstawę prowadzenia większego przedsiębiorstwa, często posiadając funkcjonalności wirtualnej hurtowni danych, raportowania czy tworzenia własnych aplikacji biznesowych bez użycia kodu, tak zwany No-code.

Jeżeli chcesz dowiedzieć się więcej o tym, czym jest system workflow, poświęciliśmy tej tematyce oddzielny artykuł: Workflow – czym jest i dlaczego warto go stosować?

Na rynku można spotkać również systemy ERP, czy ECM, które pomimo iż najczęściej stanowią część jednego narzędzia z platformami workflow, nie powinny być z nimi utożsamiane. W tym artykule będziemy rozmawiać jedynie o aplikacjach workflow. Zaciekawionych jednak odsyłamy do artykułu: Jakie procesy w ECM, a jakie w ERP.

Jak wybrać system workflow? Najważniejsze kryteria

Wybór systemu workflow, niezależnie czy dotyczy średniej wielkości firmy czy dużego przedsiębiorstwa, wymaga dokładnej analizy. Będzie to przecież jedna z największych i najbardziej czasochłonnych inwestycji. Warto więc przeprowadzić ją odpowiednio, tak by uzyskać największy możliwy zwrot. Do tego potrzebne będzie nam dokładne badanie, które wykaże jakie są potrzeby firmy oraz jej możliwości finansowe. Dopiero wtedy będziemy mogli przejść do wyboru pasującego narzędzia.

Najważniejszymi kryteriami wyboru systemu workflow są:

• Dopasowanie do potrzeb
• Czas wdrożenia
• Możliwość rozwoju
• Integracja z innymi systemami
• Koszty

Dopasowanie do potrzeb

Tak jak wspominaliśmy w poprzednim akapicie, świadomość swoich potrzeb jest niezbędna. Właściwy system będzie oferować możliwość obsługi różnego rodzaju procesów. Nie da się stworzyć optymalnie działającego środowiska informatycznego dla firmy, gdy nie jest ono w stanie wykonać zadań przez nią powierzonych. Warto mieć na uwadze, czy da on sobie radę w każdym z tych przypadków.

Proces wybierania platformy workflow powinien w pierwszej kolejności opierać się na znalezieniu takich narzędzi, które będą w stanie spełnić możliwie największą liczbę naszych potrzeb. Czego potrzebuje twoje przedsiębiorstwo? Jest to jedynie system do obiegu dokumentów, takich jak faktura kosztowa, czy może zależy ci na funkcjach budżetowania i raportowania? Chcesz coś prostego, co każdy pracownik będzie w stanie zrozumieć w 5 minut, czy oprogramowania jedynie dla wybranego, wykwalifikowanego personelu? Jak wielu użytkowników będzie operowało w systemie? Zdecyduj wraz ze swoimi pracownikami, jakie rozwiązanie będzie dla was najbardziej praktyczne.

Czas wdrożenia

Często może nam zależeć na jak najkrótszym czasie wdrożenia. Jest to szczególnie zrozumiałe w przypadku, gdy poszukujemy prostego systemu i nie mamy zbyt wielu wymagań. Możemy wtedy wybierać wśród wielu dostępnych na rynku gotowych platform.

Rozwiązanie to jednak nie zawsze sprawdza się w przypadkach, gdy istnieje potrzeba stworzenia wysoce spersonalizowanego systemu. W takiej sytuacji warto postawić na rozwiązania workflow “szyte na miarę”. Gwarantują one większe bezpieczeństwo i elastyczność. Często oferowane są przez firmy, które posiadają całe zespoły odpowiedzialne za wdrożenie systemu i stałe wsparcie dla klientów. Wiąże się to jednak niestety w dłuższym czasem wdrożenia i wyższymi kosztami.

Możliwość rozwoju

Przy wyborze platformy workflow warto poświęcić trochę więcej czasu, by dowiedzieć się czy oferuje ona możliwości rozbudowy systemu o dodatkowe funkcjonalności, bądź przebudowę aktualnych. System informatyczny, na którym będzie pracować nasza firma, nie jest przecież rozwiązaniem na rok, czy dwa lata. Musimy być przygotowani na to, że procesy w naszej firmie mogą ulec zmianie, a nowe potrzeby mogą pojawić się w dowolnym momencie. Dlatego istotne jest, by znaleźć takie narzędzie, które jest aktualizowane i może zostać rozbudowane według naszych wskazań, bądź oferuje możliwość samodzielnego wdrożenia zmian.

Innym aspektem rozwoju jest automatyzacja działań. Jako przedsiębiorstwo dążymy do ujednolicania procesów oraz zwiększania efektywności pracy. System workflow jest właśnie po to, by odciążyć nas z zadań, które mogą zostać całkowicie, bądź częściowo przekazane robotowi. Im więcej jest zadań możliwych do automatyzacji, tym ważniejszą rolę będzie pełnił tutaj system workflow. Zaleca się wybór platform, które pozwalają nam na edytowanie procesów i zbieranie o nich danych, byśmy mogli automatyzować działania niezależnie od producenta oprogramowania.

Integracja z innymi systemami

Platforma workflow pomimo swoich zalet, nie jest w stanie zastąpić wszystkiego. Najczęstszym przypadkiem są procesy finansowo-księgowe, które wymagają specjalnego oprogramowania. Nie szkodzi to jednak, by oba narzędzia ze sobą połączyć, o ile obie platformy oferują możliwość wymiany danych pomiędzy aplikacjami.

Przed wybraniem systemu warto więc zatrzymać się i sprawdzić, które oprogramowania posiadają funkcję integracji z interesującym nas narzędziem, bądź czy są w stanie nam ją przygotować. Nawet jeśli na obecną chwilę nie wykorzystujemy zewnętrznych systemów do pracy, nie oznacza to, że nigdy nie będziemy ich wykorzystywać. Wybierajmy taki system, który będzie można rozwinąć o dodatkowe integracje w przyszłości.

Dowiedz się więcej o najpopularniejszych funkcjach platform workflow:

–Artificial Intelligence

–Business Intelligence

–No-code

Ile kosztuje i od czego zależy cena systemu Workflow?

Warto również zatrzymać się przy kosztach związanych z oprogramowaniem. Różne firmy oferują różne modele płatności, jednak najczęściej można się spotkać z modelem subskrypcyjnym, gdzie za platformę płaci się w regularnych odstępach czasowych w zależności od ilości użytkowników systemu. 

Można też spotkać modele płatności “z góry”, gdzie kupujemy oprogramowanie dla firmy i posiadamy je dożywotnio. Jednak warto jest poznać system płatności odpowiednio wcześniej, by wiedzieć czy poza początkową ceną, nie będą pojawiały się koszta późniejszych modyfikacji systemu.

Podsumowanie

Systemów workflow jest wiele. Na rynku znaleźć można zarówno uniwersalne platformy dostosowane do małych przedsiębiorstw, czy też potężne narzędzia zapewniające niezliczone możliwości dla największych korporacji. Kluczowe jest przeprowadzenie dogłębnej analizy wewnętrznej, by określić własne zapotrzebowanie i zdolności finansowe oraz porównanie dostępnych systemów względem interesujących nas czynników. Zwróćmy uwagę na możliwości rozwoju platformy, czy jej integracji z innymi systemami oraz na czas i koszta związane z wdrożeniem systemu workflow, czy jego rozbudową. Przede wszystkim jednak stawiajmy na oprogramowanie posiadające doświadczenie na rynku. Zarówno pod względem lat działania, jak i przedsiębiorstw pracujących w systemie.